第三节 应用文写作构成要素

应用文写作既有一般写作的要求和规律，又有其特定的要求和规律，主旨、材料、结构、语言、表达、文风，便是其基本要素，各自均有不同的要求。

一、主旨

（一）主旨的定义

主旨是指通过文章的全部内容所表达出来的写作意图或中心思想。它是文章的灵魂。

（二）主旨的要求

1．正确。这是指主旨要符合党和国家的方针、政策，符合国家的法律、法规，符合客观实际，符合客观规律，经得起实践的检验。

2．集中。这是指一篇应用文不能有多个主旨、多种意图，要求一文一事，体现一个基本思想。即使是大型综合性的文件，也要紧扣主旨，恰当安排各分主旨，切忌头绪纷繁。

3．明晰。这是指作者的观点要明确、态度要鲜明，不能模棱两可。

4．深刻。这是指分析问题要深入，讲述道理要深刻，开掘认识要有深度。

（三）主旨的表现方法

1．题目明旨，即在文章的题目中概括点明文章主旨。

2．开宗明义，即在正文开头部分揭示主旨。

3．片言居要，即在文中内容重大转折处用一两句精练概括的语句即“主旨句”，点出文章的精神实质，同时起承上启下的作用。

4．篇末点题，即在文章的结尾处交代写作意图以收结全文，又称“卒章显志”。

二、材料

（一）材料的定义

材料是指用来支撑主旨的理论依据和事实依据。它是文章的血肉。

（二）材料的分类

1．按内容可分为理论材料和事实材料。理论材料如理论观点、公理定律、经典论述、法律政策、警句格言等；事实材料如典型事例、统计数据、案卷资料、相关文件等。

2．按来源可分为直接材料和间接材料。直接材料是指作者掌握本地区、本部门、本单位工作中人、事、物的实际情况，这些材料是通过作者观察体验、调查研究获取的；间接材料是指通过文件、报刊、书籍、网上等所获取的既成事实或论断，这些材料因为是他人从实践中得来的，所以对作者来说是间接材料。

（三）材料的要求

1．切题。主旨是文章的灵魂和统帅，选材必须紧扣主旨，与主旨无关的材料要坚决割舍。

2．真实。材料真实可靠是保证应用文可信度和权威性的重要条件。应用文所用的材料必须如实地反映客观事物，尊重客观规律，切忌道听途说、似是而非、任意夸大缩小等。

3．典型。选择那些能揭示事物本质、反映主旨、阐明观点的材料，能起到以一当十、以少胜多的作用。

4．新颖。新颖的材料，主要是指那些反映新情况、新问题、新经验、新思路、新人新事的材料，才有吸引力。

（四）材料分析的主要方法

所谓材料的分析，就是对纷繁的应用写作材料进行梳理和归类，从而显示出各“类”的特点，找出各“类”间的内部联系。材料分析过程，是写作主体对材料的认识和鉴别的过程。这个过程的目的是很明确的：在动笔前，分析材料是为了“选择”；在行文中，分析材料是为了表现主旨。只有分析好，才能选择切题、真实、典型和新颖的材料。

1．分析与综合的方法

分析与综合是两种运动方向相反但又互相联系的思维方法。分析是将一个整体事物分解为各个部分并分别认识这些部分的思维方法。分析的作用，在于帮助人们对事物的认识具体化、深刻化。分析是综合的基础。

综合是将相关的各个部分联结成一个整体的思维方法。综合的作用，在于帮助人们对事物的认识整体化、系统化。综合是在分析基础上对事物本质、规律的整体把握。

分析与综合，在材料分析过程中常常结合起来使用。通过分析，发现问题；通过综合，归纳出结论。例如《在庆祝中国共产党成立八十周年大会上的讲话》一文中写道：“从鸦片战争到中国共产党成立，从中国共产党成立到现在，中国经历了截然不同的两个八十年。在前八十年中，封建统治者丧权辱国，社会战乱不断，国家积贫积弱，人民饥寒交迫。在后八十年中，中国人民在中国共产党的领导下空前团结和组织起来，冲破重重难关，革命斗争不断胜利；新中国成立后，经济社会快速发展，国家日益昌盛，人民的社会地位、物质生活水平和文化教育水平显著提高。从这前后两个八十年的比较中，中国人民和中华民族一切爱国力量深深认识到，中国能从最悲惨的境遇向着光明的前途实现伟大的历史转变，就是因为有了中国共产党的领导。没有共产党，就没有新中国。有了共产党，中国的面貌焕然一新。这是中国人民从长期奋斗历程中得到的最基本最重要的结论。”这段文字就是分析—综合的过程。

2．定性与定量的方法

定性分析法，是指对事物的组成成分进行质的分析、研究的思维方法。这种方法是我们认识材料的重要手段。例如对《“一厘钱”精神》的主旨提炼过程就是一个定性分析的过程：从一种节约方法，到一种主人翁精神，再到找到了“伟大事业要从最小的事情做起”这个真理，经历了三次认识的飞跃。而这三次飞跃的过程也是作者经过分析、比较、研究，找到事物本质的一个过程。

定量分析法，是指对事物之间或事物的各个组成部分进行数量分析、研究的思维方法。定量分析的目的，往往是为了获得质的结论。例如《130元=1万元》一文中写道：“一只微型的摄像头价值100元至300元不等，一个有20多个班级的学校全部配置，其成本仅为一台大型实物投影仪的四分之一，即使没有能力配置到班，一台自制的简易实物投影仪也可以供各班级调配使用。”真可谓“阵地战”可打，“游击战”亦佳。作者通过量的分析，得出了最后的结论。

3．概貌与典型的方法

概貌分析是对事物作整体、概括的分析，也就是对“面”上材料的分析。这种分析所反映的是事物的规模和问题的广度。

典型分析就是选取一个有代表性的事物进行质的分析，也就是对“点”上材料的分析。这种分析所反映的是事物的具体情况和问题的深度。

概貌分析就是“用十个指头弹钢琴”，典型分析就是“解剖麻雀”。

概貌分析的内容，往往是典型分析的社会背景，而典型分析正是在这个大背景下对个别的、有代表性的事物进行深入、细致的解剖，从而弥补概貌分析的不足。这样“点”与“面”相互结合，“深”与“广”相互补充，才能深刻反映事物的本质，准确地把握事物发展的规律。例如《出乎意料的变化》一文，通过对甘肃省“两年多来，随着农村经济政策的贯彻落实”出现的大好形势的概貌分析，为下一步对武都地区进行典型分析提供了一个社会背景。而对武都地区的典型分析，通过“解剖麻雀”，又弥补了概貌分析的不足，从而认识了事物的本质，“仅仅两年时间，农村发生这样可喜的变化，充分显示了党的政策的威力。”可见，对材料进行概貌分析，必须具有全局性和概括性，是对事物全局的俯瞰。而对材料进行典型分析，则既要求有普遍意义，又要求有个性特征。概貌分析与典型分析相结合，才能深刻地认识事物的特征和本质。

4．比较的方法

比较分析法是把一种或几种事物进行比较，来确定它们的异同点的思维方法。比较分析法有横向比较与纵向比较两种。

横向比较是截取历史的某一横断面，研究同一事物在不同环境中，在同左邻右舍的相互关系和相互比较中的状况，寻找该事物在不同环境中的异同的一种思维方法。这种分析方法可以从“同”中去揭示事物之间的联系，从“异”中去认识事物的特点。例如：在分析经济活动中，常用的评比先进，就是运用横向比较法。

纵向比较法是把事物放在自己的过去、现在、将来的对比分析中，发现事物在不同阶段上的特点和前后联系，以此把握事物的本质及其规律的思维方法。例如：在分析经济活动中，常用的比计划、比上年、比历史，就是运用纵向比较法。

横向比较与纵向比较往往结合在一起运用。

三、结构

（一）结构的定义

结构是指文章内容的组织和安排。它是文章的骨骼。

（二）结构的要求

1．合理。结构要为主旨服务，谋篇布局是为了更好地表现主旨。只有全篇各个部分按照主旨的要求合理安排，方可使文章前后贯通、浑然一体。

2．有序。结构要反映事物的内在联系，应用文是客观事物的反映，因此它的结构必须符合事物的发展规律及其内在联系，揭示事物的本质，做到言之有序、言之有理。

3．完整。结构的完整是指全文顺畅和谐，没有残缺不全的弊病。如果文章轻重不分，缺头少尾，前后倒置，就会使结构零乱。

4．严密。结构的严密是指文章中层次段落的划分要恰当，组织严密，联系紧凑，脉络清楚。

（三）结构的内容

1．法定格式与非法定格式。格式是各类应用文在长期的写作活动中逐步形成的、比较稳定的、严格的外部定式。

（1）法定格式。这类格式是国家、部门制定的，具有法定使成的作用。例如：2012年4月中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》,2005年7月发布的《中国人民解放军机关公文处理条例》。这些格式具有法定性，都是写作主体必须共同遵守的。

（2）非法定格式。非法定格式在应用文中比较多。如专用书信、调查报告、总结、经济活动分析报告等格式都是约定俗成的。此外，还有些文种的格式也正在形成之中。

2．基本思路与结构模式。基本思路体现了“是什么、为什么、怎么办”的认识规律，反映到应用文中就形成了“问题”“理由”“对策”三层结构模式。

3．开头与结尾

（1）常用的开头方式如下：

①目的、依据、缘由式。在开头写出行文的目的、依据或缘由。如一些公文、计划、规章制度常用此方式。

②概述式。在开头简介全文的主要内容或基本情况。如新闻、总结、调查报告、经济活动分析报告常用此方式。

③开宗明义式。在开头摆出全文的主旨和结论性的意见，然后进行具体的说明、阐述。如一些公文、财经文书常用此方式。

（2）常用的结尾方式如下：

①希望、鼓励、决心式。在结尾提出希望、鼓励或表示努力方向、今后决心等。如计划、总结、报告常用此方式。

②总结式。在结尾对全文作总结，以概括总的观点，点明主旨。如论文、财经文书常用此方式。

③自然收束式。这种结尾是指文章主要内容写完后，事尽言止，不另作结尾，自然收结，不拖泥带水。如通告、通知、决定、经验总结、调查报告常用此方式。

4．层次与段落。其基本要求如下：

层次，是指文章内容的表现次序，体现文章内容相互间的逻辑联系，有时也称“结构段”“意义段”。段落，是指文章中的一个个自然段，它是文章中最小的可以独立的意义单位。一般来说，层次小于篇章，大于自然段。有时一个层次就是一个自然段，也有的文章因其简短，全篇只有一个自然段，如各种条据、启事、简单的通知等。

层次的划分是有其客观依据的，有时按照事物发展的时间来安排层次，有时根据事物的空间来安排层次，有时按照事物的功能和特征来安排层次，有时按照文章的逻辑联系来安排层次。比如写“请示”，首先“请示”的缘由是一个层次，其次“请示”中要求上级给予解决问题的部分是一个层次，最后结束语又是一个层次。具体如何安排层次，应根据不同种类的应用文的内容来决定。

5．过渡和照应。其基本要求如下：

过渡，是指层次或段落之间的衔接与转换。过渡犹如桥梁，在文章中起着承上启下、穿针引线的作用，使全文内容组织严密、浑然一体。过渡在有些文章中不明显，因各层次、各段落之间的联系本来就很紧凑，不加过渡词、过渡句，转折的意思也很明确，常称自然过渡。也有的文章需要加上过渡性的语句，衔接才自然。如“通知”中“现将有关事项通知如下”，还有“鉴于此……”“综上所述……”等过渡语词的运用，使文章浑然一体，增强了文章的内在联系。

照应，是指文章中一些有关内容在不同位置之间的照顾和呼应。平时常说“前有交代，后有着落”就是一种照应。在应用文中，常用的照应有三种：一是文题照应，二是首尾照应，三是前后照应。

（四）结构的基本类型

1．总分式。开头先对全文的内容作简要的概述，然后依次分别对其展开论述。总分式还可以分为先总后分式、先分后总式及先总述再分述最后再总述的总分总式。总分总式通常适用于篇幅较长的应用文中，如“总结”“调查报告”“经济活动分析报告”“论文”等。

2．并列式。文章中几个层次之间的关系是平行的、并列的，这样的结构方式称为并列式，也称为横式结构。比如对财务状况进行分析，它可以从资产、负债、利润、成本、费用等诸方面展开具体分析，这几个方面的内容就是并列的关系。

3．递进式。递进式是或以时间为顺序，或由现象至本质，或以从因到果等逻辑关系为顺序，逐层深入展开的结构形式，也称纵式结构。比如开头提出问题，而后研究问题，再分析原因，最后提出解决问题的办法或建议，这是一种从因到果的递进式。如“论文”中常用这种方式。

4．条款式。条款式通常在法规文书中使用，它又可以分成章条式、条文式两种。还有的文书，内容较多且复杂，也采用分条列项式来写，从而显得清晰、明确，方便阅读，也便于理解、对照执行。

5．一段式，即全篇文章只有一个自然段。由于内容少而简单，不便分开，往往采用一段式的写法。如专用书信中的介绍信、聘书，公文中的命令、公告、简单的通知、批复、函等，常常是一段式的写法。

四、语言

（一）语言的定义

语言是人类思维和交际的工具，是一种音义结合的符号系统。它是文章的细胞。如果说主旨是解决“言之有理”的问题，材料是解决“言之有物”的问题，结构是解决“言之有序”的问题，而语言就是解决“言之有文”的问题。

（二）语言的要求

1．准确。这是指写作应用文时做到精心遣词，仔细辨析词义和词语的感情色彩；严密组句，不能模棱两可，含糊不清，出现歧义。一般情况下，应用文较少使用“大致”“或许”等范围、程度较为模糊的一类词，但有时也适当使用一些“模糊词语”，以求更加精当妥帖地表达内容，如某些简报上常有“个别部门”“有的同志”的写法，这与含糊其辞是不同的，这样的模糊在反映情况时反而更加恰当，更加有分寸。

2．简洁。这是指写作应用文时力求用较少的文字表达尽可能多的内容，语言简练、明白、通畅，言简意赅。应用文语言是否简洁明快，直接影响办事效率。因此，草拟时就需惜墨如金，节约用字，尽量避免不必要的语言重复。当然，简洁不等于简单，应该是有话则长，无语则短。

3．平实。平实就是指平易、朴实的意思。应用文是为了切实解决实际问题，所以语言就要平易近人，通俗易懂，而不是装腔作势，华而不实。如果应用文用语深奥难懂，就会影响到文章内容的贯彻执行，达不到行文的目的。

4．规范。规范就是指行文必须符合国家的有关规定，比如标点符号的用法、时间和数字的用法、主题词的选用、行业文书的专业用语等，都必须按规定统一使用，不得各行其是，以免造成混乱，影响办事。

（三）应用文固定用语

1．称谓词，即表示称谓关系的词。

在应用文中，涉及机关时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称；涉及个人时，一般称呼对方的职务，或“××同志”“××先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语。

第一人称：“本”“我”，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、厅、局、厂、所等。

第二人称：“贵”“你”，后面加上所代表的单位简称，如部、委、办、厅、局、厂、所等。在应用文中，用“贵”字作第二人称，只是表示尊敬与礼貌，一般用于平行文或涉外公文。

第三人称：“该”。它在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如该厂、该部、该同志、该产品等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文文字简明、语气庄重。

2．领叙词，即用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文具体内容的词。领叙词在应用文中出现的频率较高，一般借助领叙词使应用文写得开宗明义。常用的有：“根据”“按照”“为了”“前接”或“近接”“遵照”“敬悉”“惊悉”“……收悉”“……查”“为……特……”等。

3．追叙词，指用以引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。主要有：“业经”“前经”“均经”“即经”“复经”“迭经”等。

4．承转词，又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用以在陈述理由、事实之后引出作者的意见、方案等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照应的作用。主要有：“为此”“据此”“故此”“鉴此”“综上所述”“总而言之”“总之”等。

5．祈请词，又称期请词、请示词。用以向受文者表示请求与希望。主要有：“希”“即希”“敬希”“请”“望”“敬请”“烦请”“恳请”“希望”“要求”等。

6．商洽词，又称询问词。用于征询对方的意见和反映，具有探询语气。主要有“是否可行”“妥否”“当否”“是否妥当”“是否可以”“是否同意”“意见如何”等。

7．受事词，即向对方表示感激、感谢时使用的词语。主要有：“蒙”“承蒙”等。

8．命令词，即表示命令或告诫语气的词语。用以增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。

表示命令语气的词语有：“着”“着令”“特命”“责成”“令其”“着即”等。

表示告诫语气的词语有：“切切”“勿违”“切实执行”“不得有误”“严格办理”等。

9．目的词，即直接交代行文目的的词语。人们撰写应用文尤其是公文都有明确而具体的目的。对此，需要有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。

用于上行文、平行文的目的词，还需加上期请词，主要有：“请批复”“函复”“批示”“告知”“批转”“转发”等。

用于下行文的目的词有：“查照办理”“遵照办理”“参照执行”等。

用于知照性的文件的目的词有：“周知”“知照”“备案”“审阅”等。

10．表态词，又称回复用语，即针对对方的请求、问函，表示明确意见时使用的词语有：“应”“应当”“同意”“不同意”“准予备案”“特此批准”“请即试行”“按照执行”“可行”“不可行”“迅即办理”等。

11．结尾词，即置于正文最后，表示正文结束的词语。

用以结束上文的词语有：“特此报告”“通知”“批复”“函复”“函告”“特予公布”“此致”“谨此”“此令”“此复”“特此”等。

再次明确行文的具体目的与要求的词语有：“……为要”“……为盼”“……是荷”“……为荷”等。

表示敬意、谢意、希望的词语有：“敬礼”“致以谢意”“谨致谢忱”等。

总之，使用这些词语，有助于使文章表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄重、严肃的色彩。

五、表达

（一）表达的定义

表达是指作者运用语言文字表现客观事物和主观认识的过程和手段技巧。

写作中表达方式主要有五种：叙述、描写、抒情、议论和说明。应用文作为一种实用性的文体，主要是为了解决问题和处理问题的，它的表达方式通常只有叙述、议论和说明，至于抒情和描写除了在一些通讯报道、广告语、演讲稿等中可能用到之外，其他应用文基本不用或很少使用。

（二）叙述的方式

一般来说，叙述就是把人的经历和事物发展变化的过程表达出来。各种文体的写作几乎都要用到叙述方式。如议论文中，用叙述的方式概括某些事实，从事实中引出论点；在说明文中，可以用叙述的方式对一些效果或功用举一些实例说明；在记叙文中常用叙述的方式交代事件的起因、发展、结果以及人物的经历。

应用文中的叙述要求直截了当，平铺直叙，抓住主要事实，作概要精当的叙述。而不是文学作品中的叙述，追求情节的起伏，一波三折，巧设悬念等，更不能使用意识流等现代派的叙述手法来写。

叙述有以下主要技法。

1．概叙与详叙。概叙，是一种扼要介绍事件主要过程的叙述方法。它不是对事件的量的简单压缩，而是对事件本质的精心概括。在应用文写作中，如调查报告、总结、讲话稿等等，都离不开概叙。新闻的叙述式导语便是一种典型的概叙。

详叙，是一种具体生动地展现事件，使人获得生动画面的叙述。详叙不是不分主次的详尽介绍，也不是不加选择的细节堆砌，而是一种为突出重点，更细致地表现主旨的叙述。

概叙与详叙在写作中常常是结合起来使用的，如果详略得当，那么文章就会舒展自如，张弛有节。

2．顺叙与倒叙。顺叙，就是按照客观事物的发生、发展的先后顺序进行的叙述。顺叙是最常见的叙述方式，运用这种方式，会使文章首尾分明、脉络清楚。

倒叙，是把事件的结局或某个最突出的片断提到前边叙述，然后再回到事件的开头来叙述。倒叙并不是把整个事件颠倒过来写，而是把事件的结局或某个部分提前进行叙述，然后再顺叙。

3．合叙与分叙。合叙，是对事物多方面活动的综合叙述，它总是与分叙结合使用的。

分叙，又称平叙，是指单方面独立活动的分解叙述。“花开两朵，各表一枝”，是对分叙的形象表述。

（三）议论的方式

应用文中的议论即对客观事物进行的评论，以此表明自己的观点和态度。在应用文中，不少文种都离不开议论，如总结、调查报告、经济活动分析报告、公文中的通报、报告等，都需要通过议论来分析原因、判断是非、发表见解、表明立场。

应用文中的议论同文学创作中的议论也有区别。文学创作中的议论，为了说服对方，打动读者，可以从多种不同的角度，寻找各种论据，旁征博引、反复论证，有时还可采用动情的议论、哲理性的议论、形象化的议论等，纵横捭阖、自由发挥。而应用文中的议论，不能脱离实际，它以事实为依据，不掺入个人主观好恶情感，抓住要点，不及其余，作简洁、明了的议论。

议论有以下主要技法。

1．述评性议论。通过对人或事物的叙述和评价来阐明观点、说明问题，就是述评性的议论。其方法有：先叙后议、先议后叙和夹叙夹议。

2．证明性议论。写作主体正面地提出论点并用一定的逻辑方法加以证明和阐述，这就是证明性议论。

常见的证明方法，可分为用客观事实来证明论点和用已知事理来阐明论点两大类。

（1）用客观事实证明论点的方法，主要有以下两种。

①归纳法。这是通过几个个别事例，综合它们的共同特点来证明一个具有普遍性的论点，或者用个别的典型事例来说明道理。

②对比法。这是用比较或对照的手法来进行论证。作者往往用历史事实或过去的情况，与当前的情况作纵的比较；用两种对立的事物作横的比较，以突出事物的本质，更好地说明自己要论证的问题，树立论点。

用客观事实来证明论点，可以是具体的，也可以是较为概括的，还可以是统计数字、图表之类，这些证明方法运用比较普遍，说服力也比较强。

（2）用已知事理阐明论点的方法，主要有以下三种。

①分析法。分析，就是分析事物的矛盾，作者通过分析问题、剖析事理，来揭示论点和论据间的辩证关系，从而证明自己的论点是正确的。用分析的方法论证问题，最后往往要加以综合概括。分析可以使问题深入下去，引出结论来；综合则能够集中起来，加以概括，把问题提高到原则高度。缺乏分析，议论难以细致深入；没有综合，议论难以汇总和提高。

②演绎法。这是由已证明了的某一普遍特点、规律出发，去认识某一新的个别事物，也就是一种由一般到特殊的推理方法。演绎是由三部分组成的。开头的一般原理叫大前提，其次的特殊事物叫小前提，最后一部分是结论。不过在议论之中，往往不是机械排列三个部分，而是有所省略。省略后，人们仍然应该明白所表述的意思，不至于误会。否则，不能省略。

③引证法。这是指作者引用经典作家的言论，或科学上的原理、定律、公式以及文件、法规、政策等作为论据，来证明自己的论点；被引用的言论等必须是经过客观实践检验的真理；引用时，一定要持严肃的态度，弄懂有关论述的精神实质，引用要做到完整、准确。引用有明引和暗引。明引要引用原话，要用引号，有时还要指出引语的来源；暗引，只引用原话的主要意思，引者用自己的话把它转述出来。暗引因为不是原话，所以不用引号。

（四）说明的方式

应用文中的说明就是要用简洁、准确、科学、朴实的语言，把事物的性质、范围、形状、特征、功能等方面的情况介绍清楚。应用文是运用说明最多的一种文体。凡反映问题、陈述情况、通知事项、介绍产品、总结经验、提出建议等，无不需要说明。

应用文的说明不同于文学创作中的一些说明。文学创作的说明往往融入作者深厚的感情，是感情化的说明，采用拟人、比喻等修辞手法。而在应用文中这些说明的用法是应当避免的，或很少使用。

说明有以下主要技法。

1．介绍性说明。介绍性说明的着眼点在于说明事物的存在。它的任务是把过去、现在存在的事物或正在发展、研究中的将来可能有的事物的概况介绍给读者，使读者了解和熟悉它们。

2．解释性说明。解释性说明的着眼点在于说明物因事理。使用这种方法，必须由因及果或由果溯因，围绕事物内部的因果关系，撷取要点，进行解说，使读者对物因事理的“为什么”能有清晰的理解。

3．定义说明。定义法是运用简明概括的文字，对某事物的本质特征或某概念的内涵和外延作确切揭示的一种说明方法。其语言格式是“××是××”。为了把概念揭示得准确、严密，常用诠释说明来补充。所谓诠释说明，就是仅仅解说事物的某些方面，或是用语词释义的方法，来说明事物的某些特点。掌握这两种说明方法，有助于正确理解定义、概念，认识事物的本质特征。

4．分类说明。分类法是按一定的标准，把事物分成若干类，并分别加以说明，使读者更易于认识同类或不同类事物之间的联系和区别的一种说明方法。掌握这种说明方法，有利于全面、深刻地认识事物。

5．举例说明。举例说明就是列举有代表性的实例，把比较复杂抽象的事理说得具体而明晰。

6．比较说明。比较说明就是将两种事物进行比较，通过比较来说明事物的特征。这类比较可以同类相比，也可以异类相比。

此外，还有数字说明、图表说明等方法。

（五）图表的方式

图表的表达方式在应用文中得到越来越广泛的使用。这是因为，现代管理中有许多的数据、资料单用文字难以说清，而借助于图表的形式，则能使人一目了然，既形象、直观、清晰，给人以深刻印象，又便于分析、评价、判断，远胜于文字的表现力。

图表的表达方式又可细分为三种：表格式、图形式和表格图形结合式。表格式是将各种数据进行有序地排列后，填入编制的表格中加以反映的形式。常用的表格有：示意表、统计表、说明对照表。图形式则将各类数据用物体的形状在平面上加以直观表现的形式。常用的图形有：条形图、圆形图、线形图、流程图等。表格图形结合式，即一张表中图和表同时加以反映的形式，两者相辅相成，更为清晰。现在信息化的社会中，人们可在电脑里随心所欲地制作各种形式的图表，只要输入相应的数据，按照有关程序操作，即刻便可制做出一张精确、直观的图表来，省时、省力，大大提高了应用文写作的表达能力。

（六）数字的运用

应用文中的数字语言是事实的体现和总和，它能反映事物的数量指标和数量关系，揭示客观规律。所以，数字语言也是应用写作的一种重要表达工具。在使用数字时应注意以下问题。

1．数字用法要规范。应用文中的数字，凡可用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。以万、亿作单位的数量，可用万、亿为单位与阿拉伯数字并用。作为定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中的词素的数字，必须使用汉字。如：“天下第一楼”“二万五千里长征”。

2．要区分“二”和“两”的用法。“二”和“两”这两个数词在意义上没有什么区别，但用法有所不同。它们的相同点是在度量衡器单位称数时一般可以通用；不同之处是序数、分数只能用“二”不能用“两”。如“第二”“二分之一”“零点二”等，不能用“第两”“两分之一”“零点两”。概数和一位数的基数带量词，只能用“两”，不能用“二”。如：“过两天”“两种产品”不能写成“过二天”“二种产品”。

3．数字分界要确切。说明数量变化时，要把“增”与“增到”和“减”与“减到”的数字分界表达清楚。“增”或“减”后面的数字所表达的数量，不包括原有数量；“增到”或“减到”后边的数字则包括原有数量。使用倍数表示数量变化，不能说减少或降低多少倍，只能说减少或降低几分、几成或几分之几。用“以上”或“以下”划分数量界限，习惯上包括它前面的本数，必要时应加括号注明。

六、文风

（一）文风的定义

文风是对文章风格和特点的综合称呼，是民族传统、时代风尚和作者立场、观点、思想作风等诸要素在写作中的综合反映。

由于文章内容和运用语言文字的习惯，都是在时代土壤中产生的，因而一定时代的政治、经济、文化、社会风尚等又使文风表现出鲜明的时代特征。而文风又是从每篇具体文章的内容、结构、表现方式等方面体现出来的。不管哪个时代，文风的总体倾向不外乎两种：一种是健康优良的文风，清新、活泼、积极、乐观，奋发向上；一种是腐朽恶劣的文风，浮靡衰朽，晦涩堕落。

（二）文风的要求

1．准确性。求真务实是马克思主义文风的根本要求。准确性，首先，指文章所说的道理要符合事物的固有规律。因此，必须坚持正确的立场、观点、方法，对客观事物进行深入细致的调查研究，抓住事物本质进行分析，形成正确的观点。其次，指事实要准确，即以准确可靠的材料为依据，科学地证明文章的观点。再次，指语言要准确，要善于掌握词语的褒贬意义，把握分寸，合乎语法、合乎逻辑地准确表达。以上三点归纳起来就是：道理准确、事实准确和语言准确。

2．鲜明性。撰写应用文必须旗帜鲜明，坚持真理，立场坚定。首先，态度要鲜明，就需要作者对客观事物的本质有深刻的认识。其次，观点要鲜明。要做到这一点，就必须分清观点的主次，突出主要观点；必须精心选材，用新材料表达新见解；还必须讲究修辞，力避空话套话。

3．生动性。古人说：“言之无文，行而不远。”生动是为了加强文章的感染力。一篇晦涩难读的文章，就难以达到预期的效果。生动性，首先要求文章有生动的内容，即能紧扣时代脉搏，反映新事物，研究新问题，能提出解决实际问题的新办法。其次，要有生动活泼的表现形式，要根据文体特点，变化运用各种表达方式。最后，语言要生动。要用质朴平实的语言反映事物的本来面貌，切忌语言无味，死板老套，僵化生硬。

（三）存在问题及对策

改革开放以来，我国各方面取得丰硕成果，社会主义市场经济不断完善。在应用文的文风建设上也取得进展，从内容和形式上都注重为经济建设和社会生活服务，更加贴近生活，贴近群众，适应广大群众多方面的需要。应该说，应用文文风的主流是好的。但不能不看到在这个转型期的社会中，由于在市场经济逐步推进过程中各种经济利益不断调整、变动所出现的新情况，党风和社会风气不正现象所带来的负面影响，应用文的文风也出现了一些新问题。“假、大、空”死灰复燃，尽管与以前的表现形式不同，但其危害不可低估。主要表现有如下三个方面。

1．假话连篇。违背应用文写作的真实性原则，像社会上卖假烟假酒一样，炮制各种虚假文字。在经济领域，有假合同、假凭证、假广告、假信息等；在教育领域，有假学历、假文凭、假论文等；在新闻领域，虚假失实的新闻，每年都被揭露出一大批。

2．大肆炒哄。不是从客观需要来选择写作的题材，坚持正确的舆论导向，而是热衷于主观的炒作，刮风起哄。炒歌星、影星，炒大款、大腕，炒“能医百病”的药品、营养品，造成青少年中的追星热、攀比风和居民消费上的误导。更有甚者，利用低俗广告、店名、菜名，追求新奇刺激。

3．空洞冗长。应用文尚实用、忌浮泛。而目前的应用文，特别是公文中，好讲空话、套话，不联系本地区、本单位实际，无具体措施的现象时有发生，读后令人茫茫然。应用文尚简约，忌浮华。多年来，虽一直在提倡“短些、再短些”，可长风始终未能煞住，反而有愈演愈烈之势。

应用文文风出现上述问题，原因很多，但最根本的是思想作风和工作作风问题。因此要想改进文风，必须从转变思想作风和工作作风入手。具体地说：一是提高作者的政治思想素质、道德修养。教育作者要自觉抵制金钱和物质的引诱，清除拜金主义和极端个人主义的影响，坚持实事求是的思想路线，全心全意为人民服务。二是培养作者的敬业精神，大兴调查研究之风。对工作有高度责任感，不周旋于宾馆、酒楼、舞厅和各种“会议”，而要深入基层、深入群众、深入实际做调查研究工作。调查研究工夫下够了，就能写出扎扎实实的文章来。三是要引导作者刻苦学习，提高素养，练好写作基本功。在写作应用文时，要继承好传统，力求把文章写得准确、鲜明、生动。大家一齐努力，开创优良文风的新局面。