5.4 接线员应具备的6个基本特质

以前公司里的总机接线人员是要接受训练的，但是现在的公司大多有直接的专线，总机只负责接一般的电话。对外界的人来说，总机人员就代表整家公司，因此总机人员应该经过仔细的挑选与训练，并具备以下6个基本特质：

· 说话清晰有条理

· 速度得宜

· 礼貌

· 准确

· 谨慎

· 随机应变、乐于协助

除了总机人员，每一个有机会接商务电话的员工或主管也应具备这些特质。好的总机人员就如同公司的大使：他替你接待打电话来的人、把你介绍给对方、把电话转给你、为你不在而道歉、记留言，而且经常替你受责难。你应该善用公司的电话系统来协助总机：

· 礼貌了解公司的电话系统如何运作。

· 把完整的电话交给秘书或其他有责任为你打电话的人，包括国码和区号。

· 请秘书为你打电话之后，自己不要马上就消失不见。

· 电话响过一声后就接起电话，包括秘书回电话给你时。

· 收到留言后立刻回复或行动，不要拖延。

· 事先告诉秘书你什么时候可能不在。

· 把你的专线留给有可能会打电话给你的人，这样对方就不用通过总机联络你。