2.2 PPT的受众与目的的统一
在制作PPT的时候，还要分析PPT的受众。因为让宣讲对象充分理解宣讲内容才是PPT真正发挥作用的地方，没有针对性的PPT，可能会获得相反的效果。PPT的受众和目的性，一定是制作前必须考虑的问题，所谓“对症下药”，只有对自己的宣讲对象非常了解，并且非常明确本次宣讲想要达到的目的之后，才能够有的放矢。
下面是两个关于质量检测报告的PPT页面，从这两个性质相同但是风格各异的PPT文档中可以看出形式、风格与受众、目的性之间的关系。其显示效果如图2-5，图2-6所示。
图2-5 质检报告PPT1
图2-6 质检报告PPT2
在图2-5中，制作中使用了偏艺术化的设计风格，在渐变的背景上使用飞动的蝴蝶作为点缀。整个画面看起来和谐优美，各种细节也做得很到位。而图2-6的PPT文档就显得比较简单，只是用纹理让页面显得不致过于单调，整个页面正中的标题也做得非常突出。如果单从设计的角度看，无疑第一个质检报告PPT的效果要优于第二个，但是如果深入分析一下制作该PPT的目的，以及该PPT的受众，就会发现后一个PPT会优于前一个。
质检报告通常应用在工厂、研究所等场所，其目的也很明确，就是对检查结果做一个汇报，所以从目的上看，并不需要向受众传达过多的艺术信息，受众需要的是检查的结果。同时由于这类PPT的受众一般是科研人员，或者偏技术的人员，这类人更喜欢简单明了的设计形式，使用过于复杂的背景和细节，反而会影响受众的阅读。
2.2.1 分辨受众结构的不同
由于宣讲的主题不同、场合不同，必然，宣讲的对象也会不同，换句话说就是受众的结构也不同。社会中的事或物都是千变万化的，因此，宣讲的主题、场合以及受众也是多向性的，而不是单一的。每个人对知识或信息的理解不同，造就了在PPT文档中，制作一个适合受众想要了解的知识或信息的PPT文档是必要的。宣讲者也只有明辨了所要宣讲的受众结构，才能制作出一个适合的PPT文档。例如：宣讲者宣讲的对象是学生，那就要了解学生的喜好和接受程度，有针对性地为学生制作合适的PPT文档，如图2-7所示。
图2-7 教学PPT
从图2-7中的背景以及人物可以看出，这是一个以教育为主题的宣讲，对象为学生。要有针对性地对学生展开论述，详细地为学生讲解。因此在设计时采用两个未成年人板书的背景面画，非常符合受众情况。
若需要宣讲一个电脑芯片材料开发的项目，如果针对的人群是开发者也就是技术人员，那么整个PPT的设计就可以偏向技术方向，例如在文档中使用一些分子结构模型等图片作为修饰，如图2-8所示。如果宣讲的对象是项目的投资者，也就是非技术人员，那么需要强调的就是项目的应用，例如使用电脑的相关图片等作为修饰，其效果如图2-9所示。
图2-8 项目PPT1
图2-9 项目PPT 2
由于宣讲的对象直接影响着宣讲内容的结构、层次和深度，所以对宣讲对象进行深入的分析是PPT成败的关键。如果不切合实际就会有“闭门造车”的危险，往往制作很充实很华丽的PPT，但是无法达到相应的效果。
通过以上对制作一个适合当时场合讲解的PPT文档的分析。可以知道，要想制作一个适合当时场合讲解的PPT文档，就得考虑主题、场合、受众等各类因素的不同所带来的影响，有目的性、针对性地去设计PPT文档，会收到较好的宣讲效果。
2.2.2 PPT受众的关注倾向是什么？
每个受众对PPT的内容的关注都有一定的倾向性，他们或者倾向于内容的简练合理，或者倾向于细节的丰富多彩。同时由于不同行业的限制，受众对PPT的颜色搭配、文字形式、显示结构等都会有不同的偏好。比如从事技术类行业的人相对会比较倾向于冷静的色彩、简洁而明确的布局、清晰而又层次合理的文字形式。下面是一个关于监控摄像技术的PPT，其页面设计就很好地体现了这一点，效果如图2-10所示。
图2-10 监控技术PPT
在图2-10中，首先采用蓝色调作为基调，让整个页面显得干净而理性。然后使用横向的布局，让页面显得非常开阔。通过主题居中的布局让页面结构更加简单，同时主题更加突出。最后在页面的下部使用了与主题相关的图片，避免了页面过于单调。
在设计PPT的时候，由于受众本身的倾向性，他们会对PPT的效果有不同期待。如果最终PPT的效果没有符合他们的审美需求，难免会让受众失望。需要注意一点，受众的倾向性也包括他们的已有经验，例如一个习惯于听“四平八稳”宣讲方式的受众群，如果宣讲者突然改变了PPT的风格，设计得活泼、新潮，他们会觉得非常不适应，最终可能导致根本无法集中注意力听取宣讲的内容。
2.2.3 实现PPT的多元化的设计
在设计PPT页面的时候，要注意围绕目的性进行多元化设计。在整个页面中如果可以让所有的内容都围绕着PPT的目的设计和实现，那么内容无疑会非常集中。在PPT中，使用大量的辅助内容，通常是用来分割和美化页面的，如果可以将这些内容设计得和主题有关，那么对达到目的是很有帮助的。下面是一个通信设备的PPT，其显示效果如图2-11所示。
图2-11 通信公司页面PPT
在图2-11的PPT文档中，使用人物和产品结合的方式展示产品，避免了内容的单调，同时也让页面更有亲切感。背景图片的使用让画面更有层次感，通过使用地球等背景，让人联想到设备覆盖范围之广，也让标题的部分显得更加突出。
围绕受众设计内容，以达到目的作为标准是设计PPT的基本理念，也是所有内容、结构、色彩安排的出发点。如果不能够首先领会并执行这一点，最终的设计必定会“南辕北辙”，无法达到预期的效果。