1.3 Excel学习方法与使用习惯

俗话说“工欲善其事，必先利其器”，好的学习方法往往可以获得事半功倍的效果。到底什么样的学习方法能够算得上是好的学习方法呢？在这一节中，我们将探讨这个问题。

1.3.1 使用联机帮助

我们在使用Excel 2007 时经常会遇到一些棘手的问题，如何来解决这些问题呢？翻阅资料，还是询问朋友？实际上，在Excel 2007中就置入了一位百问不厌的“专家”——帮助系统。

01 单击位于Excel 2007窗口右上角的按钮或者按【F1】键，打开“Excel 帮助”窗口，效果如图1-16所示。

02 在“Excel 帮助”窗口上方的“搜索”工具栏中输入查询内容（如“获取帮助”），然后单击“搜索”按钮，如图1-17所示。

03 单击目录中“获取帮助”左侧的按钮，使其变为按钮，效果如图1-18所示。

04 单击目录中的“获取帮助>在帮助窗口中查找所需的内容”，效果如图1-19所示。

05 打印帮助内容。单击工具栏上的图标，然后在“打印”对话框中选择设置打印机、页面范围以及打印份数，最后单击“打印”按钮，如图1-20所示。

1.3.2 在线帮助

如果我们的电脑已经连接Internet，则可以使用在线帮助搜索最新的帮助、模板、培训或其他联机内容。

01 单击位于Excel 2007窗口右上角的按钮或者按【F1】键，打开“Excel 帮助”窗口。

02 在“Excel 帮助”窗口上方的“搜索”工具栏中输入查询内容，单击“搜索”按钮右侧的按钮，在弹出的下拉菜单中选择“来自 Office Online 的内容”选项，然后单击“搜索”按钮。结果如图1-21所示。

1.3.3 养成使用Excel进行数据处理的习惯

我们在学习和使用Excel进行数据处理时，往往会形成不同的使用习惯。在这一节里，将重点介绍一些提高工作效率和质量的好方法。

（1）及时保存、备份

意外断电、病毒破坏、误操作、硬件损伤等都会让我们宝贵的数据文件毁于一旦。“临渴掘井”不如“未雨绸缪”，及时地保存和备份数据文件将大大减少这些外在因素对数据的影响。操作很简单，按下【Ctrl+S】快捷键即可完成保存。

（2）规划储存架构

时间久了，我们保存的文件也越来越多，若是全部存放在一处，查找的难度也在逐渐增加。为此，我们要为我们的文件储存系统做一下规划，需注意以下几点。

文件名要“见名知义”。我们在保存时一定不要采用 Excel 默认的文件名，要为我们的文件取一个能够概括文件内容的名字；

采用文件夹归类。在文件保存之后，我们不妨把文件归一下类，然后分别存放到不同的文件夹中。

文件尽量避免保存到系统盘上。系统盘上的文件遭受破坏的可能性最大，只要系统一瘫痪，数据文件也随之“灰飞烟灭”了，解决这一问题的唯一方法就是避免在系统盘上保存重要的数据文件。

（3）尽量避免使用常规型数据

尽管常规型数据是Excel中默认的数据类型。但是在输入文本型和数值型数据之前，最好把单元格设置为相应的数据类型，以避免发生运算和显示错误。

（4）设置有效性，防止输入错误

再细心的人也有出错的时候。设置“有效性”可以适当减少输入数据时的错误。例如，我们在录入学生成绩时，学生的某种成绩只能在0～120分之间。我们把单元格有效性设置为只允许输入0～120之间的数值，那么我们输入非法数值之后Excel就会给出提示，这样就会大大减少错误的发生。

在使用Excel中，我们要注意的问题还有很多。在这里，不可能全部讲述出来，这需要我们在今后的学习和工作中多留心，克服不好的习惯，养成良好使用习惯。