第二节 公文材料
公文材料，是公文撰稿人为了某一行文目的，从管理活动中搜集、摄取并写入公文的系列事实、数据、道理和引语等。公文主题只有借助于材料的说明才能有理有据，丰满充实，才能充分“站立”起来。没有充实的材料，公文就显得空洞苍白，难以令人信服。因此，材料是公文写作中不可缺少的要素。
一、公文材料的类型
通常公文材料可以分为理论材料和事实材料。
理论材料，是指公文中所引用的党的路线、方针、政策，国家的法律、法规、规章，各种理论、定理，以及名人名言与警句等。引用时，要忠于理论材料的原意，必要时应说明材料的出处。例如：在公文开头常常引用上级机关的文件内容，在论述某个论点时引用一些法律、法规条款，警句、名人名言，有助于更充分地说明公文主题。
事实材料，是指公文中所引用的反映人、物的真实数据、事例及其他材料。根据内容可将其分为两类：
一是数据资料，如有关对象的理论结论、鉴定结果、获得的荣誉、收到的实效、关系重大的金额、产量、质量等级、次数以及其他重要的数据等。这些材料可以明确说明客观事物的本质特征，是公文取信于阅文者的关键因素。在述职报告、工作报告、总结报告、项目可行性研究报告等公文中常用此类材料，能使公文丰厚充实，具有说服力。
例如：在2007年3月温家宝总理在《2007年政府工作报告》中回顾“2006年国民经济快速平稳增长”时就引用一系列数据加以说明：这些数据直观、清晰，有力地支撑了“2006年国民经济快速平稳增长”的结论，读来令人信服和振奋。
使用数据资料时，要求其真实确凿，不弄虚作假，表述准确，不似是而非或模棱两可。如“受贿十几万元”、“产量增加了好几倍”、“获得省、市、县各级奖励10余次”等模糊表述就往往难以令阅文者信服。
二是典型事例，如人物的行为表现、事件的特殊细节或简要过程等。这类材料具有一定的弹性，可以灵活地选择提炼。使用这类材料，可以增强公文的生命力，使其生动、丰满而且具有可读性。但由于这类材料具有极大的伸缩性，这就需要撰稿人具有较高的认识事物的能力，能在司空见惯的平凡事实中提炼出具有典型性、代表性的事例，挖掘隐藏在现象背后的有价值的事实细节，使公文言之有物。典型事例在各类报告、通报、指示性通知、奖惩性决定等公文中经常使用。
例如：在一份表彰见义勇为的通报中用简短的文字陈述了一个事实过程：通过这一事实陈述，常刚在危急关头临危不惧，挺身而出、舍己救人的高尚品质和助人为乐的精神就跃然纸上，增强了通报的可信度和感染力。
总之，理论材料和事实材料是支撑公文主题内容的两类主要材料，在公文写作中应恰当选择，正确使用，避免公文停留在口号和枯燥空洞的说理上干巴无味，缺乏活力。因此，灵活恰当地选用材料，有助于使公文骨力刚健、血肉丰满，更好地实现公文的行文目的。
二、公文材料的收集
文件撰稿人要获得大量充实而丰富的写作材料，需要广泛搜集。收集材料可以在广泛阅读中、调查研究中以及观察现实中进行。
公文撰稿人可以从日常阅读的大量文件、简报、报刊、资料中筛选、分析、归纳出诸多有价值的信息。逐步收集积累，就能从这些材料中发现重要的动态，学到有用的知识，并为撰写公文提供参考资料。
公文撰稿人要博览群书，养成阅读时收集材料的好习惯。一方面，可根据本单位的业务范围和常用文种所需材料的范围、方向和性质，在平时的阅读中有意识地筛选和积累。另一方面，在接到写作任务后，根据行文目的和写作内容的需要，有目的、有重点地集中时间进行阅读，收集材料。
通常，凡与本系统、本部门、本行业有关的文字资料是阅读时重点收集的对象，如上级下发的正式文件、会议文件、法令规章、各种信息资料，以及领导同志的讲话；下属单位、部门的工作报告、总结、信息材料、统计资料，以及各种群众来信、来访中所反映的现实情况、问题，所提出的意见、建议；本部门制发的各种规章制度、计划总结及其他材料；不相隶属机关的来函来文；报纸杂志上的重要社论，以及与本部门职能密切相关的文章、资料等。公文撰稿人可以有意识地在日常阅读中不断搜集、储备相关材料，积少成多。如只针对一次具体写作活动，则不必全部阅读，而应视写作任务的需要，选择阅读范围。
调查就是通过到现场实地勘察、找知情人询问、通过问卷获得数据等方法，对某一情况进行了解和认识。毛泽东同志曾说过：“没有调查就没有发言权。”因此，我们必须在充分调查研究的基础上，关注管理活动中各种真实、生动、典型、新颖的材料。
调查研究中，调查和研究属于两个不同的程序，分别有自己不同的方法。常用的调查方法有：
1.座谈会调查法：是指召集有关知情人、当事人在一起进行座谈，通过座谈讨论，达到了解情况、收集信息目的的一种直接调查法。其特点是信息集中、直接，易于当场辨明是非、真伪，便于及时筛选、优化信息，从而提高信息的信度和效度。使用此种方法时要注意使参加座谈的人员明了情况，提前发放调研提纲便于准备，适当控制人数便于讨论发言。
2.访谈法：是公文撰稿人依据调查提纲或问卷与调查对象直接交谈、收集资料的一种口头交流式的调查方法。其主要特点是，被调查者与调查者采用对话、讨论等方式面对面地交往与互动，双方相互作用，相互影响。
3.实地考察法：是指深入现场或进入一定情境，运用感觉器官或借助科学仪器，直接观察调查对象来获得资料的一种调查方法。使用此种方法，要在确定调查对象、制定观察计划和提纲后，亲自进入观察现场，要在与被观察者建立友好关系后做好观察与记录。实地观察时要注意现场的真实性，保证考察获得信息的可靠性。
4.问卷调查法：是根据调查的目的和要求设计书面调查问卷进行调查的一种方法。调查表发给被调查者认真填写，然后回收，集中统计、分析。问卷调查的一般程序：设计调查问卷，选择调查对象，分发问卷，回收问卷和审查问卷。
问卷的一般结构：问卷一般包括前言、主体、结语三个组成部分。前言是对调查的目的、意义及有关事项的说明；主体包括调查的问题和回答的方式，以及对回答的指导和说明等内容，是问卷的主要组成部分；结语是对被调查者的合作表示真诚的感谢，这一部分较简短。
问卷的设计要求：从实际出发，围绕具体调查目的、要求或假设进行设计，问题的表述要清楚，所列问题不能超出被访者的能力，应尽量避免社会上的禁忌问题和敏感问题，问题的排列顺序要恰当，文字应简明扼要。
运用上述方法时，必须认真研究调查所获得的丰富材料，以认清本质，把握规律。调查基础上的研究，是调查的深化和发展。常用的研究方法有：
1.矛盾分析法：是指运用马克思主义关于矛盾的理论、法则，具体分析调查对象的内部矛盾及其运动状况，进而认识调研对象的本质属性和特点的一种分析研究方法。
2.系统分析法：是把调查的对象放在整体的系统环境中进行认识、比较、分析的方法。它是反映客观事物整体性的思维方式，要求从客观世界（即研究对象）的整体与要素、整体与层次、整体与结构、整体与环境的辩证统一关系出发，揭示事物的整体关系与整体特征。
3.定性定量分析法：是关于认识事物的性质和数量的研究方法。定性分析是确定对象是否具有某种性质的分析，主要解决“是不是”、“是什么”的问题；定量分析是为了确定认识对象的规模、速度、范围、程度等数量关系而进行的分析，主要解决“是多大”、“有多少”等问题。我们调研时应将定性分析和定量分析结合起来使用，以定性分析来指导定量分析，定性的理论分析要在定量的统计分析的基础上进行，研究结论和建议应是定性分析和定量分析的综合体现。
4.逻辑分析法：是以思维的逻辑形式即概念、判断、推理，从已有的认识合乎逻辑地推论出新认识的方法。它从对象的、纯粹的、概括的状态上考察客体发展的必然性，在揭示其内部逻辑的基础上再现其发展。常用的具体方法有：分析和综合、归纳和演绎、抽象和概括、分类和比较等。
5.因果分析法：即分析事物间的因果关系，追根溯源查找问题原因的一种方法。任何结果均由一定的原因引起，一定的原因产生一定的结果。按事物之间的因果关系，运用辩证思维分析，知因测果或知果查因，找到问题产生的各种原因，深层挖掘问题产生的根源，这是能够对症下药地提出解决问题的对策的前提和关键。
在公文材料收集活动中，公文撰稿人不能只满足于阅读各种公文材料，或听别人的汇报，而应根据写作任务的要求，适当选择一种或多种调查方法，深入业务活动或基层管理实践中，全面深入地了解并掌握实际情况，努力把事情的来龙去脉了解得清清楚楚。只有这样，才能根据“具体情况具体分析”的原则，运用科学的研究方法，得出正确的判断和认识，从而写出切合实际、指导实践的具有创新性的公文来。
通常，公文撰稿人接受写作任务后，如果平时收集的材料还不能满足写作需要，这时，可采取电话、电子邮件等方式调查，也可带着具体写作任务和明确的写作目的进行实地调查研究，搜集所需的第一手材料。开展调查前，要根据写作需要来确定调查对象、范围、有关背景，拟定调查提纲，选择恰当的调查方法和程序。这样既可节约时间，避免盲目性，又可使搜寻的材料与写作任务、写作目的有机联系起来，增强材料的针对性和可用性，提高材料的搜集效率。
观察是对事物的某一局部和细节进行审视，或者对事物的整体进行把握。在观察时，可以有意识地将同类事物进行同中求异的比较，或者将异类事物进行异中求同的比较，或者仔细辨析一个事物发展变化的过程。观察现实不仅是对事物外部形态的感知，更重要的是透过现象把握本质，通过现状认识发展规律。
鲁迅曾说：“如要创作，第一要观察。”在公文写作实践中，公文撰稿人通过直接观察、体验和感受现实，能够获取有价值的材料。如表达事故现场、工作情景、人物情态、产品外观等所使用的材料，就往往来自于撰稿人的直接观察。同时，个人的生活阅历、工作经验，以及在人际交往和工作交往中所接收到的各种信息，常常以内隐、潜在的形式成为写作材料的一部分，它们会自然地渗透到写作过程中，会对某些搜集来的材料起到补充、加强作用，使之更鲜明、更生动。所以，公文撰稿人要注意培养自己观察事物的能力，并力求做到“四勤”：一是眼勤，留心观察周围的人和事，注意发现新情况、新问题、新经验；二是耳勤，广泛听取各方面的意见和反映；三是手勤，将耳闻目睹的各种有价值的情况及时地记录下来；四是脑勤，善于开动脑筋，认真思考，对得到的材料进行分析、归纳，透过事物的现象看到事物的本质，思考解决问题的措施和办法。只要养成“四勤”的良好习惯，坚持不懈，就能逐渐积累有价值的写作材料，建立起一个充实的、动态的材料资源库，使日常的公文写作变得更加轻松自如。
通常，收集材料要求做到：
首先，尊重材料的客观性。不能够主观随意地、先入为主地判断事物。也就是说，不能根据筛选者本人的意愿、口味感受来决定材料的取舍，不能以偏概全。任何事物的发展总有其自身的规定性，这种规定性是不以人们的主观意识为转移的。收集材料时如果不能维护其客观性，就不能保证材料的原始性、真实性、准确性。如此一来，势必会直接影响材料作用的发挥。
其次，注重材料的多样性。系统全面地、多角度地调查、收集材料，如，广泛收集、积累古今、中外、正反、点面、前后、纵横等各个方面的材料，能使我们从广度和深度上反映事物各个方面的情况，为比较、了解、研究事物的全貌提供全方位的参考。通常，材料积累得充分，公文撰稿人在选择材料时就会左右逢源，游刃有余，写作时就能信手拈来，得心应手，写出的公文自然也就会更充实、更具有说服力。
最后，坚持平时收集材料。公文撰稿人平日随时收集那些与自身管理活动密切相关的文件、简报材料，以及做好剪报、笔记、卡片等，能为及时、快捷地完成公文写作任务提供一个良好的材料基础。而在写作任务下达时“临时报佛脚”地突击收集材料，往往会影响公文以及公文写作的时效性，限制撰稿人在短时间内创作出材料翔实、内容丰富的具有说服力的文稿来。
总之，公文撰稿人在日常工作实践中应当做一个有心人，善于借助多种渠道去了解情况、收集信息、储备材料；应当持之以恒，养成良好的收集材料的习惯。只有这样，才有可能获得大量有价值的材料，及时高效地完成公文写作。
三、公文材料的选择
公文材料来源于社会实践，但并不是所有收集来的材料都可以写入公文，也不是材料越多越好。撰稿人要想写出一篇高质量的文稿，就必须针对公文主题的需要严格地筛选材料，恰当地使用材料。
我们查阅、调查、搜集、积累材料时，切忌机械地照搬、照录，而是要不断地分类整理，分析研究，进行筛选，进行合并、剪裁、润色等加工整理工作，例如：按照一定的分类标准将无序的零散材料归纳成有序的系统材料，根据需要将长篇的材料压缩成短小精悍的材料，将口语材料加工成公文语体的书面材料，将芜杂的材料去粗取精提炼为观点和理性认识等。只有这样才能恰到好处地表达主题。
材料加工整理工作应遵循一定的原则：忠实于材料的原意以及数据资料的客观性，准确再现材料中所要表达的主题思想，也就是说，不得主观地根据自己的需要断章取义，或者歪曲原材料所反映的主题思想。只有这样才能保证公文的真实性，实现公文写作的目的。
收集积累的材料并不是全都可以应用到公文写作中，而是要根据公文主题的需要对材料进行“去粗取精、取伪存真、由此及彼、由表及里”的严格仔细的筛选鉴别工作，从而选择切合公文主题的材料，因为选取的材料是用来反映、阐述、论证公文主题的，所以必须保持材料与观点的一致性，特别是在内容上不能离题。一份公文，该说的话没有说透，而说了些题外话，或者该解决的问题没有解决，却抓了一大堆节外生枝的事，这都是筛选材料不切题之故。如果筛选出来的材料不符合题旨，不能说明观点，那么即使再真实、再客观、再典型、再概括也是无用之材。
公文写作时，应当选择那些具有真实性、典型性和现实性的材料来说明问题，表现主题。
真实性材料，是指公文材料真实确凿。真实是指，真正发生过或者正在发生的事实，能够显示事物的本质和规律。确凿是要求事实、引文、数据可靠，经得起核实，如时间、地点、统计数字要精确，直接引文中的字、词、句、标点符号，都要和原文相符，防止表述事实时移花接木，引文时断章取义。要做到筛选材料的真实，一方面，要有实事求是的工作作风，要尊重事实，既要报喜也要报忧，要敢于反映客观事物的本来面目；另一方面，要认真鉴别材料的真伪，要做“去伪存真”的工作，尽可能地查对原始材料和第一手材料，还要在此基础上，花较大的精力，做大量的考证工作，考证其真伪程度，然后决定取舍。如果选用的材料不真实，那么，用以说明或论证的观点、对策或主张也就是虚假的，其危害巨大。
典型性材料，是指同类材料中具有代表性的材料，这些材料具有引人入胜的魅力和广泛的指导意义，并由此产生强大的说服力。典型性材料具有两个特点：一是具有鲜明独特的个性，通常是一些具体的、个别的，而且是新鲜的、奇特的材料，它们容易被人接受，能够给人留下深刻的印象。二是具有明显的共性特征，能够体现同类事物的本质和规律，因而具有普遍意义。选用典型材料表现主题，能够起到以一当十的作用。
现实性材料，是指新近发生或新近发现的事实材料。公文多是各类组织处理当前发生的事件和出现的问题的重要工具，具有较强的应用性和时效性，因此，其内容的针对性、现实性和新鲜感是公文价值的重要体现。选择材料时要密切关注现实生活、社会发展中日新月异的新变化、新形势和新情况，恰当选用与自身公务活动相关联的大量的新鲜事实性材料、最新趋势材料或者能产生创新意义的材料进行写作，只有这样，才能增强公文的针对性和时效性，实现文件的应用价值。
总之，公文材料是丰富多彩的，写作时要围绕主题进行选材，重点选择那些经过核实的材料，禁止似是而非的材料；选择一些能够作为判断事物性质的依据的材料，如理论依据、政策依据、法律依据、事实依据；选择能说明主题的典型事例、图表、数字统计材料；选择能反映事物基本状况的材料。运用真实、恰当的材料来说明、论证、凸显主题，这是收集、选择材料的最终目的。