第7章
有意识地权衡轻重缓急

有意识地权衡比较自己的全部工作和项目之后，你才能看出孰轻孰重。如果某件事情已经存储在你的记忆（心理内存）中，那么它将占据你原本有限的思维空间，这既不合适，也没有益处，而且它的价值很可能会被高估或低估。无论事情大小，你首先要建立一份完整的、最新的、可以检查回顾的未完成事项清单，这是确保轻重缓急的安排可靠的前提。

“次重要”项目的危险

在当今时代，有太多个人效率低下是因为缺乏处理次重要事情的能力造成的。你有没有过这样的感觉：因为忙于应付那些迫在眉睫的事情，你根本无暇顾及那些次重要的事情。可是，你能猜到那些迫在眉睫的事情又是源自何处吗？没错，都是源自那些因为紧急事情的影响而被忽视的次重要事情。这种病症并不会自我纠正，而是会自我延续。

我认为，之所以出现这种情况，部分原因在于最近时间管理和优先管理培训中一度盛行的那种按照轻重缓急安排事情的思维方式。我也理解，应该让人们认识到：如果他们能够选择如何利用自己的时间，那么有些选择会比其他选择效果更好。但是，这条原则的消极一面在于回避了管理责任。仅仅因为它们不属于最迫切的，就有许多没有完成的事情被忽略掉。

参加我的研讨会的人经常会说我为什么建议列出一个完整的项目清单，而不计较轻重缓急、时间期限或任务大小。我真正建议大家注意区别的内容非常简单：真正的项目以及将来可能会做的事情。第一个清单要完整地列举全部没有完成，而且靠一次行动难以完成的任务。多数人都有30~100项此类工作。第二个清单则是列举你想在将来某个时间完成，但目前却不想着手去做的那些项目。

如果某件事情出现在项目清单上，那么你就需要将其同等对待，认真决定随后的行动并定期回顾事情的进展。只要你清楚行动的性质，只要你是有意为之，那么不采取行动也无妨。然而，多数人之所以不愿意着手开展工作，是因为他们并没有停下来思考行动的习惯，结果错失无数推动工作进展的机会，最终演变成为危机。

你要么需要换新轮胎，要么不需要。在某个时间点上，轮胎问题会跨越明显的界限。此前你不需要换新轮胎，此后才需要。一旦有了需要，轮胎问题也就不再属于轻重缓急的范畴了。同样，这类事情也不怎么符合“象限”矩阵。要么我们必须尽快完成，要么不是，仅此而已。

确实，项目一旦跨越了界限，就从仅仅“需要”逐渐过渡到了“迫切需要”的程度。频频出现的情况是，由于在仅仅“需要”阶段没能负责任地认真对待，人们只能到了“迫切需要”阶段才开始重视许多工作。原本应该采取的“给轮胎店打电话咨询价格”这样的行动，结果却变成了“给汽车俱乐部打电话请求修理轮胎”这样的后续行动。

请彻底搞清楚你决心要实现的各种目标（无论目标大小），以及完成它们需要采取的行动。这样，你就做好了准备，可以真正有效地开展工作。你要尽快将每项工作完成，并且对每项工作的进展感觉良好。

客户服务部门不要认为自己有权忽视任何请求或没有完成的事情。如果你确实想为自身服务，你也不会那样做。