5.5 打电话前、讲电话、打完电话后
打电话之前
· 自问有效沟通的六个基本问题：原因？对象？时间？地点？内容？方式？（见第1章第7节）
· 把你想达到的目的、必须包含的重点和问题、重要的日期等写下来。
· 把对话当中可能需要用到的文件、信件等资料准备好。这样你就不会电话讲到一半还要去找相关的文件，或是还要把计算机打开，然后让对方等半天。
· 准备一张白纸，随时可以做笔记。
· 知道对方的名字。有时候我们可能事先不知道对方的名字，但是对经常与你通电话的人，你至少可以把他们的的名字与号码记在通讯录里。
· 有些时段通话话费比较便宜，最好在节费时段再打。
· 注意拨电话号码或是把号码清楚告诉要帮你拨打或转接的人。拨错号码是引起不快和浪费时间最常见的原因，但其实也是打电话的人自己的错。
讲电话时
· 打招呼（“你好”等），然后报名字和公司名称，接着说明你想跟谁讲电话。
· 对方为你转接时，耐心等候。你可能会被转接到秘书或部门总机，这时你就需要把第一个步骤再重复一遍。
· 如果电话断了，等个几秒钟，再打一次。
· 长话短说：大部分的电话在20秒内就可以达到目的，想想20秒内能够做什么事？20秒可以让一个人跑180米，可以让一架飞机飞7.5公里！所以简洁扼要的对话可以帮你及对方节省时间。
· 简洁但清楚说明你的主题和问题，至少要清楚到对方能够理解。
· 时时回头看看你的笔记。
· 偶尔停顿一下，确定对方听懂了。
· 把英文名字和地址拼出来。数字的部分重复念几遍。
· 做笔记，尤其是对方的名字和电话号码。
· 如果对话比较长，最后把重点总结一下，并确认双方同意采取的行动或会面日期。
· 如果你要留话，就要协助对方得到正确的留言，不要没头没尾、漫无边际，期望对方能把重点抓出来；应该直接把重点告诉对方，方便对方记下来。
· 保持礼貌。即使没有得到想要的信息，还是谢谢对方的协助。表达善意不只是礼貌，对双方未来的关系也会有帮助。
· 根据正式的电话礼节，应该由打电话的人决定何时结束对话，不过因为不是每个人都知道这一点，所以运用你的判断力，见机行事。
检查重点 掌控对话的流动
· 确定自己确实知道想通过这通电话达到什么目的。
· 采取主动。这样你就可以主导对话，并决定何时结束对话。
· 每通电话一开始，都先说明你是谁，以及你为什么打这通电话。
· 采用对方的对话风格和词汇，建立互信关系。
· 简单明了说明你的状况，直到对方了解你的意思。
· 用提问的方式使对话保持流动，当对方问你问题时也大方提供信息。
· 寻找双方意见相同处，不要只看意见分歧处。
· 运用“沉默”来强调或鼓励对方响应。
· 寻求达成协议时，提供多种不同的选择。
打完电话后
· 打完电话后，立刻把讲电话时做的笔记补充完整，让你以后也看得懂。
· 把笔记写上日期，归类存档。
· 把重要的日期记到行事历上。
· 把讲电话的结果传达给与此事相关的人。