1.1 会计电算化的基本概念

1.1.1 会计电算化的概念

在国际会计史上，电算化会计产生于20世纪50年代。1954年美国通用电气公司第一次在计算机上计算职工工资，开创了电子数据处理会计业务（Electronic Data Processing Accounting，EDPA）的新起点。

1981年8月，在财政部、第一机械工业部和中国会计学会的支持下，中国人民大学和长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用计算机专题讨论会”，这次会议上正式把计算机在会计工作中的应用简称为“会计电算化”。

在会计工作上，“会计电算化”是指以计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，它是一个用计算机来替代人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析、预测和决策的过程。

1.1.2 会计电算化的含义

会计电算化的含义可以从“总体性”和“深度性”两个方面来理解。

1.会计电算化总体性概念

所谓“总体”，是指会计电算化的应用范围应当是全社会的会计工作，即所有会计单位基本上都实现了应用计算机信息技术进行会计核算、管理工作。在实践中，会计电算化也可当做一个个体性概念来理解和应用，这时它是指某一会计单位的会计核算、管理工作应用了计算机信息技术，实现了会计电算化。

2.会计电算化深度性概念

所谓“深度”，是指每一个实施会计电算化的单位，其会计电算化的水平应当达到较高的程度。这表明会计电算化是一个不断发展的过程，随着计算机信息技术的飞速发展、会计软件的不断更新和会计制度的不断变革，会计电算化的发展程度也必将日益完善。

1.1.3 会计电算化的内容

会计电算化包括宏观和微观两方面的内容。

1.会计电算化的宏观内容

会计电算化的宏观内容是指各级财政部门对全国和本地区、本系统、本行业的会计电算化工作实施的组织推动、制定规划、培训人员、制定制度等管理活动。会计电算化的宏观内容主要包括以下几方面。

（1）制定会计电算化发展规划

由财政部门及各行业主管部门制定会计电算化的宏观发展规划，包括国家、地区、行业的会计电算化目标、发展方向及实施办法。

（2）制定会计电算化管理制度

现行的会计制度均以手工核算为基础，会计电算化不仅改变了核算手段，还影响到核算内容、方法、对象及程序，因此，制定相关的电算化条件下的会计管理制度势在必行。在进行会计电算化制度建设时，既要坚持统一领导原则，又要发挥各级财政、财务部门的积极性、主动性和创造性，制定适合自身特点的会计电算化管理制度。

（3）搞好会计软件的评审与甩账工作

会计电算化的最终目的是彻底甩掉手工账，但甩账会涉及很多复杂问题，首先就是会计软件的评审，只有使用通过评审的会计软件才能更好地实现甩账。因此，必须由专门机构对会计软件的基本功能，以及使用的正确性、合法性、安全性进行评审。同时，甩账也需要具备一定的条件，由专门机构进行审核。

（4）推动会计电算化的理论研究

会计电算化事业的发展，离不开会计电算化理论的指导，各级财政、财务部门应注重理论研究，支持专业理论研究机构和学术团体的活动，吸收理论研究的成果，以更好地推动会计电算化事业的发展。

（5）进行会计电算化的人才培养

多渠道、多方式、多层次地培养会计电算化人才是发展会计电算化的关键。因此，进行会计电算化的人才培养也是会计电算化宏观管理的一项重要内容。

2.会计电算化的微观内容

会计电算化的微观内容是指基层单位在建立了会计电算化系统后所进行的组织和管理工作，它是指运用各种管理方法和手段，对实现电算化后会计工作的人、财、物各要素进行有效的计划、组织、协调和控制，促进基层单位的会计信息收集、整理、传输、反馈的灵敏度和准确度，全面提高会计工作水平，使会计部门的职能和作用得到充分发挥，以便更好地为基层单位的财务管理和决策服务。会计电算化的微观内容主要包括以下几方面。

（1）建立和健全会计电算化的组织机构和管理制度

基层单位在实现会计电算化后，要根据其工作需要，调整原有会计部门的内部组织结构，设置专门的会计电算化机构。在设置新的会计电算化组织机构时应能体现提高效率、增加效益的原则。

（2）重新设立会计电算化的工作岗位

实施会计电算化后，应当设立新的会计工作岗位并明确各个岗位的职责。会计电算化的工作岗位主要有：系统管理员、系统操作员和系统维护员等。

（3）选择并使用好会计电算化软件

选择并使用好适合本单位会计核算特点的会计电算化软件，按会计软件的操作方法做好系统的初始化和日常账务处理，编制单位的各种会计报表，以进一步提高会计核算和财务管理的水平。

（4）建立健全各项会计电算化的操作规程和管理制度

增强防范意识，要严格遵循会计电算化的操作规程、操作权限、操作记录、数据备份及内部控制等规章制度，以保证系统正常、安全、有效地运行。同时，会计软件的使用需要良好的运行环境，因此还要做好日常的维护工作，包括硬件和软件的维护。

（5）为企业领导提供决策信息服务

及时为领导决策提供所需的各种账簿、报表等会计信息查询服务，及时打印输出各种会计凭证、会计账簿、会计报表及财务分析图表，安全存储各类会计数据和软件程序于软盘、硬盘或其他存储介质中。

1.1.4 会计电算化对手工会计核算的影响

单位实现会计电算化后，对手工会计核算将产生以下影响。

1.会计组织机构发生了变化

会计工作的组织机构以会计数据的不同形态为主要依据，一般把会计工作划分为以下专业组：数据（信息）收集组、信息编码组、数据处理组、信息分析组、系统维护组等。

2.对会计人员素质提出了更高的要求

新的会计组织机构也产生了新的岗位设置和新的人员分工，会计工作不仅需要专业会计人员，还需要计算机专业人员，特别需要既懂会计又懂计算机的复合型人员，对会计人员素质提出了更高的要求。

3.会计数据处理方式和账务处理程序发生了变化

实现会计电算化之后，会计数据的处理过程被分为输入、处理、输出三个环节，只要在数据输入环节加强准确性控制，计算机就可以自动完成记账、算账、对账、结账、转账及编制报表和会计核算数据分析等工作。与手工会计相比，数据处理无论在准确性上还是在处理速度上都发生了很大的变化，会计信息的准确性和及时性及会计数据处理的集中化、自动化程度大大提高，账务处理程序也趋于简单。

4.部分会计处理方法发生了变化

①对账方法发生了变化。原始会计数据即各种会计凭证在输入过程中都要经过计算机的逻辑校验，所有的日记账、明细账、总账的数据都是由计算机对输入的会计凭证进行处理产生的，即数出一源，因此不会发生账证、账账不符的情况。对于账实核对，则是把手工盘点的结果作为原始凭证输入计算机，和机内的账存数进行核对，以确定实物的盘盈或盘亏。

②期末账项调整和结账的方法发生了变化。在电算化条件下，由计算机根据预先编好的程序来完成，进行自动转账、自动结账，一旦结账完毕，计算机就将本期会计数据自动转入下期，本期已结完的账务数据便不能进行任意更改。

③错账更正方法发生了变化。在会计电算化方式下，输入数据要经过逻辑性校验（如会计科目逻辑校验、借贷金额平衡校验），因此不需要用画线更正法来更改账簿记录，如果账簿记录有问题，那么一定是合法性问题，这时往往采用红字冲销法即输入“冲销凭证”加以更正，以便留下改动痕迹。

5.内部控制制度发生了变化

在会计电算化条件下，由于计算机的使用，部分内部控制工作必须由计算机通过专门程序进行，这种内部控制的程序化，使控制对象由原来的对组织、文档等进行控制扩展到还要对软件、硬件及运行环境进行控制；控制方式从单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制；对控制的要求也比以往更为严格，包括组织控制、职能分割控制、系统使用权控制、输入/输出正确性控制、操作过程控制、系统运行环境控制、系统文档管理控制等。

6.会计数据存储介质发生了变化

在会计电算化条件下，会计数据均存放在磁盘等磁性介质上，由于这些磁性介质信息容量大，使得会计档案具有体积小、有利于保存的特点。因此，会计单位不仅要建立纸介质会计档案管理制度，还要建立严格的会计电算化数据备份、数据恢复等针对计算机电磁存储介质的数据保管制度。

7.对会计工作环境提出了更高的要求

电算化会计信息系统的主体是计算机，它所运行的环境要求更高。首先要求配备计算机，设置专门的适合计算机工作的场所，温度、湿度、通风都应当符合标准，还应当做到防震、防磁、防火、防水、防尘等，以保证计算机、打印机、通信设备都能正常运行。最后，还要加强机房安全保密工作，保证电算化会计信息系统的安全、完整。

1.1.5 实现会计电算化的意义

实现会计电算化的意义主要表现在以下几个方面。

1.提高了会计工作质量

应用计算机进行会计数据处理，可以充分发挥计算机的自动控制能力和使用各种校验方法，避免各种处理差错的产生。同时，利用计算机精度高的特点和数据处理强的优势，可以使会计数据处理更为准确、可靠，从而提高会计工作质量。

2.提高了会计工作效率

计算机强大的数据处理功能可以使会计数据处理的速度大大提高，不仅能及时、准确地提供各种会计信息，还减轻了会计人员的劳动强度，使会计人员有更多的时间和精力从事财务数据的分析和管理，提高了会计工作效率。

3.提高了会计人员素质

电算化条件下不仅要求会计人员具有会计专业知识，还必须具有计算机专业知识，这就迫使广大会计人员进一步学习业务知识，开拓知识面，而计算机在会计工作中的应用又为会计人员进一步学习、发展提供了时间和机会，使会计电算化工作和学习深造相互促进，共同提高。

4.促使企业向管理现代化迈进

会计工作实现电算化后，大量的会计信息资源可以得到及时记录、汇总和分析，并可以通过网络系统迅速传递，提高会计信息的及时性、系统性、全面性和共享程度，有利于形成网络化的会计信息系统和企业管理信息系统，促使整个企业管理向现代化迈进。