5.1 职位管理工作四个重点
职位管理是通过工作分析确定不同职位在工作中的角色、责任和任职要求,规范员工工作程序,评估其工作价值大小并依据包括职位性质进行分类管理的过程。职位管理是人力资源管理的基础。职位管理工作,包括工作规范、任职要求、职位设计和分类以及职位工作价值四个方面。
小贴士:
“职位”随组织或任务的变化而增减,其设立对事不对人。“岗位”是针对人来说的,一般一人一岗。这是“职位”和“岗位”最大的不同。例如,工厂按照工作流程,需要会计核算工职能,我们可依此设立“会计”职位。但实际工作中,会计工作可能由一人完成,也可能由多人完成。在由一人完成的情况下,“会计”既是职位也是岗位;在多人完成的情况下,根据工作分工,在“会计”职位下,有“成本会计”、“资金会计”等岗位,每个岗位的具体工作内容是不同的,但在完成企业会计核算的环节中,所起到的作用是一致的。但在日常使用上,则不必过于纠结“职位”和“岗位”的区别,本书统一采用了“职位”的说法。
1.工作规范和任职要求
管理者通过工作分析,确定完成某职位工作所需要的权限、责任、工作条件和任职要求,明确职位间工作汇报关系。工作分析有一定的程序和方法,其结果一般是职位说明书,或具体的工作规则或流程。
工作分析程序包括六步,即筹划准备、信息搜集、资料分析、结果整理、分析反馈和领导核定。
图5-1 工作分析一般程序
其中,信息收集主要是参照员工现有的职位说明书、企业正式的工作流程、部门职责,以及企业发布与员工工作有关的文件等资料,并结合工作访谈和问卷调查等形式了解每个职位的工作职责和工作程序。资料收集后,还需要进一步分析、归纳。对于无效信息,则直接淘汰,对于一些多部门、多职位间重复或无人承担的工作,则通过工作分析,明确具体的工作流程、工作内容和责任。
经过工作分析,企业应该确定每个职位的职位说明书。职位说明书主要包括基本信息(如职位名称、工作地点、职位类型、等级、生效日期等)、工作关系(如所在部门、直接上级、同僚职位等)、工作环境、主要工作职责、任职资格(如学历要求、任职能力要求等)和其他内容等(详见表5-1)。
表5-1 某企业薪酬福利专员职位说明书
续表
2.职位设计和分类
企业是否需要设计一个新的职位以完成某项工作,应该参考企业内外部环境以及所要设立职位的具体工作内容来确定。一个新职位的设立往往意味着员工人数的增加和工作的精细化程度进一步提高。
例如,某企业在设立薪酬福利经理职位时,进行了以下的对比,并通过对比,权衡优劣后选择是否设立新职位。
表5-2 设计薪酬福利经理职位的对比分析
为了便于对职位的统一管理,企业会根据职位工作的具体内容、在企业中的关系和工作责任,对职位进行分类。实施职位分类就是将现有职位纳入到各职位族、群中。
表5-3 某公司员工职位分类表
小贴士:
俗话说“三百六十行,行行出状元”。现在我国的职业划分已不仅仅“三百六十”行了。按照《中华人民共和国职业分类大典》,我国职业目前分为8个大类,66个中类,413个小类,1838个细类。其中,8个大类包括国家机关、党群组织、企业、事业单位负责人,专业技术人员,办事人员和有关人员,商业、服务业人员,农、林、牧、渔、水利业生产人员,生产、运输设备操作人员及有关人员,军人,不便分类的其他从业人员。
3.职位工作价值评估
职位工作价值评估是各职位薪酬标准的基础。通过职位评估,管理者可以对企业内不同职位的工作价值(包括重要性、复杂性、承担责任大小和所需知识程度)进行分析评价,确定各职位的相对价值,并以此作为核定各职位薪酬的依据,体现薪酬的内部公平性。
职位工作价值评估后,会得出职位重要性的排序。如下表。
表5-4 职位工作价值评估结果
这个结果一般代表了各职位薪酬水平间的对比情况。