第六节 议案 函 纪要
一、议案
（一）议案的定义
议案是“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”的公文。
（二）议案的特点
1．发文机关和主送机关的特定性。议案的发文机关是各级人民政府，国务院各部委、各直属机构以及地方各级人民政府所属各职能部门均无权提出议案。如果人民政府所属职能部门有所建议或意见，需报送人民政府，由人民政府作为发文机关提交议案。议案的主送机关是同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会，发文机关不能向其他任何部门或单位行文，也不能越级提交议案。
2．内容和程序的法定性。议案的内容，必须是属于同级国家权力机关职权范围内的有关事项，这在《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》中有明确的规定。从议案的提出到对议案的处理的每一个环节，都必须依照法定程序进行。
（三）议案的分类
议案按内容的不同，分为五种类型，最常用的有三种。
1．立法议案。这是指行政机关制定的法规需提请权力机关审议或请求权力机关制定某项法规所提出的议案，如《××省人民政府关于提请审议<××省陆生野生动物保护条例>（草案）的议案》。
2．重大事项议案。这是指行政机关就本行政区域内某一重大事项提请审议，要求做出决议决定的议案，如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。
3．任免议案。这是指行政机关提请审议任免国家机关工作人员的议案，如《××省人民政府关于省人民政府秘书长、委（办）主任、厅（局）长任职的议案》。
此外，还有撤职议案和授予荣誉称号议案等。
（四）议案的写作要领
1．标题。其由发文机关+事由+文种构成，如《国务院关于提请审议设立海南省的议案》。
2．正文。其一般由发文缘由+议案事项+结尾用语三部分构成。
（1）发文缘由。这是提请审议有关事项的理由和依据，即为什么提出议案。
（2）议案事项。这是发文机关要求审议的具体事项，即提请大会解决什么问题。本部分无须长篇赘言，是什么事就写什么事，简洁明了。
（3）结尾用语。一般用于提出请求，如“现提请审议”“请审议决定”。
（五）实例文选
××省人民政府文件
×政〔×××〕×号
××省人民政府
关于提请审议《××省野生动物保护条例（草案）》的议案
××省人民代表大会常务委员会：
为加强我省野生动物的保护管理，省政府拟订了《××省野生动物保护条例（草案）》。该草案已经省政府常务会议讨论通过，现提请审议。
××省人民政府省长 ×××
××××年×月××日
××省人民政府办公厅
××××年×月××日印发
二、函
（一）函的定义
函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”的公文。
（二）函的特点
1．多向性。在行文方向上，函以平行为主，即用于不相隶属机关之间，其中包括平行机关。但是，它有时也可用于上行或下行。如上下级之间有关一般事务工作的相互询问、上级答复下级的询问等，都经常以函行文。
2．灵活性。作为公务信件的函，任何一级机关、团体、企事业单位均可使用。除行文方向较自由外，形式上、写法上也相当灵活便捷，如内容简约，短小精悍，制发和传递都甚为方便和快速。
3．有效性。函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有法定效力。向不相隶属机关即有关主管部门请求批准使用函，向上级机关请求批准使用请示，是同样有效的。不属于请求批准的一般函件，也对受文机关有一定的协调或制约作用。
（三）函的分类
1．按行文往来，可分为发函和复函。
2．按内容性质，可分为商洽函、询问答复函和求批审批函。商洽函用于不相隶属机关之间商谈人事调动、联系参观学习、邀请讲学或指导业务等事宜；询问答复函用于对处理公务中不明确的问题提出咨询和给予答复，没有固定的行文方向，有无隶属关系均可使用；求批审批函用于向无隶属关系的主管部门提出请求批准的事项，以及主管部门答复审批事项。
从当前的公文实践看，还有一些函是用来答复请示的，这主要是指收到请示的上级机关授权办公部门，以复函的形式答复报送请示的机关，如国务院授权国务院办公厅函复一些省市或部委的请示，省政府授权省政府办公厅函复一些省市或部委的请示，省政府授权省政府办公厅函复一些地市或厅局的请示等。如××省人民政府办公厅致省外事办的《关于在美国举办中国××摄影图片展和中国××渔民画展的复函》属此类。由于发文机关与受文机关之间是不相隶属关系，所以上述函件可以视为审批函一类。必须强调的是，在函复请示时，务必在引述请示标题及文号之后，写上“经×××同意”或“经×××批示同意”，表明依据，再写函复事项。
（四）函的写作要领
1．发文机关标志。其有一般格式和特定格式两种写法。
2．正文。其由发文缘由或引语+主体事项+结尾用语三部分构成。
（1）发文缘由或引语。发函的开头简述有关原因、目的等；复函则引述来文标题并于其后标注文号，然后用“悉”“收悉”表示已收文阅知。
（2）主体事项。发函写告知、询问、商洽或请求的内容，事项要明确具体，语气要委婉恳切，提出要求应给对方留有余地，不要强人所难，有时可写出自己的看法、打算，以供对方抉择参考；复函则针对来函所提出的问题明确作答，切忌模棱两可，答非所问。
3．结尾用语。发函一般用“特此函告”“请研究函复为盼”“特此函达，请函复”等作结语；复函常用“特此函复”作结语。
（五）实例文选
1．求批函
××市农工商联合总公司文件
×农联〔××××〕×号
××市农工商联合总公司
关于××××年各级管理费列支办法的函
××市财政局、地税局：
遵循××市财政局、地税局《关于印发税前扣除××市国有企业上交主管部门管理费的审批管理办法的通知》（×财税〔××××〕171号）文件精神，根据我总公司的管理情况，我们拟订了《关于××××年各级管理费列支办法》，请求按此办法对所属公司在其销售收入的2%的范围内收取管理费，并在上缴企业所得税前扣除。
特此函达，请函复。
附件：××市农工商联合总公司关于×××年各级管理费列支办法
（印章）
××市农工商联合总公司
××××年×月××日
××市农工联合总公司办公室
××××年×月×日印发
2．审批函
××市财政局 ××市地方税务局文件
×财税〔××××〕×号
××市财政局 ××市地方税务局
关于××市农工联合总公司
××××年度收取管理费审批意见的复函
××市农工商联合总公司：
你公司《关于××××年各级管理费列支办法的函》（×农联〔××××〕×号）收悉。经研究，现就你公司收取管理费有关问题答复如下：
鉴于你公司因历史遗留问题造成包袱沉重，资金来源不能满足经费开支，根据× ×市财政局、××市地税局《关于印发税前扣除××市国有企业上交主管部门管理费的审批管理办法的通知》（×财税〔××××〕171号）和《关于税前扣除企业上交主管部门管理费的审批办法的补充通知》（×财税〔××××〕886号）文件精神，同意你公司× ×××年度在不超过所属单位销售（营业）收入2%的范围内，向所属单位收取管理费，用于你公司的经费开支。各单位在规定范围内上交的管理费可在上缴企业所得税前扣除。
特此函复。
（印章）
××市财政局、××市地税局
××××年×月××日
××市财政局、××市地税局办公室
××××年×月×日印发
（六）文种辨析：函与请示
请求批准函和请示均有向对象请求指示、批准的功能，但两者之间区别有三点。①行文对象不同。凡是向不相隶属机关请示批准事项，应当用函；凡是向有隶属关系的上级机关请求批准，应当用请示。②行文语气不同。向不相隶属的业务主管部门提出请批事项的函，要彬彬有礼，语气委婉，不卑不亢，态度谦逊，多用商请性词语；向上级请求批准的请示，要体现敬重上级，言辞恳切，多用呈告性词语。③结尾用语不同。请求批准的函的结语，多用“特此致函，请予函复”；请示的结语，常用“特此请示，请予批复”。
三、纪要
（一）纪要的定义
纪要是“适用于记载会议主要情况和议定事项”的公文。
（二）纪要的特点
1．纪实性。纪要是会议形成的记录性公文，它必须忠实于会议原貌，客观地、扼要地反映会议中心议题和议定事项。撰拟者不得在纪要中随意添加会议未曾涉及的内容或擅自修改与会者的观点，而且也不能对会议内容加以引申发挥，发表评论。
2．提要性。纪要应客观如实地记载会议情况，但不是有闻必录。起草人应对会议形成的各种材料（如会议记录、领导讲话、大会发言、会议简报等）进行分析研究，归纳整理，提炼概括，在此基础上，提纲挈领地反映会议的主要精神和主要成果。
3．指导性。除凭证、资料作用之外，多数会议纪要具有指示工作的作用。它要传达会议情况和会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。
（三）纪要的分类
根据会议的性质，常用的纪要可分为以下两类。
1．例行办公会议纪要。这是各级领导班子开会集体研究工作并做出决定后所形成的会议纪要。这类会议，包括各级政府常务会议、市长办公会议、局务办公会议等，大体上有相对固定的时间和出席人员，会议产生的纪要内容一般比较简单，议决事项带有指示性质。
2．专题性工作会议纪要。这是某一系统或某些部门为贯彻方针政策，研究解决某一方面重大问题所召开的工作会议所形成的会议纪要。这类会议规模较大，纪要的内容比较复杂，包括与会代表达成的共识，贯彻方针政策的实施意见及具体的工作部署与要求等，涉及面广，政策性强。它往往以印发或批转通知形式下发，要求有关单位贯彻执行。
此外，还有座谈会纪要、研讨会纪要、联席会议纪要、协调会议纪要等。
（四）纪要的写作要领
1．发文机关标识。其有一般格式和特定格式两种。
2．正文。其由会议概况+会议精神+结尾三部分构成。
（1）会议概况。简要介绍召开会议的背景、目的、时间、地点、召集单位、参加对象、会议宗旨、主要议程等，以反映会议概貌。
（2）会议精神。这是纪要的主体核心，其中主要包含两项内容：一是通过会议讨论所达成的共识，包括对前段工作的回顾与评价、对议题范围内若干重大问题的看法以及开展下一步工作的指导思想等，这是议定事项的前提与基础，因为只有统一思想认识才能做到统一行动，步调一致。二是议定的事项，即对今后工作所做出的部署，包括任务、措施和步骤等。这一部分在安排上，可以两项内容依次写，也可以依照每个问题，既写思想认识，又写工作安排；可采取分列小标题的形式，也可采用分块式，用数字标明层次。
（3）结尾。结尾可对会议做出总体评价，也可对贯彻落实会议精神的关键问题予以强调，或提出号召、希望等。也有不写结语的。
撰拟会议纪要应着重注意下列问题：①吃透会议精神。草拟者应自始至终参加会议，仔细阅读会议报告、讲话、总结发言和会议记录等会议文件，并通过访谈等做深入调查研究，以便准确把握会议主旨，掌握会议动态。如果写大型会议纪要，可在会议期间先草拟轮廓，再经逐步调整充实，提交与会者讨论修改。②突出一个“要”字。所谓“要”，就是主旨鲜明，简练扼要。应以是否符合会议中心议题为标准，从纷繁复杂的会议材料中理出头绪，权衡取舍，提炼概括，然后分门别类，有条不紊地表述出来。切忌主次不分，兼收并蓄，杂乱无章。为突出“要”字，一方面可适当摘引会议主体报告等重要文件的原话，另一方面应集中反映会议取得的一致意见。不过，少数人正确合理的意见，也宜吸收。离主题较远但很有价值的意见，不必写入会议纪要，可通过简报等其他形式向有关部门反映。③有“记”有“议”。纪要应如实记载会议情况，不得任意发挥，添枝加叶。对讨论的事项，有些要从理论上加以说明，当然，这些理论概括均应出自与会者的讨论意见，而不该是拟稿人的主观认识。正因为如此，整个纪要的口吻，多用“会议认为”“会议提出”“会议强调”“会议要求”等作为各段的段首语，领起下文。
（五）实例文选
××三角洲城市经济协调会第五次会议纪要
〔××××〕×号
××三角协调会办公室 ××××年××月×日
××三角洲城市经济协调会（以下简称“××三角协调会”）第五次会议于××× ×年11月2日在××市举行。××三角协调会十六个成员城市的政府领导出席会议。会议邀请国家发改委地区经济司领导×××、国家交通部小运司领导×××, × ×、××省政府领导，××市、××市、××市、××市，××市、××市的市政府领导参加会议。有关××三角区域合作专题工作牵头部门负责人，以及中央在×和××市新闻媒体记者列席了会议。
××市长××会见了会议代表，中共××市委常委、副市长××和××、××省政府领导向会议致辞，××××执委会专职副主任、市合作交流党委书记××出席会议，××市政府副秘书长××主持会议。
会议以“完善协调机制，深化区域合作”为主题，讨论并通过了《关于修改××三角洲城市经济协调会章程的提案》、《关于设立××三角洲城市经济协调会专项资金的提案》、《关于充实××三角洲城市经济协调会常设机构的提案》、《关于设立信息、规划、科技、产权、旅游、协作专题工作的提案》。会议通过了《××三角洲城市经济协调会章程修正案》；签署《城市合作协议》。
会议听取了××市副市长×××作的《××三角洲城市经济协调会第四次会议以来工作情况的报告》。与会城市领导围绕会议主题和城市合作协议的有关事项发表了意见。
会议确定了今后一年××三角协调会的主要工作是：
一、完成专题工作的年度目标（略）
二、开展调查研究（略）
三、做好××世博会××三角洲工作机构的筹建工作（略）
四、参与×ד黄金水道”建设的有关工作（略）
五、加强协调会的机构建设（略）
六、强化信息合作工作（略）
会议对第四次会议执行主席×××一年来的工作表示肯定。对××市精心组织第五次会议表示感谢。
会议决定，××三角洲城市经济协调会第六次会议于×××年在××举行。
发：××××, ××××, ××××, ××××。
送：××××, ××××, ××××, ××××。
（六）文种辨析：纪要与记录
会议纪要与会议记录都是会议使用的记录性公文，但两者之间的区别有三点。①文体性质不同。会议纪要是法定公文，一般作为文件来处理，而且并非每个会议都必须制发纪要；会议记录是事务文书，既不用上报，也不用下发，只作为工作依据和参考材料来处理，或者只起备查作用，因此是逢会必记的。②内容特征不同。会议纪要应反映会议的基本情况和议定事项，所以要求撰拟者根据会议宗旨对会议材料进行分析综合，概括提炼，去除枝叶及重复内容，取其重点，所以具有选择性、提要性；而会议记录无论是详细记录或是摘要记录，都是原始记载，只能真实记录与会人员所讲的原话和会议过程，记录人既不能遗漏，也不能随意增补和更改。③形成时间不同。会议记录是随着会议的进程同步产生的；而会议纪要则要在会议后期，甚至会议结束后通过加工提炼才能形成。