2.4 记账凭证的填制与审核

2.4.1 记账凭证的填制

记账凭证的填制是会计核算中的基础环节之一，正确、及时、完整地填制记账凭证是正确、及时地提供会计信息的保证。记账凭证的填制要注意以下几个方面：

1）记账凭证的填制要求

记账凭证填制的总体要求是记录真实，内容完整，填制及时，书写清楚。具体而言，主要注重以下几个方面：

（1）摘要是对经济业务的简要说明，要求文字简练、概括，能满足登记账簿的要求；

（2）应当根据经济业务的内容，按照会计制度的规定，确定借方科目与贷方科目；

（3）记账凭证中，借方科目与贷方科目必须保持清晰的对应关系；

（4）每张凭证都要注明附件张数，以备查考。

2）记账凭证填制实务指南

（1）通用记账凭证格式。

对于小微企业而言，因其规模小、业务较为简单，所以在实务中选择通用记账格式即可，具体微如表2-21所示的双科目栏、单金额栏的通用记账凭证格式。

（2）记账凭证填写指南。

日期：一般应按记账凭证的编制日期填写。其中，收付款凭证应按收付款业务发生的日期填写，以保证现金日记账、银行存款日记账的登记；期末结账业务应填写期末日期。

编号：记账凭证应以月为单位从自然数1起开始编号，一张记账凭证编一个号，对一个业务需要编写两张以上凭证的，以分数的方法进行编号，如为本月的第五号，且需要编写两张时，编号为5和5；在编号时，不得重号、漏号、错号。每月最后一张记账凭证编号的后面应加注“全”字。

摘要：摘要是对经济业务作简要说明。因此，要抓住经济业务的要点，文字要简练明确，不可漏填或错填。

会计科目：应按记账凭证格式所设计的会计科目栏，正确填写科目的全称及科目代码。

记账金额：正确填写应记账户的“借”、“贷”方向，并按格式中显示的“金额”栏填写业务所反映的金额。数字的填写应准确规范，不得连写，不得空栏，角位与分位没有具体数字时，在“角”、“分”栏内写“0”；数字书写应占行距的1/2；填写金额“合计”栏时，应在第一位数字前加相应的货币符号，如人民币符号“¥”；应按行从上到下逐行填写，不得空行、跳行；各行填写完，应在“合计”栏填写经济业务的合计数额；如果在最后一笔数字和合计数之间有空行时，应在“金额”栏从左下角向右上角划斜线或“S”线注销。对于凭证中设有“大写金额”栏的凭证，应按凭证格式所设的“大写金额”栏正确、规范地书写；大写金额数字前未印有货币名称的，应当填写货币名称，如“人民币”；货币名称与金额数字之间不得留有空白；大写金额到元或角为止的，在“元”或者“角”字之后应写“整”或者“正”字；大写金额有分的，“分”字后面不写“整”或者“正”字；大小写金额应相符。

附件张数：应在记账凭证上以阿拉伯数字或大写数字注明所附原始凭证的张数；附件的张数不仅包括最原始的单据，而且包括汇总的原始凭证。

原始凭证的粘贴：原始凭证应附在记账凭证后面，要求粘贴的原始凭证应真实、合法、完整、正确，粘贴要干净整洁，排列有序。对于纸张面积过小的原始凭证，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起，并在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面、票底轻轻撕开。对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。如果根据同一张原始凭证编制两张或两张以上的记账凭证，可将这张原始凭证附在主要记账凭证的后面，并在未附有原始凭证的记账凭证上注明：“单据×张，附在第×号记账凭证上”，以便复核和查阅。如有重要资料或原始凭证过多，需要另行保管，也应在记账凭证中加以说明。如果原始凭证上所列费用应由两个以上单位共同负担，应开给其他应负担部分费用支出的单位原始凭证分割单。

签名：记账凭证应按照制单—审核—出纳（收付款业务）—记账—会计主管的顺序传递，每一个经手记账凭证的人员都应在记账凭证的相关栏目中签名或盖章，出纳办妥收付款业务后应在“出纳”栏内加盖“收讫”、“付讫”章。

2.4.2 记账凭证的会计控制要求

记账凭证填制后，必须经过审核无误后，才能据以登记账簿。记账凭证审核的主要内容有：

1）审核记账凭证是否附有原始凭证

审核记账凭证所附原始凭证是否存在，所附原始凭证的张数、经济内容、金额是否与记账凭证一致。

2）审核会计分录是否正确

在实际工作中，所有的会计分录都是通过编制记账凭证进行的，因此，审核时应注意记账凭证中应借、应贷科目的应用是否正确，账户对应关系是否清楚，借贷双方是否平衡。

3）审核记账凭证中的有关项目是否填列齐全

审核记账凭证有关项目是否正确填写，如摘要是否填写清楚，日期、凭证编号、二级和明细会计科目、附件张数以及有关人员签章等有无错误，有关人员是否签名或盖章。对手续不完备的应补办手续，方可入账。

4）审核记账凭证书写是否规范

记账凭证中的文字和数字，要按规定使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写；书写要正确、清楚，不准涂改、挖补、刮擦或用退色药水消除字迹。同时还要注意，用来更正差错的红字凭证只在“金额”栏内填写红字，不要将整张凭证都用红字书写。

另外，实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人印章或签字。

2.4.3 记账凭证错票处理

1）未入账，重新填写

如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。

2）已入账，年内发现

（1）如果金额正确，但所记科目或方向错误，用红字编制一张与原内容相同的记账凭证，在“摘要”栏注明“注销某年某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“更正某年某月某日某号凭证”字样。

（2）如果所记科目、方向正确，金额多记，用红字编制一张冲销多记金额的记账凭证。

（3）如果所记科目、方向正确，金额少记，用蓝字编制一张补记少记金额的记账凭证。

3）已入账，以后年度发现

已入账，以后年度发现错票，应用蓝字编写正确的更正凭证，通过“以前年度损益调整”等账户进行记录。