第一章　企业数字档案馆概述

第一节　企业数字档案馆建设背景

一、建设数字档案馆是国家经济发展的必然要求

随着我国经济的发展，经济转型升级成为必然要求。互联网+、大数据、人工智能迅速发展，网络强国、数字中国、智慧社会建设初显端倪。互联网与商业结合使电子商务方兴未艾，互联网与工业紧密结合使工业互联网、智能制造迅速发展。电子发票在中国得到广泛应用，信息技术正深入人类生产、生活的各个方面。信息技术的进一步深入应用，使文件数据化、电子化趋势更加明显，仅靠传统手工管理无法完成。建设数字档案馆，实现档案工作对电子文件和电子档案真实、可靠、完整和安全的管理，是国家经济发展对档案工作的必然要求。

二、建设数字档案馆是档案事业发展的客观要求

近年来，国家档案局更加重视数字档案馆建设工作，继2010年推出《数字档案馆建设指南》后，相继推出《数字档案馆系统测试办法》、《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价办法》，又于2017年颂发了《企业数字档案馆（室）建设指南》。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，要建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆。为此，国家档案局决定开展企业数字档案馆（室）建设试点工作，并于2017年年底下发通知并正式启动。2018年年初确定35家单位为企业数字档案馆（室）建设试点单位，2018年7月召开了试点建设工作启动会。

当前开展数字档案馆建设，对档案事业的发展具有特别重要的意义，是解决当前档案工作突出问题的需要。当前档案工作要解决的突出问题，就是电子文件归档和电子档案管理。通过前期的电子文件归档管理试点工作发现，数字档案馆建设已经成为电子文件归档管理的瓶颈。许多单位都因为没有建设数字档案馆和数字档案室，没有电子档案管理系统，电子文件归档工作无从开展。因此，建设数字档案馆和数字档案室，有利于促进电子文件归档工作。

当前开展数字档案馆建设也是档案供给侧结构性改革的需要。中国共产党第十九次全国代表大会提出，我国社会主要矛盾由“人民日益增长的物质文化需要同落后的社会生产之间的矛盾”转化为“人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾”。未来一段时间的工作重点就是要解决发展不平衡、不充分的问题。具体到企业档案工作，随着经济发展和企业改革的深化，各方面都对档案工作提出了急迫需求。横向比较来看，全国企业档案工作发展也极不平衡。要解决企业档案工作中的这些问题，一条重要措施就是建设数字档案馆和数字档案室，实现企业档案工作的数字化转型。数字档案馆和数字档案室具有提高档案管理效率，提升档案利用水平等功能。通过它的建设，能有效地解决企业档案工作发展不充分、不平衡的问题。通过数字档案馆和数字档案室建设，可使档案信息化与企业信息化发展水平相适应，与企业档案信息需求相适应，最终使各单位档案信息化水平与国家档案信息化整体水平相适应。

三、建设数字档案馆是企业发展的需求

信息化为企业提升效益提供了新的动力。自从信息技术得到应用以来，企业应用信息技术的热情有增无减，从日常管理到技术开发，企业的每一项业务都因信息技术的应用发生了翻天覆地的变化，并促成各个产业的升级换代。随着信息技术在企业广泛深入地应用，对档案工作也提出了新的要求。主要表现在以下三个方面。

第一，企业大量应用信息技术对档案信息管理效率的提高提出了迫切需求。信息技术的应用大幅度提高了企业的效率，在技术研发方面，通过应用信息技术，产品研发周期大为缩短；在产品加工方面，通过应用信息技术，产品加工效率成倍增加，质量进一步提高；在市场销售方面，通过应用信息技术，产品销售模式不断得到创新，市场效率不断得到提高。企业各方面效率的提高，也对企业档案工作的效率提高提出了要求，实践证明，信息化是提高档案工作效率的有效途径。

第二，信息化条件下的企业要求更方便地获取档案信息。信息技术给企业带来的最显著进步就是信息的获取比以前更加方便，企业信息流动的速度和便捷性超过了以往任何时期。在此大背影下，对作为企业重要信息流一部分的档案信息流在获取的方便与快捷方面提出了要求，在客观上要求档案工作应用信息技术，实现档案工作的信息化。

第三，电子文件的大量出现，客观上要求应用信息技术手段开展档案工作。传统以纸质载体为主的档案工作可用传统的手工管理方式完成，在电子文件大量产生的情况下，档案工作不实现信息化将难以实现对电子文件的归档。因此，档案信息化是企业信息化的必然要求。

第二节　数字档案馆定义、特征及发展历程

一、数字档案馆定义

对于数字档案馆的定义，不同的文献给出了不同的定义。《数字档案馆建设指南》将数字档案馆定义为，建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对文件和数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

2017年，国家档案局下发《企业数字档案馆（室）建设指南》，将数字档案馆（室）定义为“企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台”。

上述两个定义有一个共同点，就是把数字档案馆定义为信息系统。即数字档案馆本质上既不是一个机构，也不是一座建筑，而是一个由软件、硬件、数据、人、制度规范等组成的人机系统。本书认为，采用信息系统概述的定义符合数字档案馆建设理论，方便企业档案工作者理解。

二、数字档案馆基本特征

与传统档案馆相比，数字档案馆具有以下特征。

1.档案资源数字化

这是数字档案馆的本质特征，即管理对象的数字化。档案资源是数字档案馆管理的对象，但与传统档案馆相比，数字档案馆的档案资源在形态上发生了本质的变化，即由纸质为主的传统载体转变为数字档案资源。档案资源形态的转变也正是数字档案馆建设的需求。数字档案馆的数字档案资源主要是通过对各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。

2.档案管理信息化

信息化是指以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术，可以极大地提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。因此，数字档案馆的另一大特征是大量应用现代通信、网络、数据库等技术，极大地提高档案管理效率，尤其是数字档案馆将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，通过信息技术手段来实现档案的收、管、存、用。

3.档案服务知识化

这里的档案服务知识化包含两层含义，一是将数字档案馆中的数字档案资源库纳入企业知识管理，数字档案资源将作为知识库的一部分，通过数字档案资源丰富企业知识库。二是在数字档案馆建设中，利用知识管理的理念、技术和方法，提升数字档案馆档案服务水平。这里可用的知识管理技术有知识地图技术、知识本体、各种词库技术的运用等。还可以借鉴知识管理的理念，将以用户为中心的理念和主动服务的理念融入数字档案馆建设中。当前，大数据技术如日中天，将它在数字档案馆建设中加以运用，从而提升档案服务水平。

三、数字档案馆发展历程

我国企业档案信息化与全国档案信息化同步发展。我国档案信息化始于20世纪80年代末，成长于20世纪90年代，进入21世纪以后档案信息化建设迈向稳步成长与快速发展的重要阶段。

1.启蒙阶段

世界范围内的企业信息化萌生了文档一体化。20世纪80年代中后期，由于市场竞争日益加剧，企业为了提高自身竞争力，纷纷采用现代网络与信息技术开展企业信息化，以帮助降低生产成本，提高产品质量，缩短上市时间，并提供优质服务。20世纪90年代初，办公自动化系统为企业内部流程化管理和高效率运作提供了强有力的技术支持。面对信息化给企业各方面带来的变化，企业档案工作人员也逐步开始了解和接触计算机，并尝试用计算机建立机读档案目录。当时郑州航空工业管理学院开发了一套基于DBaseIII的档案管理软件，并在西安飞机工业（集团）公司等企业进行应用。使用该软件可建立档案目录数据库，进行档案数量统计和制作卷内目录、案卷目录等，这个阶段也被称为单机应用阶段。

2.起步与探索阶段

20世纪90年代，为适应全国各大城市信息化建设和档案事业发展的需要，我国档案信息化工作开始起步。一些省市级档案馆开始考虑档案信息化的规划和建设，并取得了初步成效。《上海市计算机辅助档案管理总体方案》就是这个时期的代表成果之一，一些档案管理机构根据档案管理业务的实际工作需求，研究和开发出单机版的档案管理信息系统（Archives Management Information System）。从1992年开始，有一些实力较强的档案馆开始自主开发档案管理信息系统，并取得了初步成果。但是由于当时全国档案行业的信息化基础设施相对薄弱、应用系统功能不完善、档案工作人员知识结构单一等原因，档案信息化规划的一些初步成果也仅停留在计算机辅助管理的局部性和探索性研究阶段，档案管理信息系统也局限于单机版对档案目录数据的管理。总体而言，该时期全国的档案信息化依然处于尝试性的初级应用阶段，但取得了一定的成果，1997年深圳市档案局提出了建立数字档案馆的初步设想，几年后，深圳市档案馆成为全国档案工作的示范单位。

3.建设与成长阶段

1995—1999年，全国档案工作进入了更大范围的信息化基础设施建设和逐步成长的初级发展阶段。这一阶段的工作重点在于信息化基础建设和应用系统的方案设计。随着档案工作人员的信息化意识逐步增强，以及档案基础设施与档案资源数据库建设的投入加大，档案管理软件纷纷出现，档案信息网也出现在互联网上，档案目录数据库查询和检索系统在各大城市的档案馆先后建立起来，利用局域网提高档案信息服务工作也在档案馆内部开展起来；国家档案局于1999年发布了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等相关标准。档案管理系统逐步由单机版发展到客户端/服务器（C/S）的网络运行模式。然而，这一时期的档案信息化工作依然存在诸多问题，如档案信息化标准、规范相对滞后，档案管理系统研发人员与档案工作人员之间缺乏沟通，档案信息系统的应用也处于目录数据集中管理与目录信息局域网内共享的应用阶段，电子档案全文的收集、保管和提供利用等方面工作尚未涉及。另外，在馆藏档案数字化与开发利用等方面也未加大投入力度。

但这一阶段的网络化基础设施建设和管理信息系统的使用等工作为“十五”期间全面开展档案信息化建设奠定了良好的硬件基础，积累了一定经验，培养了一批档案信息化应用的人才队伍。

4.发展与应用阶段

经过档案信息化的前三个历程，进入21世纪，我国的电子政务进入实质性运行阶段，档案信息化建设进入快速发展的应用阶段。2000年，国家档案局将加快档案信息化建设列为全国档案事业“十五”规划的一项重要任务，深圳市率先开始了数字档案馆建设。2002年国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求对档案管理实行网络化和自动化，要求各档案馆建立自己的档案信息网，向外公开馆藏的一些数据。2003年青岛市数字档案馆正式启用，成为我国首家投入使用的数字档案馆。当时，我国的档案信息化进入了一个快速发展时期，电子档案管理系统逐步建立起来且功能相对完善，并进一步发展到浏览器/服务器（简称B/S）模式，国家档案局制定并发布了《电子文件归档与管理规范》、《档案管理软件功能要求暂行规定》。企业信息化产生了大量的电子文件，有些电子文件很难以纸质形式进行保存，如果以电子形式归档，必然形成电子形式的档案，档案保管机构面临如何接收和保管电子文件以及如何提高利用效率的挑战，电子文件的归档管理开始得到重视。

5.深化应用阶段

随着电子文件产生的数量越来越多，数字档案馆建设开始由单元技术突破，向集成化功能方向发展，管理重点由传统载体档案转向电子档案。数字档案馆的功能进一步拓展，对提升档案管理水平起到了重要作用。在此期间，国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》、《企业数字档案馆（室）建设指南》等指导性文件，数字档案馆建设成为档案信息化建设的方向和主要内容。

四、数字档案馆在我国企业的应用

2004年，我国第一个企业数字档案馆——江苏省电力公司数字档案馆作为国家档案局“十五”科研项目在南京通过验收，该项目在馆藏数字资源的综合利用、多格式安全浏览、实现数据安全管理等方面均处于国内领先和国际先进水平。国家电网以此为基础开始建设覆盖所有供电局和电力公司的数字档案馆网络。

2006年，当时的中国航空工业第一集团公司提出，要在2010年前建成全集团的数字档案馆，同年制订了指导集团各成员单位开展数字档案馆建设的工作方案，并于2007年推出了第一个企业数字档案馆建设评价体系，通过评分制考核数字档案馆建设水平，根据得分多少，确定航空工业一级数字档案馆、二级数字档案馆和三级数字档案馆。2010年，航空工业档案馆分别对5家单位的数字档案馆进行了评定，并确定相应等级的数字档案馆。

2010年之后，电子文件管理在企业得到了前所未有的重视。不少企业已开始探索档案的知识化管理，韶钢集团、中远天津散货等企业的档案知识化管理取得了较好的效果。企业数字档案馆系统软件产业竞争进入白热化，软件厂商达到上百家，每年产值达十几亿元。大型企业集团档案信息化开始由分散走向集中，电子档案管理系统的部署由各自为战变为集中部署。档案信息化建设的知识化趋势明显，不少企业提出并着手实施企业档案信息的知识化管理，通过管理与技术的结合，实现档案信息的知识化管理。

随着信息化技术在企业更加深入广泛的运用，电子商务“十三五”规划、互联网+、“中国制造2025”等国家战略的实施，企业产生的电子文件数量进一步增加，企业对数字档案馆的升级换代需求开始变得更加迫切。为此，国家档案局在制定《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》时提出，要“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化”，要“开展企业示范数字档案馆建设，建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆”。根据这一规划，国家档案局于“十三五”期间大力推进企业传统载体档案数字化工作，力争在2020年实现企业传统载体档案数字化率达到70%以上。同时，在企业电子文件归档与电子档案管理试点的基础上，着力解决业务类电子文件归档难题，提升档案信息开发利用水平。2017年国家档案局制定了《企业数字档案馆（室）建设指南》，对企业档案数字档案馆（室）建设的目标、设施设备要求、电子档案管理系统功能、传统载体档案数字化、数字档案馆建设方法步骤等做出了规定。2018年初，经过企业申报和专家评审，国家档案局确定了35家企业数字档案馆（室）建设试点单位。目前，试点工作正在稳步推进之中。

第三节　企业数字档案馆总体架构

一、研究企业数字档案馆总体架构的意义

第一，与机关档案室、综合档案馆相比，企业建设的数字档案馆在业务流程和管理对象上有其特殊性，其业务流程与综合型档案馆有较大差异。特别是大中型企业档案馆，管理对象多种多样，有文书档案、科技档案，而科技档案又有产品档案、科研档案、建设项目档案等，种类多达20余种。从业务流程来看，企业档案馆不仅要对档案进行管理，还要对科技文件材料进行管理。管理对象和业务流程的差异，使其在数字档案馆建设时的总体框架和建设内容与综合档案馆、机关档案室有较大区别，大多数企业尚不能十分准确把握企业数字档案馆的总体框架模型和建设内容，更无法确定建设目标。

第二，企业数字档案馆总体框架决定数字档案馆建设的内容，对数字档案馆建设的质量起着决定性作用。尽管企业数字档案馆建设工作内容繁多，但从本质上来说是一个信息系统的设计与实施，任务信息系统的设计与实施都是从总体框架自顶向下逐层设计的，这是任务信息系统通常采用的生命周期法。信息系统的总体框架决定了其所属模块的结构和细节，同时也决定了系统建设的内容，这些都是决定数字档案馆质量的关键因素。因此，企业建设数字档案馆必须先设计总体架构，再由总体架构派生出建设细节和建设内容。

第三，一个统一的数字档案馆总体架构模型有利于数字档案馆的档案信息共享与系统集成。数字档案馆在本质上是一个任务信息系统，其总体架构决定了其详细的体系结构，而体系结构又决定不同企业数字档案馆的信息共享与系统集成可否实现。体系结构相同的数字档案馆可方便地实现信息共享和系统集成，相反则难。在一个统一的数字档案馆总体架构模型指导下建立起来的数字档案馆，其体系结构是基本相同的，易于实现数字档案馆的信息共享和系统集成。数字档案馆之间的信息共享与系统集成程度是决定数字档案馆作用能否充分发挥的重要因素，存在信息孤岛的数字档案馆是难以充分发挥作用的。特别是一些国有大中型企业、集团公司，有下属子公司，如果同一集团或行业所建的数字档案馆由于总体架构不同，而使体系结构差异较大，造成数据交换和信息共享不畅，更不能与集团公司进行集成，其作用就会大打折扣。

二、企业数字档案馆总体架构的层次模型及其功能

通过以上论述可知，数字档案馆在本质上是一个信息系统，且信息系统是有架构的，因此，数字档案馆总体架构可以简单定义为，数字档案馆各部件的构成框架。由于对部件的不同理解可构成不同的架构方式，如概念架构、功能架构、硬件架构等。而数字档案馆是一个由硬件、软件、数据库和人员等组成的综合体，用功能架构和硬件架构都无法充分表述它的组成部分，因此，这里只讨论概念架构。运用概念架构，对数字档案馆各组成部分进行从低到高的分层抽象，形成了数字档案馆的层次架构模型，即数字档案馆组成部分的层次结构关系。

与传统的档案馆相比，数字档案馆在结构上有着本质的不同。按照层次来划分，数字档案馆架构从下到上依次为基础层、数据层、管理应用层、运行机制层和贯穿全过程的标准规范体系、安全保密体系六个部分构成，具体见图1-1。

1.基础层

基础层是数字档案馆的最底层，主要包括硬件设备和系统平台。硬件有网络、服务器及相应的存储设备。与硬件处于同一层的还有系统平台，包括操作系统和数据库管理系统，其中数据库管理系统又是以操作系统为平台，并处于操作系统之上。硬件和系统平台是整个数字档案馆最基础的部分。

2.数据层

数据层是数字档案馆管理的对象，按照数据来源可分为电子档案、其他数字资源和专题档案数据三部分。

3.管理应用层

管理应用层是数字档案馆的核心，即电子档案管理系统。

4.运行机制层

运行机制层指的是数字档案馆运行所依赖的组织机构、管理制度、人员等，它是数字档案馆发挥效用的重要组成部分，它位于数字档案馆的最顶层，对数字档案馆的运行具有约束作用。

5.标准规范体系

标准、规范是实施数字档案馆项目的重要基础，也是数字档案馆日常运行必不可少的组成部分。面对数字资源形式的多样性，社会对数字资源共享要求的广泛性以及相关技术、设备不断发展、变化的动态性特点，结合建设内容，根据国际、国内相关标准，逐步推出数字档案馆建设标准规范，并形成标准规范体系。按照标准规范的内容可划分为管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三类。

6.安全保密体系

数字档案馆是运用信息技术对档案信息进行管理，因此，数字档案馆的建设和运行必须有完善的安全保密体系作为保障。

数字档案馆的安全包括网络安全、系统安全、信息安全、物理安全等方面，要通过可靠的技术措施和完善的管理制度来确保各方面的安全。

三、数字档案馆总体架构层次模型的启示

数字档案馆总体架构的层次模型，不单是一个数字档案馆抽象的概念模型，从这个模型中可以反映出诸多重要信息。

第一，总体架构的层次模型可延伸出数字档案馆的建设内容。总体架构层次模型是一个由数字档案馆各组成部分按层次抽象出来的模型，这个模型能直观地映射出数字档案馆的建设内容。与该模型各层相对应的建设内容见表1-1。

第二，总体架构的层次模型显示了数字档案馆各组成部分在数字档案馆中的地位与作用，有利于建设单位做出正确的规划与设计。数字档案馆各组成部分是一个自底向上依次分步的层次结构，其各部分在数字档案馆总体架构中所表现出来的作用各不相同。处于底层的组成部分是基础，中间层是核心，上层是重点，贯穿各个层次的是保障。正是由于各部分所处的地位不同，使建设单位在制定数字档案馆建设规划时，可遵照“一步规划，分步实施”的原则，区分轻重缓急，有计划有步骤地安排各部分的建设，从而避免一次性投资过大，有利于降低数字档案馆建设的风险。

第三，总体架构层次模型为构建数字档案馆建设的评价指标体系奠定了基础。有关数字档案馆建设的评价问题尚未引起足够重视，但随着这项工作的深入开展，数字档案馆建设水平的高低将被提上议事日程。要对数字档案馆建设水平进行评价，就必须构建数字档案馆建设评价指标体系。如果缺乏数字档案馆的总体架构层次模型，其建设内容也无法确定，进而直接导致建设水平评价指标体系难以构建。反之，如果通过分析数字档案馆的总体架构层次模型，明确数字档案馆各组成部分及其相互关系，在此基础上再开展评价指标体系研究就容易多了。

四、企业数字档案馆建设内容

建设内容是企业数字档案馆建设的重点，它决定了企业数字档案馆建设的任务、投入、过程等。根据前一节企业数字档案馆的总体框架层次模型，企业数字档案馆的建设内容可分为基础设施建设、电子档案管理系统开发实施、数字档案资源建设、运行机制建设、标准规范体系建设和安全保密体系建设六个部分，具体见图1-2。

1，基础设施建设

企业数字档案馆的基础设施建设包括场地环境建设、网络设施建设、服务器、数据存储备份设备和终端硬件设备配置、系统软件购置等。

（1）场地环境建设

场地环境建设是整个数字档案馆建设的基础，应保证机房、数字化中心、电子阅览室等配套场地、温度、湿度、光照强度等环境因素达到硬件所需要求，配备门控系统、监控报警系统和区域保护设施等，配备磁带备份系统、光盘记录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，确保环境安全。

（2）网络设施建设

数字档案馆网络是企业整个网络结构的有机组成部分，应统筹规划、设计和建设。网络设施的配置要充分考虑电子文件采集、归档和数字档案安全管理、存储数据容量、数据操作强度、网络类型、网络访问量以及档案信息网络利用服务、数据迁移等工作要求。网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。

（3）服务器、数据存储备份设备和终端硬件设备配置

服务器配置应能满足数字档案馆（室）档案管理系统运行、数据备份服务等的需求；应配备稳定与适当冗余的在线、近线与离线数据存储设备，配置科学、可行的存储策略，确保档案资源长期保存与有效利用；应配备档案专用的计算机终端、扫描仪、数码照相机、打印机和刻录机、移动存储介质等设备。

（4）系统平台购置

应结合企业信息化的现状，统筹协调利用企业现已运行的基础系统平台，购置运行电子档案管理系统所需要的操作系统、数据库管理系统等系统平台。

2.电子档案管理系统建设

电子档案管理系统建设是企业数字档案馆建设的核心内容，主要包括开发功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的电子档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、统计、利用等各业务环节的自动化、网络化。电子档案管理系统应与企业办公自动化、财务会计、人力资源等各业务系统做好衔接，具备各类电子文件归档与电子档案管理的功能。

3.数字档案资源建设

数字档案资源建设是企业数字档案馆建设的重要任务，一般包括传统载体档案数字化、电子文件归档和专题数据库建设。

（1）传统载体档案数字化

一定数量的档案数据是保证数字档案馆发挥效用的基础，存量档案数字化率宜达到可数字化范围的70%以上，传统载体档案数字化的内容和范围可结合企业实际情况确定。

（2）电子文件归档

电子文件归档范围应包括企业各项业务活动中形成的各种结构化、非结构化数据和以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录，包括办公自动化系统、产品或业务系统、财务会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、门户网站、微博、微信、公务邮件系统和本企业其他职能活动业务系统，以及从外部接收的电子文件。企业有些信息系统有可能通过租用基础设施或以云计算服务的形式存在，所形成的电子文件不一定存在本企业的服务器中，但其产生的电子文件也应纳入本企业文件材料归档范围予以归档。企业已实施的支撑主营业务的信息系统均应具有归档功能，导出的归档电子文件存储格式、元数据等均应符合电子文件归档和电子档案管理的有关要求。由于国内电子文件归档技术尚在逐步完善，数字档案馆建设对电子文件归档的初步要求是完成办公自动化系统（OA）形成的电子文件归档并实现核心业务系统电子文件归档。

（3）专题数据库建设

专题数据库建设是在现有数字档案资源的基础上，通过有组织的分析、筛选、整合，把某一特定专题的档案集中、有序、系统地组织在一起，以充分发挥数字档案资源价值、实现数字档案资源的高效利用和共享。

4.制度规范建设

制度规范建设是企业数字档案馆建设的一项重要的基础性工作，包括管理制度建设和标准规范建设。

（1）管理制度建设

企业数字档案馆建设应制定数字档案馆人员岗位设置与职责制度，系统运行维护管理制度，服务器机房、档案数字化加工场所管理制度，数字档案馆安全与保密管理制度等。

（2）标准规范建设

企业数字档案馆建设应参考国家相关标准规范并结合本企业实际，形成本企业基于数字档案馆的电子档案收、存、管、用等方面的标准规范体系，包括但不限于以下内容。

① 企业传统载体档案数字化加工标准规范，包括全文数字化加工和目录数字化著录细则等，全文数字化可参照《纸质档案数字化规范》（DA/T31）制定，缩微胶片数字化参照《缩微胶片数字化技术规则》（DA/T43）制定。企业在委托中介机构开展档案数字化外包服务时，应严格遵守档案信息保密安全的有关规定。

② 电子文件归档标准规范，主要规范本企业已实施的各类信息系统产生的电子文件归档业务，内容包括各类信息系统产生电子文件的归档管理责任、归档范围、归档流程及开发利用要求等。

③ 企业档案分类规范，根据企业档案自身特点制订企业档案的分类方案，以供数字档案馆建设过程中对档案信息存储进行组织时参照。

④ 企业各类电子档案管理及业务流程规范，包括管理类、产品/业务、科研、基本建设、设备仪器、会计、职工管理等各类档案信息在电子档案管理系统中采集、整理、存储、保管和利用等的规范。

⑤ 企业档案利用标准规范，包括企业档案利用赋权原则、权限设置与更改流程，档案利用审批流程，计算机辅助编研规范等。

⑥ 企业数字档案馆安全与保密管理系列规范，具体参见第九章。

5.安全保密体系建设

数字档案馆（室）建设必须加强安全管理，遵守相关保密规定，安全设备配置齐全，确保物理安全；严格控制信息资源利用范围，制定严密的信息发布审核制度，确保信息安全。数字档案馆系统应具备数据的防灾备份功能，严格控制数据访问权限，制定完善的数据库管理规范，确保数据安全。

管理涉密档案的电子档案管理系统，应按照《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》（BMB17）进行安全设计和建设，并通过有关部门测评后方可投入使用。

管理非涉密档案的电子档案管理系统应根据系统重要程度及实际安全需求，按照《计算机信息系统安全等级保护划分准则》（GB/T17859）确定档案管理系统应达到的安全等级，并依照《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239）、《信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南》（GB/T22240）、《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》（GB/T25058）开展安全建设和登记管理。企业使用的电子档案管理系统一般为非公共系统，安全等级一般为二级或三级。管理非涉密档案的电子管理系统应与互联网逻辑隔离。

6.经费与人才保障

（1）经费保障

经费主要包括计算机硬件采购费，软件开发、升级、购置、接口开发、培训、评测费，运行维护费，传统载体档案数字化费，项目实施费，人员培训费等。企业数字档案馆建设应按照整体规划，制定相对应的经费计划，确保管理经费、实施经费及软硬件设备购置费的落实，为企业数字档案馆建设工作提供必要的保障。

（2）人才保障

应结合本企业业务实际积极开展档案部门人员业务和信息化能力的培养及相关专业人才的引进，以满足数字档案馆建设和运行的需求。在人才引进方面，应注重档案和信息化专业相结合，建成一支既懂档案业务又具有一定信息化技能的复合型人才队伍。

各部分详细的建设内容请参考后续章节。

第四节　企业数字档案馆建设步骤

根据企业数字档案馆的定义，它的六个组成部分构成一个概念模型，如何将概念模型转化为实际的物理模型，这个过程就是建设过程。在具体实践中，企业数字档案馆建设按照建设内容和先后顺序一般按照启动（规划与立项）、实施、验收、维护等步骤分阶段进行，具体见图1-3。

一、项目规划

企业数字档案馆建设是一项系统性工程，涉及企业的方方面面，必须做好规划。通过规划，分析企业信息化现状、档案工作现状、档案信息化现状，继承企业发展目标和档案工作发展目标，分析企业建设数字档案馆的内外部环境，确立标杆，再确定企业档案数字档案馆建设目标、任务、实现路线和实施效果的过程。因此，数字档案馆规划的过程也是企业进行数字档案馆建设可行性论证分析的过程。

二、项目立项

规划方案是编制者智慧的结晶，但它仅代表编制者的观点，受制定者自身学识、观念、认知、经验等因素限制，规划方案并不一定可行。为了使规划方案更加科学合理，应聘请单位内外专家对规划方案的可行性、科学性进行评审论证，从而使它在作为后续工作依据时更加科学。

经过规划设计的项目方案仅仅是一张蓝图，要把蓝图转换为现实，还必须有经费作保障。企业数字档案馆建设要根据规划中确定的经费需求，通过立项，将经费纳入预算。一般来说，可将数字档案馆建设经费纳入两种预算，一是纳入企业信息化预算，二是纳入企业档案工作的固定资产投资预算。经费来源可以是国拨，也可以是自筹，或者国拨与自筹相结合。

三、项目实施

项目实施就是把规划方案中确定的蓝图转化为现实的过程，这是数字档案馆建设的关键。它由前后相继的一系列过程组成。项目实施是数字档案馆建设过程中用时较长、花费较高的，需要投入较多人力物力，企业必须精心组织好本阶段工作。

四、项目验收

经过项目实施工作，数字档案馆建设基本实现了从蓝图到物理的转化。但这个转化是否成功，是否达到预期目标，需要通过验收来确认。项目验收是数字档案馆建设项目的里程碑节点，即对项目实施过程所有工作的总结评价。要通过验收，总结实施工作的得与失，对实施工作是否达到规划方案所确定的目标和任务进行评判，为后续工作提供依据。

五、项目维护

数字档案馆建设是基于建设期间企业的内外部环境、资源等约束条件来实施的。但随着企业内外部环境的变化，数字档案馆的建设需求也会发生改变，如功能模块的增删或修改、应用范围的扩大或缩小、软件硬件性能的提升等。数字档案馆要应对这些变化，必须不断地进行升级和维护。同时，数字档案馆作为一个信息系统，在运行过程中也同其他信息系统一样需要进行管理，要有专门的人员对出现的问题进行处理，对故障进行排除，还要有专门的经费为功能模块的更改、系统性能的提升等提供保障等，只有这样，才能保证数字档案馆系统的稳定运行和正常使用。

第五节　企业建设数字档案馆的效益

一、顺应档案工作发展的必然要求

21世纪，信息技术的飞速发展推动生产力的发展超过了以往的任何一个时期，信息技术已经成为当代社会最活跃的生产力。党的十六大会议就明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。以信息化带动工业化，以工业化促进信息化已经成为我国现代化建设的必由之路。

信息技术的飞速发展，为企业的现代化、市场化提供了重要条件，为实现企业发展战略、技术创新战略和市场营销战略提供了有效保证。信息时代企业盈利的法则是把信息变成知识，把知识变成决策，把决策变成利润。为此，信息化水平已成为现代企业竞争力和生命力的重要标志。信息技术的飞速发展和广泛应用，对国民经济和社会发展产生了深刻影响，同时对档案工作提出了更高的要求。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战与机遇。档案工作作为企业基础管理的一个重要环节，应用信息技术全面提升档案工作水平是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求。

企业档案信息化是企业信息化的重要组成部分，没有档案信息化的企业信息化是不完整不彻底的信息化。企业档案信息化带来的好处不仅惠及企业档案工作本身，更重要的是它能保证企业信息化过程中出现的数据安全不出现问题，解决企业信息化的后顾之忧。大力加强企业档案信息化工作是档案生产力发展的必然要求，是档案工作发展的必然选择。

二、助力企业信息化建设

自20世纪80年代中国企业开始大量应用信息技术至今，形成了大量的电子数据。国际数据公司（IDC）的研究结果表明，2008年全球产生的数据量为0.49ZB，2009年增长至0.8ZB，2010年再增长至1.2ZB，2011年则高达1.82ZB，相当于全球每人产生200GB以上的数据。截至2012年，人类生产印刷材料的数据量约为200PB，人类说出语言的数据量约为5EB。据IBM的研究称，整个人类文明所获得的全部数据中，有90%是过去两年内产生的。而到了2020年，全世界所产生的数据规模将达到今天的44倍。这么大量的数据，我国企业却一直保存在原始系统中，不仅增加系统运行负担，还给系统升级带来了诸多困难。有的企业由于系统数据量太大，致使不敢扩大系统应用范围，有的企业因怕系统升级后大量数据无法迁移，致使企业不敢实施系统升级，而有些企业强行升级，致使数据在迁移过程中，大量数据丢失或损坏。有些企业为了减轻系统运行负荷，强行将数据以备份形式移出，给这些数据长期保存带来风险。有的企业由于没有实施数字档案馆，使电子文件无法归档，会计档案电子化无法实施，电子发票无法接收，企业电子商务和业务流程无法得到优化。

数字档案馆建设将电子文件的归档管理作为重点内容，应用电子数据归档技术，使企业现有数据得到长期可靠安全的存储和便利的利用，企业数据风险得以化解，促进系统应用范围根据企业需要扩充，降低企业信息系统运行负荷，促进了企业信息化建设。

某企业实施数字档案馆时，将会计电子文件归档作为重点内容，实现了凭证、账本、报表的电子化管理，特别是实现了电子发票的电子化管理，不再开具和接收纸质发票，仅此一项，每年为企业节约管理成本近亿元。

三、实现档案事业的平衡协调发展

中国共产党第十九次全国代表大会提出，我国社会主要矛盾由“人民日益增长的物质文化需要同落后的社会生产之间的矛盾”转化为“人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾”。未来一段时间工作重点就是要解决发展不平衡、不充分的问题。具体到企业档案工作，随着经济发展和企业改革的深化，方方面面对档案工作提出了急迫需求。横向比较来看，全国企业档案工作发展也极不平衡。要解决企业档案工作中这些问题，一条重要措施就是建设数字档案馆和数字档案室，实现企业档案工作的数字化转型。因为，数字档案馆和数字档案室具有提高档案管理效率，提升档案利用水平等作用，通过它的建设，能有效地解决企业档案工作发展不充分、不平衡的问题。通过数字档案馆和数字档案室建设，能使档案信息化与企业信息化发展水平相适应，与企业档案信息需求相适应，最终能使各单位档案信息化水平与国家档案信息化整体水平相适应。这是落实“十三五”规划，提升档案信息化总体水平的需要。2016年，国家档案局制定的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出“十三五”期间“要持续推进数字档案馆建设”，“开展企业示范数字档案馆建设，建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆”。为了落实这项规划，2017年，国家档案局印发了《企业数字档案馆（室）建设指南》，加强企业数字档案馆和数字档案室建设，并持续推进此项工作。通过《企业数字档案馆（室）建设指南》可知，如今的企业数字档案馆和数字档案室，远不是前几年的景象，着眼于建设“具有国际先进水平的企业数字档案馆”，是升级换代了的数字档案馆和数字档案室，是数字档案馆的3.0或4.0版。推进此项工作就是要让企业档案信息化升级换代，跟上信息化时代发展的步伐。国家档案局希望通过推进此项工作，真正建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆和数字档案室，引领我国档案信息化建设走向高端，走在世界前列。

四、解决当前企业档案工作面临的困难与问题

尽管新中国成立以来，我国的档案事业取得了长足的发展。但在当前市场经济的大潮下，档案工作也面临着前所未有的挑战。企业档案工作边缘化的趋势仍旧存在，档案机构撤并现象在很多企业发生。仅在军工集团，企业档案部门由独立机构合并为非独立机构的情况每年都有发生，而对档案机构进行重新独立设置的企业少之又少。档案工作与企业财务、人力资源、研发、市场销售等工作相比地位有进一步下降的趋势。这种趋势的发生有档案工作本身的后端性、创造价值的滞后性等原因，同时也有企业档案工作应用新技术滞后的原因。一个最好的对比便是图书情报工作，长期以来，图书情报工作在企业也存在被边缘化现象，不少企业图书情报人员纷纷换岗。但在信息技术应用的大潮来临之时，图书情报工作较好地抓住了机遇，大量应用信息技术，并较早提出了数字图书馆的概念，应用信息技术大幅度提高了信息的检索效率，使之服务企业主营业务的效率不断提高，工作重新得到企业的重视，尤其在高新技术企业，图书情报得到了与技术研发并驾齐驱的地位。因此，面对当前的困难与挑战，档案工作也必须积极应用信息技术，实现全流程全方位的信息化，通过信息化提高档案工作效率，加强档案信息的开发利用工作，提高档案工作的技术含量，丰富档案工作的内容，并最终成为企业创新效益的新生力量。

五、实现企业档案提质增效

数字档案馆将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，大幅度提高档案管理效率，主要表现在以下方面。

1.数字档案馆明显提升企业档案管理效率

数字档案馆将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现文件的收集、鉴定、整理和数字档案资源保管、利用等的自动化，管理效率明显提升；有的数字档案馆应用物联网技术还实现了传统载体档案的自动传输、自动盘点，调卷效率和盘点效率明显提高。经过统计，实施数字档案馆之后，档案管理效率是原先的4倍，需要4人管理的档案只需1人就能胜任。

2.数字档案馆明显提升企业档案管理质量

（1）数字档案馆提升文件归档鉴定质量

数字档案馆将保管期限表嵌入电子档案管理系统，通过多种匹配技术，实现保管期限划分的自动化，避免了由于不同档案管理员在技能上的差别形成的保管期限划定的差异和人为干扰，使档案保管期限划定一致性大为增强，归档时鉴定质量明显提高。

（2）数字档案馆提升文件整理质量

数字档案馆将文件整理规则嵌入电子档案管理系统，大幅度降低档案管理人员对文件整理规则理解的偏差，使文件整理质量大为提高。应用电子档案管理系统，实现元数据自动采集，可大幅度降低元数据错误率。

（3）数字档案馆提升档案保管质量

在档案保管方面，数字档案馆实现档案出入库、人员出入库的自动化登记，档案安全得到有效保证；数字档案馆实现温湿度自动记录和调控，使档案保管环境得到持续维护，有利于档案保管。

3.数字档案馆使档案信息在企业经营管理活动中的支撑效应得到放大

数字档案馆建成大幅度提高档案信息检索速度，提高档案信息查询查全准确率，使员工检索档案更加方便，员工利用档案的积极性进一步提高，使档案信息在企业经营管理活动中的支撑效应得到放大。

如某企业在实施数字档案馆前，利用一份档案需经过目录查找、手工审批、复印等5至6个环节，从申请到取得档案要4个小时，档案利用极为不便，每年档案利用只有区区50多人件次。但在建成数字档案馆之后，员工通过网络利用档案，档案信息检索、申请、审批等均在网上完成，利用时间只有不到1分钟，有的档案信息获取时间甚至下降至秒级，从而大幅度降低企业档案信息获取成本。由于员工利用档案更加方便，员工利用积极性明显提高，工作中遇到难题首先找档案，档案利用量增长了10倍，电子档案管理系统成为员工离不开的系统，档案为企业经营管理提供了大量的支撑和服务，得到了员工的好评，也为企业创造了可观的经济效益。假设一件档案产生的效益为a，以前一年利用50件档案产生的总效益为50a；现在档案利用数量为500件，则其产生的效益应为500a。数字档案馆给企业带来的这种效益实质上是网络培增效应。

4.现实案例进一步证明数字档案馆的效益

自20世纪80年代初企业应用信息技术开始，企业档案工作也尝试应用信息技术，提升档案工作水平。经过几十年的发展，不少企业的档案信息化工作取得了喜人的成绩，为企业的经营与发展提供了有力的支持。中国电信集团、国家电网公司、中远天津散货、本钢集团等企业在实施档案信息化之后，档案工作效率得到了大幅度提升，档案工作较好地支持着主业的发展，档案工作水平也有了大幅度提升，档案部门地位有了较大的提高，档案人员得到了成长。

第六节　数字档案馆与档案信息化阶段理论

一、诺兰阶段模型及其指导作用

1.诺兰阶段模型

信息化技术进入一个组织的应用，一般要经历从初级到高级的成长过程，诺兰（Nolan）于1973年首次提出信息系统发展的阶段理论，被称为诺兰模型；1980年，诺兰进一步完善模型，将信息系统的成长过程划分为六个不同的阶段。

（1）初装：组织购置第一台计算机并初步开发管理应用程序。计算机的作用被初步认识到，个别人具有了初步使用计算机的能力。一般而言，“初装”阶段大多发生在单位财务、人事等数据处理量大的部门。

（2）蔓延：应用初见成效，信息系统从少数部门扩散到多数部门，并开发了大量的应用系统，使组织的事务处理效率更高。同时出现了数据冗余性、不一致性以及难以共享等有待解决的问题，只有一部分计算机的应用收到了实际效益。

（3）控制：计算机数量超出控制，预算每年以30%～40%或更高的比例增长，投资的回报不理想。应用项目不断积累，要求加强组织协调，出现了由组织领导和职能部门负责人参加的领导小组，对整个组织的系统建设进行统筹规划，特别是利用数据库技术解决数据共享问题。该阶段是实现从以计算机管理为主到以数据管理为主转换的关键。

（4）集成：在控制的基础上，对子系统中的硬件进行重新连接，建立集中式的数据库及能够充分利用和管理各种信息的系统。重新装备大量设备，预算费用又一次迅速增长。

（5）数据管理：集成阶段之后，将会进入数据管理阶段。

（6）成熟：成熟的信息系统可以满足组织中各管理层次（高层、中层、基层）的要求，从而真正实现信息资源的管理。

2.诺兰阶段模型的作用

诺兰阶段模型总结了管理信息系统的经验和规律，其基本思想对于管理信息系统的建设具有指导意义，一般认为模型中的各个阶段都是不能跳越的，无论是确定开发管理信息系统的策略，还是制定管理信息系统的规划，都应该首先明确组织当前处于哪一个成长阶段，进而根据该阶段特征来指导管理信息系统的建设。

二、档案信息化阶段的划分

对于档案信息化发展阶段的划分，作者检索了有关文献，国内尚无专门的研究，本书借鉴诺兰的阶段模型设计出档案信息化发展阶段模型。

由于档案信息化是在企业信息化发展到一定阶段之后才发展起来的，因此，档案信息化发展阶段与企业信息化的发展阶段并不完全相同，而要通过对档案机构或企业档案信息化过程的观察及调研并结合诺兰的阶段模型来进行划分。档案信息化也有一个初装阶段，但由于档案信息化是在企业信息化的基础上发展起来的，档案信息化的初装阶段比企业信息化的初装阶段信息化程度更高。档案信息化也有蔓延阶段，即由个别应用向多方面应用发展。档案信息化由于是一个专业领导的信息化，基本不存在集成应用阶段，但存在一个功能集成的阶段，这个阶段的典型特征就是档案工作的全过程信息化，并重视数据管理，因此档案信息化的第三阶段可视为诺兰模型的第三、四阶段的合并。档案信息化接下来一个阶段可借用诺兰阶段模型，称之为成熟阶段，这个阶段就是当前正在研究的数字档案馆阶段，即实现了档案工作过程和管理对象的全数字化。

因此，可将档案信息化划分为五个阶段，从低到高依次为单机应用阶段、业务工作计算机化阶段、工作协同阶段、数字档案馆阶段和高级阶段，各阶段特征如下。

（1）单机应用阶段。属于档案信息化引入期，此时档案部门刚刚接触信息化，零星地配备一台或若干台计算机，尚未购置专用的档案管理软件，但可通过电子表格等工具对目录进行初级的管理，包括表格输出、目录查询等。

（2）业务工作计算机化阶段。由于档案数量的增加，或是受益于单机应用，档案部门开始购置软件，将一些手工的工作搬到计算机上，通过计算机、档案管理软件进行档案目录的输入、输出、查询等工作，档案工作效率大大提高；意识到档案全文数字化的效用，着手开展档案全文数字化工作，开始重视数据管理；技术力量较强的单位还将档案信息对内发布，供员工查询。

（3）工作协同阶段。得益于业务工作计算机化的效益，档案部门着手档案工作所有环节的信息化，实现档案工作的协同，购置网络版的档案管理软件；为了实现所有业务的计算机化，已开始重视管理制度和标准规范的建设，注重业务流程的重组，并贯彻文档一体化和前端控制的档案工作理念；档案目录数据、全文数据基本实现数字化，开始重视电子文件的管理。

（4）数字档案馆阶段。档案部门开始全面建设企业数字档案馆，档案信息数字化率比较高，档案工作环节基本在信息系统中完成，档案信息化管理重点由存量档案的数字化转变为增量的电子档案管理。这个阶段是档案信息化的成熟期。档案信息化由重视过程信息化开始重视档案信息资源的开发利用。此时，档案部门感觉到现有电子档案管理系统在档案信息资源开发上的局限性，着手对原有信息系统进行优化和二次开发。

（5）档案信息化高级阶段。这是档案信息化的未来发展方向，有些已初露端倪，有的学者称之为后保管时代，有的对档案信息化向知识化方向的发展充满信心，在未定之前我们暂时称之为档案信息化的高级发展阶段。

三、档案信息化各阶段特征模型

根据档案信息化各阶段特征，下面据此设计特征模型，用硬件、软件、流程、馆藏资源、开发利用等指标对档案信息化各阶段特征模型进行度量，具体见表1-2。

四、档案信息化发展阶段划分的意义

档案信息化阶段划分是对档案信息化工作发展过程的总结，基本反映了企业档案信息化发展的规律，其基本思想对于档案信息化建设具有指导意义，特别是在制定数字档案馆建设规划，档案部门首先应明确组织当前处于哪一个成长阶段，进而根据该阶段特征来指导数字档案馆建设工作。

这个发展阶段论也为区分当前的数字档案馆建设与十年前的数字档案馆建设提供了依据。根据报道，早在2004年当时的江苏电力公司就宣称建成了数字化档案馆，随后相继有不少机构宣称建成了数字档案馆。2007年，航空工业第一集团公司宣称开始建设数字档案馆，开展数字档案馆试点建设。

近几年，在国家档案局的推动下，企业建设数字档案馆的积极性空前高涨，国家档案局也及时制定并发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》，指导并规范此项工作。那么，当前的数字档案馆与十几年前的数字档案馆区别在哪？通过对诺兰模型的分析我们可以将数字档案馆的发展划分为辅助人工型、信息管理型和协同型三个阶段。各个阶段管理的重点分别对应目录管理、数字化全文管理和电子档案管理。从管理的重点来看，当前建设的数字档案馆属于协同型数字档案馆，如果把目录管理、数字化全文管理定义为数字档案馆1.0版和2.0版的话，那么现在建设的数字档案馆则是3.0版，它具有如下特点。

（1）管理重点由数字化全文转为原生性电子档案管理。

（2）电子档案管理系统不再是一个管理信息的系统，而是一个协同工作系统。

（3）电子档案管理系统的功能有了较大提升。

（4）大量智能技术在数字档案馆中得以应用。

（5）知识管理技术在数字档案馆中得到重视和应用。