2.3 房地产公司行政办公类部门职能说明

房地产公司行政办公类部门是负责公司内部大小行政事务，包括公司行政管理、法律事务管理、信息网络管理、部门协调和沟通、计划管理和对外公关联系等工作的部门。不同房地产公司对行政办公类部门称法不同，有的称其为总经理办公室（简称为“总经办”）或行政办公室；规模较小的企业会设立行政人力部，兼管人力资源部部分职能，下面将对以上两种情况的部门职能进行说明。

2.3.1 行政办公室职能说明

房地产公司行政办公室的职能一般包括如下范围。

（1）企业管理：

1）广泛收集各种信息，协助制订公司年度、月度工作计划的工作。

2）负责建立健全公司各项管理规章制度，并对其执行情况进行检查。

3）参与高管计划调整会，提供公司营运能力和市场变化相关数据，为公司领导决策提供参考信息。

4）督导公司的计划实施工作，协助公司分析原因，提出改进措施。

5）根据公司发展规划，组织市场预测，制定年度经营目标并分解。

6）组织编制公司各部门经济责任制，协助完成经济责任制的考核和兑现工作。

7）负责组织对各责任中心的季度与年度工作完成情况进行评价和考核。

8）对公司的组织结构和主要流程定期进行评估，提出调整方案建议。

9）负责公司企业文化建设工作。

10）负责公司信息化建设工作。

（2）行政事务管理：

1）负责起草公司各类文件、报告。

2）负责编写工作总结，全面总结公司的各项工作（包括月、季、年）。

3）负责公司文件、资料的收发、传阅，以及归档、借阅和分类保管，并严格执行保密制度。

4）督办、检查公司决议和公司领导安排任务的完成情况。

5）负责公司会议及各类公司活动的通知、筹办、组织工作。

6）编写公司大事记，定期编辑、发布公司内部通讯资料，如企业内刊。

7）负责处理各类办公事务性工作，如公司文件、资料的打印、复印。

8）负责公司有关印章的保管、使用。

9）负责公司部门间的协调和沟通工作。

10）接待来访、对外公关和联络，负责接待、处理各类投诉、来函等工作。

11）负责公司形象建设，宣传公司品牌，协助领导和相关政府部门关系的建立、维护。

12）负责组织公司公关活动策划和有关实施工作，协助其他部门开展各类业务公关活动。

13）负责办理公司新设企业的营业执照及其他相关证照。

14）组织办理企业资质、资格证书。

15）组织办理企业相关证照的工商年检、复检工作。

16）统筹管理公司各企业的各类证照。

17）组织申报各类企业荣誉证书。

（3）法律事务管理：

1）负责审查公司内部各项规章制度，提供相应的法律依据。

2）负责处理与公司相关的各种法律纠纷，负责各项法律文件的起草、送发等工作。

3）负责审查公司对外签订的合同、协议，提出修改意见，保障所签订的合同、协议的合法性。

4）对公司重大投资、经济活动提供政策法规依据支持。

5）协助下属、控股公司对其法律事务进行办理、指导和监督。

6）建立法律资料库，及时搜集整理新颁布的政策法规。

7）组织公司员工的法制教育。

（4）信息网络管理：

1）负责公司总体信息化规划。

2）实施企业信息化工程，使企业逐步实现管理信息化，领导逐步建立健全企业内部信息资料库。

3）负责信息管理系统的实施与推广应用工作。

4）负责公司外部网站的建设。

5）制定公司信息系统管理的规则，并负责实施。

6）负责公司信息系统硬件配置及维护。

7）负责员工的计算机培训工作。

8）负责与公司各部门进行协调沟通，开发应用适合该部门软件系统。

9）公司交派的其他工作。

（5）合同与档案管理：

1）负责公司档案（除财务档案以外）的归档整理、保管和借阅。

2）负责对业务合同进行登记保管，加强合同管理。

3）指导各部门实施档案管理制度。

4）负责公司公文管理、印章管理，建立用印档案，负责经济类用印文件传递工作。

5）公司下发的文件和外部文件及时传达至各部门，并做好签收记录，部门向上提交的文件及时送报相关领导审核，外来文件登记、分发至相关部门。

6）对公司的年度文件进行登记、管理，对公司下发的文件进行年度文件编码。

（6）固定资产管理：

1）负责公司固定资产的实物管理。

2）公司计算机信息系统建设、维护。

3）负责公司自动化办公设备的购买以及网络系统建设和维护。

4）负责公司有关业务和管理信息数据库的建设与维护。

5）负责公司内部计算机网络及相关设备的维护、保养。

6）负责公司固定资产、办公设备在规定年限内做好报废及更新工作。

（7）后勤事务管理：

1）负责部分办公用品的统一采购、发放与管理。

2）负责公司各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理工作。

3）负责公司领导及各级干部办公的后勤支持，如出差安排订票、订餐、礼仪安排等。

4）负责公司车辆的调配、保养维护等。

5）负责员工食堂、宿舍的管理。

6）负责办公区的安全、卫生等管理。

7）负责其他公司事务，如礼品采买、节日礼品发放等。

8）上级交办的其他工作。

（8）党建、团建及工会管理：

1）负责公司党建、纪检监察、精神文明建设工作及其具体事务。

2）负责公司的对内、对外宣传工作。

3）负责公司共青团工作及其具体事务。

4）负责公司工会的各项事务。

（9）工作协调。

1）对外协调：

①负责安排公司领导与政府及相关职能部门的前期接洽、约见接待工作，协助做好外联、公关工作。

②负责来人来访安排接待、约见工作。

③代表公司出席政府有关部门、行业有关管理机构召开的会议。

④搜集整理并组织编辑公司的对外宣传资料。

⑤与新闻媒体建立联系及合作关系，统一管理公司对外信息的发布。

⑥公司危机管理。

⑦参与公司重大新闻发布会组织筹备工作。

2）对内协调：

①协调各部门做好证件、协议、图纸、工具书籍的发放、归档管理工作。

②协调各部门承办的专项会议（招投标、合同评审等），协调开发项目中的拆迁工作。

2.3.2 行政人力部职能说明

在小型的房地产公司中，行政办公类部门和人力资源类部门的部门职能可以合并在同一部门中，设置行政人力部负责行政和人力两方面的事务，其具体的部门职能如下。

（1）公司人事管理工作：

1）协助公司领导制定、控制、调整公司及各部门的编制、定员。

2）协同各部门办理员工的招聘工作，为各部门提供符合条件的员工。

3）协助公司领导和各部门做好员工的考核、转正、任免、调配等工作。

4）协同各部门对员工进行培训，提高员工的整体素质及工作能力。

5）负责员工工资的管理工作。

6）负责正式员工劳动合同的签订。

7）负责保存员工相关个人档案资料。

8）负责为符合条件的员工办理养老保险和大病统筹等相关福利。

9）根据工作需要，负责招聘临时工及对其的管理工作。

10）负责为员工办理人事方面的手续和证明。

（2）公司行政管理工作：

1）制定公司行政管理制度，汇编公司各项制度，监督检查各部门执行的情况。

2）负责对员工进行遵守劳动纪律的教育及考勤工作的管理。

3）根据董事会批准的行政费用总额度，每月制定公司行政费用预算，并严格控制行政费用的支出。

4）负责公司资产的管理，建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度。

5）负责公司印章和介绍信的管理，严格执行印章和介绍信的使用规定。

6）负责公司文件的管理工作。

7）根据公司行政管理制度，做好电话、传真和复印机等设备的使用和管理。

8）负责对外的接待及票务、住宿等工作。

9）根据总经理的指示，积极组织好公司级的重大会务活动和日常的办公会议。

10）负责公司大事记工作。

11）负责办理营业执照、代码证、统计证、税务证等的换发年检工作。

12）负责法律事务的管理指导工作。

（3）公司后勤管理工作：

1）负责公司车辆的管理和调度工作，建立车辆档案，做好车辆的维修、保养工作，定期检查车辆使用情况，加强对驾驶员、非驾驶员的安全教育工作。

2）负责公司外围环境卫生的管理。

3）负责公司办公地点安全、保卫、消防工作的管理。

4）负责员工食堂工作的管理。

（4）公司公共关系管理工作：

1）负责公司本部来访人员的接待工作。

2）负责公司内的重大危机的协调处理工作。

3）负责公司与各政府主管部门的日常关系的协调处理。

4）负责信访接待工作。

5）负责对派出所、安委会、居委会等单位的联系工作。

（5）公司文化建设管理工作：

1）统一负责公司企业文化的建设和维护。

2）负责公司内部的宣传工作，编辑及印刷公司宣传材料。

3）统一负责公司的对外宣传工作，安排公司人员相关配合工作。

4）负责公司文体娱乐等集体活动的组织安排。