第三章 员工劳动合同管理

员工劳动合同管理是企业员工关系管理的基石。国内企业对员工劳动合同管理的真正重视始于2007年《劳动合同法》的颁布，该法案首次规定了企业未与劳动者签订书面劳动合同的法律责任和经济赔偿责任，提高了企业的违法成本，从而使企业与员工劳动合同的签订率迅速提高。

事实上，相对于企业人力资源管理的其他领域和模块，员工劳动合同管理无论是技术难度还是操作的复杂性都并不高，企业只要制定好规范有效的员工劳动合同管理制度，完整细致的劳动合同文本以及有专门的机构和人员负责执行，就可有效实施员工劳动合同的管理，控制有关劳动风险。负责劳动合同管理的机构和人员的主要职责包括：

（1）完善劳动合同内容

审查已签订的劳动合同，对其中内容不符合《劳动法》《劳动合同法》及有关规定的条款进行修改，必备条款不全的予以补充；条款过于刻板的，可与员工协商一致签订补充协议，也可将有关具体内容直接补充到劳动合同中。通过以上措施，使劳动合同比较全面细致地明确双方的权利和义务，使劳动合同易于履行。

（2）运用切实有效的管理手段，促进劳动合同的履行

系统建立劳动合同台账，对劳动者的基本情况、实际工作年限、劳动合同期限、劳动合同约定条款进行动态管理，并使之信息化。

（3）建立和完善与劳动合同制度相配套的规章制度

依照国家法律法规，建立健全支撑劳动合同制度运行的企业内部配套规章制度，包括员工手册、行为规范、员工奖惩、薪酬福利、社会保险、绩效管理、休息休假、劳动保护，等等。

（4）强化劳动合同制度运行的日常管理工作

企业制定的劳动合同实施方案应当经过职工代表大会或工会组织通过，实施方案应就劳动合同签订、履行、变更、解除和终止等各个环节进行具体规定，作为劳动合同运行的依据。对员工履行劳动合同情况包括员工个人工资、休假、保险福利、加班及奖惩等进行必要的记录。劳动合同期满前应提前一个月向员工提出终止或续订劳动合同的书面意向，并及时办理有关手续。

（5）加强劳动合同管理制度的监督

协调工会和职工代表大会积极参与公司劳动合同制度的建立和管理工作，监督公司劳动合同的履行情况，对劳动合同履行过程中存在的问题和不足提出意见和建议。企业劳动争议调解委员会应做好本企业劳动争议调解工作，减少劳动争议的发生，保持劳动合同的正常履行。

附录一

劳动合同管理办法

第一章 总则

第一条 为规范公司劳动合同管理，明确公司与员工的权利和义务，维护双方的合法权益，完善公司劳动用工制度，特制定本办法。

第二条 本办法适用于×××股份有限公司及其分支机构劳动合同的管理。

第二章 管理职责

第三条 公司人力资源部职责

（一）制定、完善劳动合同管理办法；

（二）规范、完善公司劳动合同文本；

（三）负责公司员工、分公司总经理室成员及委派财务负责人劳动合同的管理；

（四）指导、监督分支机构劳动合同管理；

（五）协调、处理劳动合同纠纷。

第四条 分公司人力资源部门（岗位）职责

（一）制定本机构劳动合同管理实施细则；

（二）负责分公司班子成员及委派财务负责人以外员工劳动合同的管理；

（三）协助公司做好分公司班子成员及委派财务负责人劳动合同管理工作；

（四）指导、监督三级机构劳动合同管理；

（五）协调、处理本机构的劳动合同纠纷。

第五条 劳动合同管理的具体事务

（一）办理员工劳动合同的订立（含续订）、变更、解除和终止等手续；

（二）按当地劳动主管部门的规定办理就业登记等用工手续；

（三）及时、准确将签订劳动合同的信息录入人力资源管理系统，建立《劳动合同管理台账》（附表一）；

（四）保管劳动合同文本及相关资料，及时整理归档。

第三章 合同文本与劳动合同期限

第六条 合同文本分类

（一）劳动合同书：适用于公司员工；

（二）工作协议书：适用于公司聘请工作顾问、返聘工作人员；

（三）实习协议书：适用于公司实习人员；

（四）其他：如培训协议书、竞业限制协议、保密协议（作为劳动合同附件），ACE顾问派遣协议书、以完成一定工作任务为期限的劳动合同等。

第七条 劳动合同与协议书原则上采用公司统一的文本，合同文本均需有编号，人力资源部门应做好劳动合同的使用登记工作。分公司如采用自行制定或修订的文本，须报公司人力资源部和法律合规部审核后方可使用。

第八条 劳动合同期限分为固定期限和无固定期限的合同。

一、固定期限劳动合同签订的期限为三至五年（试用期为三至六个月，最长不超过六个月）

（一）新入司员工（含新接收应届毕业生）劳动合同期限原则上为三年；

（二）新入司公司部门总监（含部门总经理、主持工作的助理总监或副总经理）、分公司总经理（含主持工作总经理室成员）级以上管理人员劳动合同期限原则上为五年；

（三）员工第一次续订劳动合同期限原则上为五年。

二、无固定期限劳动合同

符合劳动合同法相关规定的应与员工签订无固定期限劳动合同。

第九条 其他协议书的期限按照公司有关规定执行。

第四章 订立、续订、变更、终止和解除

第十条 人力资源部门原则上在员工入司后一周内，须与员工办理劳动合同签订事宜，劳动合同依据公司人力资源管理权限签订完成后，由公司和员工本人各执一份。

第十一条 劳动合同期限届满，经公司和员工双方协商同意可以续订合同。

第十二条 续订劳动合同的流程：

人力资源部门统计合同到期员工名单→征求所在部门意见→人力资源部门复核→领导审核→征求员工本人意见→签订劳动合同。

（一）人力资源部门应及时统计合同到期员工名单，于员工合同到期前六十日填写《劳动合同续订征求意见表》（附表二），交员工所在部门签署是否续订劳动合同的意见。

（二）人力资源部门复核、汇总拟续订劳动合同员工名单后，按人事审批权限经领导批准后，于员工合同到期前三十日填写《续签劳动合同通知》（附表三）通知员工本人，双方同意续订劳动合同的，应于劳动合同到期前办理完续订劳动合同手续。

第十三条 劳动合同的变更

由于签订劳动合同所依据的客观情况发生重大变化或机构调整等原因，致使原合同无法履行的，经公司与员工协商同意，可以变更原合同的相关条款。

第十四条 劳动合同的终止

（一）劳动合同期限届满公司不再与员工续签劳动合同，于员工合同到期前三十日填写《终止劳动合同通知》（附表四），通知员工本人终止劳动合同并办理离司手续。

（二）劳动合同期限届满员工不再与公司续签劳动合同，应提前三十日以书面形式通知公司，终止劳动合同并办理离司手续。

第十五条 劳动合同的解除

（一）除劳动法规定可随时解除劳动合同的情形外，公司或员工任何一方提出解除劳动合同，应当提前三十日以书面形式通知对方，并按公司制度和流程办理工作交接和离司手续。

（二）有下列情形之一的，公司提出解除劳动合同时，除应当提前三十日以书面形式通知员工本人外，应依据国家有关部门规定给予经济补偿。

1．员工患病或者非因工负伤，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事由公司另行安排的工作的；

2．员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；

3．劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经公司和员工协商不能就变更劳动合同达成协议的；

4．公司濒临破产进行法定整顿期间或者经营状况发生严重困难，或者调整经营方针策略，确须裁减人员的，应当提前三十日向工会或者全体员工说明情况，听取工会或者员工的意见，经向劳动行政部门报告后，可以裁减人员。

（三）与公司签有特别约定或协议的员工提出解除劳动合同，按特别约定或协议的规定执行。

第十六条 员工与公司终止或解除劳动合同，员工应按照双方约定，办理工作交接。员工办结工作交接后，由人力资源部门出具《终止/解除劳动合同证明》（附表五）。

第十七条 劳动争议的处理

员工与公司在履行劳动合同过程中发生争议的，人力资源部门应及时报告本单位领导，并协调处理。发生重大劳动争议、提起劳动仲裁或者诉讼的，须及时报告上一级公司人力资源部门。

第五章 附则

第十八条 本办法由公司人力资源部负责解释和修订，未尽事项按照劳动法律法规执行。

第十九条 本办法从发文之日起实施。

附件

一、《劳动合同管理台账》

二、《劳动合同续订征求意见表》

三、《续签劳动合同通知》

四、《终止/解除劳动合同通知》

五、《终止/解除劳动合同证明》

附件一：

附件二：

××× 公司劳动合同续订征求意见表

______部门负责人：

公司与______签订的劳动合同将于______年______月______日到期，请您签署是否续签意见并报相关公司领导批准。

人力资源部联系人：（电话：）

谢谢您的合作！

人力资源部

年 月 日

附件三：

××× 公司续签劳动合同通知

______先生/女士：您好！

您的劳动合同将于______年______月______日到期。公司将和您续签劳动合同，续签劳动合同的起止时间为______年______月______日至______年______月______日。

请于月日之前将您对续签劳动合同的意见反馈至人力资源部。

人力资源部联系人：（电话：）

谢谢您的合作！

人力资源部

年 月 日

附件四：

××× 公司终止/解除劳动合同通知

第一联（公司留存）

______：（）第 号

你与公司签订的劳动合同因____________，终止/解除。请接此通知后于______年______月______日前到公司人力资源部门办理终止/解除劳动合同等相关离司手续。

员工签收：

人力资源部（盖章）

签收时间：

经办人：时间：

××× 公司终止/解除劳动合同通知

第二联（员工留存）

______：（）第 号

你与公司签订的劳动合同因____________，终止/解除。请接此通知后于______年______月______日前到公司人力资源部门办理终止/解除劳动合同等相关离司手续。

人力资源部（盖章）

年 月 日

附件五：

终止/解除劳动合同证明

第一联（公司留存）

员工______，身份证____________号，自______年______月______日加入我公司工作。经双方协商一致，于______年______月______日终止/解除劳动合同，该员工在本公司的实际工作年限为______年______个月。该员工离职前在我公司______岗位工作，与公司签订的最近一份劳动合同的期限为______年，自______年______月______日至______年______月______日。双方无劳动纠纷，现离职手续已经办理完毕。

特此证明

员工签字：______

年 月 日

×××股份有限公司

人力资源部

年 月 日

终止/解除劳动合同证明

第二联（员工留存）

员工______，身份证号____________，自______年______月______日加入我公司工作。经双方协商一致，于______年______月______日终止/解除劳动合同，该员工在本公司的实际工作年限为______年______个月。该员工离职前在我公司____________岗位工作，与公司签订的最近一份劳动合同的期限为______年，自______年______月______日至______年______月______日。双方无劳动纠纷，现离职手续已经办理完毕。

特此证明

员工签字：______

年 月 日

×××股份有限公司

人力资源部

年 月 日

附录二

附录三