1.2 PPT的四堂理论课

演示是一门沟通的科学。演示的目的是与观众或读者沟通，交流信息。很多时候自认为做得还不错的PPT却往往得不到好评，这是因为制作者过于注重PPT花哨的外表，忽视了对PPT内涵的修炼。

用PPT是为了展示信息，而不是显示我们的Office技巧。不论PPT做得多么花哨，如果无法达成沟通的目的，那么再漂亮的PPT也是破铜烂铁。本书不是一本专门讨论沟通技巧的书，但希望通过下面的四堂短短的理论课能为你的PPT制作提供一些参考。

1.2.1 PPT不能当讲稿

初次制作PPT的人常常把PPT当成大号讲稿，把演示时所有要说的话都变成文字做到PPT里，这样的结果是观众很难记住PPT里到底讲了些什么。很多记忆大师的记忆秘诀就是在脑中将文字转化为图像记忆，但观众不太可能是记忆大师，所以需要我们帮助他们将文字尽可能转化成图片或者图表，这个过程叫做视觉化。

人类对具象信息和抽象信息的处理是通过不同的通道完成的。而具象信息通道对信息的处理和记忆能力要比后者强得多（可能是由于后者进化时间较晚）。这里简单地将前者称为视觉通道，将后者称为语言通道。具象信息包括图片、动画等；抽象信息包括语言、文字、计算等。如果想让观众快速地记忆和理解演示内容，就应当充分利用这两个通道，尤其是视觉通道，尽可能地将抽象的信息（特别是文字）转换为更具象的信息（如图片、图表、图示、动画等），如图1-6所示。

如果把PPT做成讲稿，那么情形就和图1-7类似了。更加高效的视觉通道被荒废，单纯依靠语言通道又容易造成通道的阻塞，使得观众的记忆效果大大降低。照读文字会使得语言和文字两种信息相互干扰（即电影字幕和声音不配备的感觉），会产生1+1<1的负面效果（如图1-8所示），加之大段的文字使观众产生抵触情绪，让本来就不易记忆的语言更难被记住。

1.2.2 PPT不能无组织

没有经过组织的PPT就像被打散的拼图，难以理解，更难以记忆。没人能看出图1-9（a）这堆打散的拼图原本是什么，更不可能记住里面的内容，而1-9（b）却能让人一眼就看出这是一张海边沙滩的风景图，你甚至记得图中有两把太阳伞。不要把一堆信息碎片拿给观众，把拼图拼好是我们应该做的工作。

在PPT中，做拼图就是要挖掘各个信息之间的关联，并通过一条主线将这些信息组织在一起。同样多的信息可能有不同的组织方法，我们需要找出其中关联性最大的一种。

1.2.3 保持观众注意力

演示刚刚开始时，观众的注意力非常集中，我们几乎什么都不用做就会让他们把注意力集中到演示上。但随着演示的进行，由于观众越来越疲劳，因此他们的注意力也会越来越低，如图1-10所示，这显然是我们不愿意看到的。

解决的方法是在每一个部分完成之后进行阶段性的总结，如图1-11所示，帮助他们理清思维，给他们喘息的时间。同时预示着下一部分的开始，能够提醒他们重新集中注意力。

1.2.4 PPT不要太华丽

根据视觉理论，观众在看到PPT后，大脑对视觉信息的处理要经过三个阶段，如图1-12所示。

一、基础视觉信息提取，并行处理多个特征。

二、根据目的需要，筛选关注内容。

三、保存关键目标，联想相关描述。因此在第一阶段获取的信息越少，第二阶段过滤和事件的构建就会越快，第三阶段形成“概念”的速度也就越快。

网上流传的那些ThemeGallery模板看起来非常漂亮，只是可能过于精细了，渐变、高光、透明、倒影等把图表中的每一个元素都装扮得那么漂亮。漂亮没有错，它能给观众美的享受，让PPT看起来不那么枯燥，但为比较次要的信息添加过多细节会大大拖慢第一阶段的速度，从而降低观众获取信息的效率。我们希望观众记住的是PPT里的信息，而不是记住承载信息的那一堆元素。不过依赖这些华丽的图表更严重的问题是，当我们开始制作PPT的时候考虑的并不是“如何将这些内容视觉化表达出来？”，而是“套用哪个模板才好呢？”，以这样的思维方式制作PPT，水平怎么可能快速提高呢？