第二章 公文主题与材料
第一节 公文主题
公文写作的主要构成要素包括主题、材料、结构、语言、表达方式等方面。其中，公文主题是公文的“灵魂”，材料是公文的“血肉”，结构是公文的“骨骼”，语言是表达主题的“外衣”，而表达方式是语言的组织方式。只有在公文主题的统帅之下，公文的诸多要素才能有机地组织起来，形成“血肉丰满”的优秀公文。
公文主题，是指公文的中心思想、主要意图，即每篇公文中明确的行文目的和基本观点。主题贯穿于公文的全部内容中，集中表现了发文机关对某一问题、事项、人物等客观管理对象的基本理解、看法、认识和意向等。
一、公文主题的特点
任何公文都有一个主题，即发文者的制发意图、制发目的和主张。与文学作品的主题表达相比，公文主题具有如下特点：
任何写作行为的产生都有一个引起写作的动因。写作动因的萌发是写作活动的起点。与文学作品主题萌发于作者内心不同，公文主题的确立是外在的、被动的。公文撰稿人不是因自身内在的写作动机和情感冲动而引发写作行为，而是因为工作需要或上级领导授意，因而，公文撰稿人大多是在“主题先行”下进行的“遵命写作”，主题多来源于业务职能、上级指示和领导意图。基于此，撰稿人只有正确把握职能职权，领会领导意图，认真听取领导对公文写作的意见，围绕领导意图来选材、立意、谋篇布局，才能将领导交代的主题以公文的形式明白、准确地表达出来。写作过程中，撰稿人不能随心所欲地掺加个人的观点和情感。
文学作品的主题一般不言明，隐含在故事情节与典型矛盾冲突中，主要通过各种文学手段生动、含蓄地暗示出来，讲究意在言外，追求弦外之音，要让读者去琢磨、领会主题。而公文主题恰好忌讳婉曲，而要求发文者在公文中鲜明地表达自己的观点，直言不讳地表明写作目的、意图，以使受文者能迅速了解公文内容，方便办文办事，因此，公文主题必须观点鲜明，态度明确，表达清晰。
一些文学作品由于篇幅长、容量大，反映的社会生活面比较宽广，因而可能不止一个主题。而公文要求一篇公文一个主题，一个中心，一条主线，阐述一个观点，解决一个问题，全文要紧紧围绕一个主题行文。
即使内容较多、结构较复杂，需要撰稿人多角度、多层次表达意向的公文，也要求主题单一，次要观点必须从属于主要观点并为其服务，集中、凝练地凸现公文主题，增强公文的表现力。
文学作品的社会功能是审美教育功能，往往是对诸多人物、事件以及社会生活现象的概括、提炼和塑造，主题形成并不具有特定的具体针对性。而公文的主要社会功能是实用，主题形成中要求明确针对实践中的实际问题提出对策，因此，它必须从实际出发，发现问题，深入分析、研究问题，有针对性地提出处理和解决这些问题的意见、方案，形成公文主题，再回到相应的实践活动中去回答和解决这些问题。其主题在形成、确立以及表述过程中始终存在着明确的目的性和针对性。
二、公文主题的作用
公文主题的作用，是指主题在一篇公文中所具有的实际功能和效用。清代王夫之所言“意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合”，强调的就是主题在文章中的统帅作用。公文的主题也是公文的灵魂，公文的结构、材料、格式等要素均需服从并服务于主题的表达。公文主题的具体作用主要表现在：
主题决定着公文效用。主题是公文的核心和灵魂，公文能否发挥实际效用，解决实际问题，都是由其主题来决定的。如国务院颁布的《关于促进奶业持续健康发展的意见》，各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构收到后都会积极贯彻执行。但是，公文这种影响力的发挥，直接取决于公文主题表达的明确、清晰，如果主题含糊不清、似是而非或表达错误，就会使受文者产生歧义或者错误认识，影响工作的交流与沟通，甚至带来严重损失。
主题影响着公文材料的选择。公文材料的详略、取舍，必须有利于突出、表现主题，因而选材时要根据主题的需要来选择。如果材料与公文主题相违背，无论材料如何新颖、典型，均不得选用。如果主题与材料内容相矛盾，材料杂芜，逻辑混乱，文不对题，势必无法准确传递管理决策、意见，这样的公文也就失去了管理工具的作用。
主题制约着文件的篇章结构、语言修辞的运用、表达方式的选择。公文写作过程中要针对主题选择与之相适应的结构、语言、表达方式等，如《关于召开教学改革工作会议的通知》就不能过多地议论和评论、过多地分析会议召开的原因，而应用简短的文字交代召开会议的依据，选用分条列款的结构方式交代会议的时间、地点等参加会议的各要素。
三、公文主题的表达
公文是办事的工具，公文主题大多要求一文一事，这是由行文目的和公文处理程序决定的。从行文目的看，公文主题单一而明确，恰好便于受文机关理解、把握、处理、执行。从公文处理程序看，公文从写作、制发到受文者知晓、执行以及立卷归档，每一个环节都要以公文主题为处理依据。主题单一明确的公文，便于发文者和受文者办理，这是现代公文处理工作程序化、规范化的客观要求。
通常，一份公文只能有一个行文意图和基本精神，主题内涵要明确，提倡什么、反对什么，该怎么做、不该怎么做，都应当旗帜鲜明地表达出来，不能模棱两可、含糊其辞。公文主题在标题中、正文中的表达，各有自己的表现特点。
即在标题之中一目了然地把公文的主题凝练地表达出来。标题比较简短，要用标题表达主题，就必须做到高度浓缩、准确概括。这种表达方式极为简便，对内容单一、简短的公文尤其适用。
通常，在标题中表达主题的是一个复杂的名词性偏正短语，例如：“最高人民检察院关于认真查办巨额财产来源不明犯罪案件的通知”这一标题中的名词中心词“案件”受到“犯罪”、“财产来源不明”、“巨额”等多重限定后内容确定，外延清晰，而且事由部分反映了公文的主要内容和行文意图。其文件性质是一份“通知”，主要内容是“查办巨额财产来源不明的犯罪案件”，行文关系是最高人民检察院向下级部门发送的一份通知，属于下行文。又如：“国家行政机关公文处理办法”这一标题，是用一个词组“国家行政机关公文处理”表达公文的主要内容，直接点名公文的主题，其概括性强，限定明确，便于阅文者一目了然地知悉公文主题。
标题中主题的表达要注意准确概括发文事项，用精炼的语言将其表述出来，体现公文主题的单一明晰。如果标题抓不准公文的中心思想，概括不够准确，就难以实现行文目的，如一篇公文标题为“关于新建行政办公楼的请示”，从标题上看这是向上级请求批准修建一栋新的行政办公楼，但看了正文后却发现该请示的发文意图并不在于此，而是请求上级划拨新建办公楼的经费，因此，此标题事项就过于概括笼统。
拟写标题时，还应注意慎用或不用含有多重意义的词语以及一些过于抽象的词语。标题要反映公文的本质内涵，因而要实实在在，要多使用一些含义明确的实词，而“很优秀”、“效果较好”、“初见成效”、“工作成绩显著”等缺乏个性的词语只能给人笼统的印象，不能说明具体情况，因而在公文标题中应尽量不用。
即在正文开头、中间或结尾，以片言点明主题或用成段的议论性文字揭示主题。主要适用于一些篇幅较长、内容层次较多的公文。
篇首点明主题，是在公文开头揭示主旨，开宗明义地点出全文的中心，方便阅文者开门见山地抓住公文要领，了解行文目的，把握公文的基本内容。
篇中表达主题，是在正文中以议论或夹叙夹议的方式表达主题，特别是一些篇幅较长的如工作总结、报告等，由于阐述问题较多，往往通过分析典型事例，阐明自己的观点，层层深入，剖析事物内在的规律，来照应主题，层层揭示主题。
篇尾表达主旨，是在公文结尾处进行结论性的表达，概括性地道出全文的主旨。它可以加深阅文者的印象。
由上可见，正文表达方式比标题表达方式能够更加深入、更加充分地表现主题。公文写作过程中，主题表达要抓住重点，详细表述发文事项的主要内容是什么，有什么意见、建议或者对策方案等，简略介绍发文背景或其他有关事项。朱光潜曾说：“每篇文章必有一个主旨，你须把重点完全摆在主旨上，在这上面鞭辟入里，渲染尽致，使你所写的事理情态成一个世界，突出于其他一切世界之上，像浮雕出现于石面一样。”公文的写作也完全符合上述规律。正文中也要提炼主题，使之像“浮雕”一样凸现出来。
四、公文主题的要求
根据公文主题的作用和地位，公文写作中其主题要力求做到：正确、鲜明、集中、深刻。
主题正确，指在公文中作者对事物或问题的认识是正确的，是符合事物发展的客观规律的，符合党和国家的政策、法律法规和规章的，是符合本单位管理职权和领导的管理意图的。公文只有主题正确，才能指导各项工作的顺利推进。这是公文主题的基本要求。
公文主题是在各项管理活动的实践中产生和形成的。只有深入实践，才能发现问题，总结经验，提炼出符合事物发展规律的主题。正确的公文主题将推动我们的工作前进，相反，错误的公文主题必将给工作带来混乱、损失，甚至造成无法弥补的灾难性后果。如关于某一产品大量投放市场的分析报告，撰稿人没有全面深入地调查市场，没有认真仔细地分析研究，就得出应当大量生产该产品的认识和结论，这一结论为企业决策层提供了错误的市场信息，使企业损失巨大，陷入困境。
公文主题正确，还应体现在公文合法性上。如果公文主题违背了党和国家的方针政策和法律法规，超越了法定的职权范围，就得不到法律法规的保护，也就无法实现文件的法定效用，而且还会受到相关法律法规的责任追究。例如：山东省××县供电局在对农村进行电路改造时，以红头文件的形式作了明确规定：农户不论原来使用的电能表是新是旧，都必须更换、使用17种新型号的电能表。但是在被推荐的17种电能表中仅1种在该县市场上有售，且由供电局经营部专营，价格为每部77元，比同类商品市场价高出24元左右。对于购买其指定以外的电能表的农户，供电站则以不合格或未经检验为由拒绝予以安装。这一公文内容严重违反了《反不正当竞争法》和《关于禁止公用企业限制竞争行为的若干规定》：“公用企业或其他依法具有独占地位的经营者，不得限定他人购买其指定的经营者的商品，以排挤其他经营者的公平竞争。”据此，该县供电局的行为已构成不正当竞争，其发文是无效文件，该县工商局责令其予以改正。可见，公文主题的合法性是实现行文目的的重要条件。
公文主题切实反映了一个单位及其领导人的管理思路、组织决策，因此，撰稿人在提炼主题时还需要始终如一地坚持并忠实地表达领导意图，只有这样才能够实现组织管理的目标和行文目的。通常，撰稿人不断修改文稿的过程正是不断找寻适应领导管理指令、决定和意见等的恰当表达方法的过程。如果公文主题不符合领导管理需求，写作行为也就失去了意义。
此外，公文主题的正确，还必须依靠准确的语言表达，否则，就会产生歧义，模糊主题思想，为此，应尽可能选用恰当的词语对中心词加以限定，确保主题的单一性；选用模糊词语时，应界定和说明其内涵和外延，以消除其模糊性和歧义。
主题鲜明，是指主题应清楚明白，直截了当。这是由公文特定的行文目的决定的。发文者希望通过公文传达其管理的意见和决定，而受文者需要从公文中及时获取可应用的认识和信息，这就要求公文的制发者在文中清清楚楚、明明白白地表达出自己的立场、态度、观点、意见，如反对什么，提倡什么，要解决什么问题，怎样解决，最终达到什么目的等，不能含糊其辞，模棱两可。
在标题中表达公文主题可凸现公文的主题内容，另外标题的位置突出醒目，有助于扼要地表现公文的主要内容、行文关系、文件性质等；公文主题还可直接出现在文件的开头部分或者结尾部分，以便阅文者能准确把握公文的主题，如在国务院发布的《国家行政机关处理办法》的第一条“为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法”，即传达出发布文件的意图和全文的主题，具有“立片言以居要”的表达效果。
主题集中，是指一篇公文只能有一个主题。由于公文的主要功能是联系上下、沟通左右、处理公务，以提高办事效率，因而主题内容要求单一明确，这是受文机关把握公文主要精神、执行和落实其内容的重要条件。
公文主题集中，有助于文秘人员在处理公文的活动中果断地判断公文的运转方向和承办部门。公文制发、受文者接收和执行文件内容、办毕文件的整理、立卷归档或销毁的全过程的各项工作，都是以公文的主题为依据来展开的。如果公文主题不清，产生歧义，或者一文多事，公文就会在多个部门之间辗转处理，延长运行时间，造成办文推诿，出现“公文旅行”（公文游历在各个部门）的现象，而无法实现发文的目的。
一些涉及面广、内容复杂的事项，可将一个大主题分解为多个小主题分别制发公文，以保持每一份公文集中、简练，例如：有关公务员考试工作的公文内容比较多，就可将“公务员考试工作”这一主题分解为系列小主题分别制发多份公文，而每份公文只集中表达公务员考试某一个方面的问题，如分别说明报考人员资格审查、考试范围、试卷命题工作、考试时间、评卷工作、不同考试要求等问题。公文主题集中，便于有效地实现每一份公文的实际效用。
深刻，是要求主题能够透过现象看到事物的本质，由表层进入深层，解决“为什么”的问题。深刻，是对人物的品格、事件的社会意义或者问题、现象产生原因的更深层次的理性认识与揭示。为此，公文正文部分不能单纯地就事论事，还要融进对主题的思考、分析、论证等富有现实针对性、操作可行性的思想内容，用深刻的思想内涵统一认识，把主题提升到一个高屋建瓴的高度，再行贯彻执行，就能更有效地指导社会实践。
深刻的主题来源于对事物的深入认识。如何做到深入认识事物呢？首先，要选择好认识角度。角度，是人们观察事物和思考问题的方位。同一事物从不同的角度去分析，往往会得出不同的认识。认识不同，写出来的公文主题也就不同。角度选择得好，能使主题深入、新颖。一篇公文具体从哪个角度入手，要根据不同情况而定，要看它是否有助于深入地认识事物。公文写作时行文目的、行文方向、发文者、收文者不同，其主题也会有所区别，例如：发文者向上级机关行文要从请示、汇报工作角度入手，向其下属机构行文就要突出领导和指导作用，向平级机关发文则更注重工作的沟通与商洽。其次，要用系统的、整体的观点，辩证地看待与认识客观事物。认识一个事物，单从事物本身来看有时很难对它有全面细致的了解，但是，如果将它放到一个大背景下，把它作为整体的一个部分来看，就比较容易“以小见大”，看清它的实质。大背景、整体背景是认识事物的一个角度。此外，还可以通过分析事物各个发展阶段的情况，找出某一事物所处的位置，发现其本质特点。总之，在公文写作中，我们只有选择新颖独特的视角，采取纵横向的系统分析方法，抽丝剥茧，分条析缕，深入挖掘，认真剖析，才能够发现事物的本质，提炼出深刻、新颖的主题，并运用准确的语言来表达主题，说明事理。可以说，公文主题的深刻、准确、新颖决定着一篇公文品位的高低。