从手机话费报销看组织管理
近一段时间，笔者参与社内人员手机话费报销的规范、统计工作，获得了一些粗略的数据，进行了一些粗浅的思考，不妨在这里跟大家分享。
一、为什么报销手机话费
一个组织的存在与发展，离不开组织内部、组织与外部环境人与人的沟通。沟通是需要工具的。现代社会，不论是什么类型的组织机构，不能设想它没有座机电话、办公电脑、互联网络或者局域网络。手机也是一个重要的沟通工具，“联通改变世界，移动创造价值”。现在有第一个问题：没有哪个企业要员工来支付座机电话、办公电脑、互联网络这些办公设备的费用吧？接着是第二个问题：那是不是手机话费也必须由企业来承担呢？
实际情况是：有一部分企业为一部分成员报销手机话费。原因在于：手机不能完全界定为办公属性。区分办公或私人沟通工具有两个可以考虑的因素，一个是场所，比如固定电话装在办公室，就是用来办公的设备，员工偶尔用来煲电话粥，这是极个别现象；一个是沟通工具本身属性，比如我单位的云因网，就算在家里上，那也是用来办公的。手机这种沟通工具跟网络、电脑、电话等办公设备还是存在区别，手机最大的特点是携带便捷，不像其他工具都可以固定在办公场所，可以确保员工在上班时间为工作需要加以使用。那么，就只能看本身属性了。手机尤其是现在的智能手机趋于多功能化，既有各种办公功能，比如通话、短信、收发邮件等用以联系业务，也有各种娱乐功能，比如手机游戏、手机微信等。所以它不仅具有办公性质，而且具有相当程度的私密性和个人性。总之，手机介于办公工具和私人工具之间，报销和不报销手机话费，都有其理由。人大社现在为部分工作人员报销手机话费。
二、用什么方式报销手机话费
对于怎么报销手机话费这个问题，有一个首要的问题需要认识清楚，那就是把手机话费报销作为一项福利工资待遇，还是作为一种沟通成本支出。虽说手机话费本身具有私人性和办公性两种属性，但是在决定手机话费报销制度的时候，只能选择一种办法，要么持福利待遇的态度，采取普发制方法，把手机话费按一定额度直接计入工资补贴；要么持沟通成本支出态度，采取报销制方法，按照实报实销的原则报销实际手机话费支出。人大社现在采取实报实销的方式，根据岗位和实际工作需要确定报销手机话费人员名单，报销手机话费人员持有效报销凭证（发票），经部门负责人签字后交社办签字登记，到财务部实报实销。采用该种报销方式而不是直接打入工资，笔者能想到的理由如下：
第一，合理与效率。有的工作人员，在单位时可以用办公电话解决相关工作问题，或者可以选择QQ、电子邮件等工具沟通解决问题，而不必要使用手机；有的工作人员，可能要出差，可能在非工作时间还要打电话联系业务，可能有很多对外联系业务，必须使用手机。如果一刀切，全部都可以报销手机话费，吃大锅饭，不仅不合理，而且会从制度的层面鼓励工作人员放弃更廉价的座机或者其他沟通工具而采取相对高成本的手机沟通，不利于成本节约。所以选择根据不同工作岗位来确定手机话费的报销制度。
第二，经济原则考量。从2012年人大社的统计数据看，全年报销手机话费人员282人，报销话费总额42.8万元，人均年报销话费1518元。如果按照目前的报销标准额度，也即不同岗位300元、200元、50～150元的额度全额计入工资，282人的费用支出将是73.4万元。两者的差额在于，我们执行实报实销的制度，从整体看，由于近两年手机话费下调，标准额度已经高于工作人员的实际花费。显然，实报实销比计入工资补贴较为经济。当然，如果改成计入工资补贴的方式，统一发放的标准也是可以调低的。但是在同等标准下，实报实销的支出必然会比全额计入工资补贴更能节省沟通成本。
此外，还有一种意见认为，计入工资补贴就涉及同工同酬，应该给所有员工都加入手机话费补贴一项，这样人大社2012年底共有523人，比实际支付手机话费的282人数量就多很多。这种想法是站不住脚的，同工同酬不是指在一个单位，而是相同的岗位。
第三，税收政策考虑。显然，用发票报销手机话费，这是单位的成本支出，是工作的实际需要，员工没有所得和收益，不需要支付任何税收。而一旦统一计入工资补贴，就一定会要收税，尤其在现在梯级税率情况下，一部分人可能恰因为这不多的钱而提高一个税率，得不偿失。所以，综合来看，我们现在的手机话费报销目前还是有其合理性。
三、话费报销还可以考虑什么
第一，手机的功能扩展加速。我们用发展的眼光来看手机的发展历程，以前的手机无非就是打电话、发短信，现在已经有上网、看电影、打游戏、上GPS等功能，尤其是手机已经具有了金融支付功能，而且以后各种增值服务功能还会增加、完善并占据越来越重要的位置，各种收费也会通过手机来进行，比如微信以后可能收费。在这种情况下，不加区别地一揽子报销手机话费，就只能将手机话费报销更多作为一种工资福利制度了。针对这种丰富多变的发展趋势，应对的办法其实也很简单，就是研究和制定合理的报销标准额度，计算好什么岗位的人大致支付多少工作沟通成本即可，超过部分不予报销。
第二，分计各部门成本问题。本次社内手机话费统计规范，严格按照部门挖坑填苗，以后都会进入年底部门成本核算。这一制度的变化，有利于部门支出成本的精细化计算，有利于主管领导一目了然地知道各部门在该项支出上的年度花费，但是它的作用也受到一定限制。首先，对于不进行利润考核的综合管理与服务部门，这种统计数据实际意义不大，这些部门倾向于扩大话费报销人员名额。其次，对于进行利润考核的部门，部门年度手机话费一部分人报销，但是却记入整个部门的成本，不利于部门内不报销手机话费的人员。解决这两个问题的办法建议也很简单，即严格按照工作需要和岗位要求报销手机话费，控制话费报销人员数量。
第三，话费报销的覆盖问题。制度总不是完美的，话费报销也有覆盖不到的地方。首先，报销人员额度范围内的话费，有工作沟通的成本，也有私人沟通、娱乐的支出。这一点是无法控制的，一是“革命靠自觉”，二是这也算对工作外时间或出差进行工作沟通的一种补偿。第二，不报销的工作人员，虽然是少量也会有部分的手机工作沟通成本支出，目前还没有覆盖。但只要严格按照岗位和额度报销话费，做到“制度公平，机会公平，权利公平”，这种问题现在还可以容许存在。
四、话费报销数据有什么用
数据就是管理的神经元，手机话费报销的数据统计不仅仅是冷冰冰的财务数据，其中还可以挖掘大量的管理信息。下面举几个例子。
比如，相同部门、相同岗位的三名工作人员手机话费报销数额如下：A是2400多元，B是不到1000元，C是1400多元。刨除个人沟通习惯等因素，我们可以推断A的工作量比较大，结合其工作业绩，可以进一步发现沟通成本的支出与业绩的关系。B和C是什么情况？可能他或她是新员工，或者工作沟通方面还不够。这些数据可以给部门管理者了解下属的工作状态做一个参考。
再比如，同样是部门领导，不同的部门领导手机话费差别很大。A是1500多元，B是3000多元。结合实际分析，还可以看到不同的领导管理风格。A可能是管理型的领导，他或她的很多工作直接分派给不同的下属工作人员，自己直接在办公室与下属人员沟通，所以手机话费比较少。B可能是业务型领导，他或她本身就是该领域范围内强有力的业务工作者，在业务工作方面亲力亲为，进行了很多的沟通。
此外，我们还可以从不同类型部门的话费报销数据看到其不同的工作性质所需要的不同量度的沟通，比如，我们可以统计出综合管理与服务部门、发行销售部门、分社业务部门的人均年手机话费额度并进行比较，或者统计策划、营销、销售、发行、市场、管理类人员的人均年手机话费额度并进行比较，这可以为以后制定新的话费报销标准提供参考依据。另外，我们从数据中甚至可以看到不同工作人员的不同性格特征。等等。所以，如果每年底把各部门的数据邮件给各部门负责人，把全社数据归类邮件给社领导，也会是一件有意义的事情。
对于每一个成员来说，手机话费报销是一个很小的议题，但也与个人切身利益有一定关系，而且从管理的层面，也会体现很多一般管理原则和可以挖掘很多丰富的管理信息。以上观点不代表任何部门意见，仅是自己个人的一些思考，希望能与大家交流并有助于我们对手机话费报销制度的了解。