第二节 公文篇章结构
公文篇章结构布局是指公文正文框架、层次与段落、承转与详略的组织结构方式，是在服从不同公文主题内容需要的前提下，对公文材料进行排列组合，以寻求最佳的表现形式。恰当地安排公文的开头、结尾、段落、层次、过渡、照应等，能使公文结构布局合理，眉目清楚，前后衔接流畅，从而更有效地突出公文主题，实现公文写作的目的。
一、结构思路
思路，指人们解决问题的思维轨迹。思路形成的过程一般表现为出发点、中途停顿点和终点等基本部分。在公文写作中撰稿人对客观事物的认识与思考同样具有一个思路，如在公文撰稿人头脑中形成的公文开头、中间、结尾的顺序等。用文字记录下这种安排顺序，就是公文的结构。因而思路是公文形式结构的基础，只有思路清晰有条理，才能有次序地组织安排公文材料，形成合理的篇章结构。
与一般文章相比，公文的结构思路的特点主要表现为思维的稳定性、表达的多样性、层次的有序性、逻辑的连贯性。
思维的稳定性是人们在长期撰写各种公文的实践中逐渐形成的一种思维定式，表现为公文中各种程式化的结构形式。这些已有的固定模式在无形之中刺激并内在地规范着人们对公文结构思路的设计与选择，一旦接到写作任务，撰稿人就会自然而然地想到该文种程式化的内容结构。例如：撰写调查报告时，人们总是首先想到并按照“基本情况—主要问题—解决办法”或“基本情况—主要问题—深层原因—对策建议”等程式化的思路安排公文结构。使用程式化的稳定的思维模式安排结构，有助于及时完成公文写作的任务。
表达的多样性是人们思维多样性和现实需要多样性的具体表现。公文思维模式的稳定性与程式化，并不排斥公文表达方式的多样性。一篇公文结构的思路安排可以根据公文主题表达的需要，而采取不同的形式，或者按时间先后，或者按空间位置移动，或者按事情发展经过，或者按因果关系等来表达。叶圣陶曾精辟地说：“思想路径未必仅有一个方式，可以这样发展，也可以那样发展，同样地表达了主旨。”例如：撰写典型经验的调查报告，安排其结构布局就有多种方式：一是按“基本情况—取得的成绩—经验（或体会）—问题和意见”安排结构；二是分条列项介绍典型经验；三是分层次使用小标题分别介绍经验；四是根据工作进程分阶段介绍主要成绩与经验；五是采用横向比较的方法介绍、评价工作经验，等等。
层次的有序性是人们思维活动层次性、演进性的具体体现。公文结构思维的进程总是一步一步往前推进的，这种思维进程用语言文字表达出来，就表现为公文的层次性和有序性。例如：撰写工作调研报告，首先要交代具体的工作情况，其次分析存在的问题，第三找出问题的根源，最后提出解决问题的对策、建议。上述四个层次遵循了工作研究的思维过程，层次之间有秩序地推进，连接紧密，条理分明，协同表达公文主题。
逻辑的连贯性是人们思维活动集中性和联系性的体现。一篇结构缜密的公文总要沿着一条逻辑思维路线展开，正是这条逻辑思维线路把公文的各部分有机地衔接起来，使公文成为一个前后连贯的整体。逻辑思维路线像一根“红线”串联起公文的层次和段落，使公文主题突出、层次分明、承转流畅。例如：国务院办公厅《关于油料生产发展的意见》就按照“如何发展油料生产”这一逻辑思维路线，将“油料生产发展的基本原则、目标和任务”、“油料生产扶持政策与项目”、“生产科技支撑能力建设”、“植物油市场调控”、“科学引导社会消费”、“强化组织领导”等六个方面串联起来，使全文各层次衔接紧密，有机配合，突出了公文主题。
总之，公文撰稿人在写作过程中要始终关注以下问题：公文主旨是否集中突出？材料的安排是否先后有序？层次的衔接是否上下连贯？结构形式是否根据授意者的意图和受文者的情况而随机应变？开头结尾是否简明扼要？详略安排是否得当？承转起合是否顺畅？……对以上问题的不断反诘、思考和解决，能够不断完善公文的形式结构。
二、整体构架
整体架构是指公文正文的谋篇布局，是从整体上对公文正文进行规划和安排。公文正文构成如下：篇章←层次←段落←语句，即篇章是由一个或多个层次构成，层次是由一个或多个段落构成，段落是由一个或多个语句构成。根据各种社会组织的公务活动内在的逻辑规律以及公文写作与处理的特点，公文正文整体构架通常可概括为三种结构方法。
三部分结构方法，即公文由开头、主体、结尾三个组成部分构成。开头部分说明行文的背景、目的、原因、依据、意义；主体部分说明具体事项和要求，即告知或要求贯彻执行的具体事项、作出的具体评价或决定、提出需要解决的具体问题、指明解决问题的主要原则和对策等；结尾部分作出结论或者提出希望、号召等。三个部分互相呼应，互为关照，完整地表达出事物发生、发展的内在逻辑和基本规律，以及人们解决问题的基本思维路径，形成一个有机联系的整体结构，有助于人们对公文所表达的事物形成全面的、深入的认识。这种方法在请示、工作报告、调查报告、述职报告、通报、公函、讲话稿等文种中常用。
公文三部分布局结构如表3-1所示。
两部分结构方法，即公文由开头与主体，或者主体与结尾两部分组成。
开头与主体两部分的结构中，开头部分说明行文的目的、原因、依据及基本背景情况，主体部分说明对事项的具体意见、要求、处置措施和方法等。意见、决定、批复、通知、复函、会议纪要、合同、协议书等公文常采用此种方法。
主体与结尾两部分结构中，开头就单刀直入告知公文的内容事项，结尾提出希望、号召或执行要求，或以公文专用词（短语）结尾。公告、通告、转发文通知等告知性文种常用此种方法。
公文两部分布局结构如表3-2所示。
篇段合一结构方法，即全篇由一个层次一个段落构成，直接交代事项，或者表达行文的意图、目的、态度等，其内容简单，篇幅短小，结构单一。命令、决定、议案、公告、转发批转性通知等公文常用此种方法。
篇段合一结构的公文虽然在外在的形式结构上有明显的特殊性，但在内在逻辑上常常体现出公文写作的普遍性规律。一些正文虽然只有一个段落，但依然包括了发文的缘由、依据或目的，发文的具体事项，对收文者提出的希望、要求等。
此外，少数篇段合一的公文，正文内容简单，从外在结构上看只是一个句子，如公布行政法规和规章的公布令、发布规章的发布性通知、部分批转转发性通知等。
公文篇段合一布局结构如表3-3所示。
三、局部设计
在公文结构中，一些局部结构的巧妙设计能够增加公文整体结构的完整性和系统性，使公文的外在形式结构与内在逻辑结构互为表里，更好地服务于公文主题。主要包括公文的开头与结尾、层次与段落、过渡与照应、内容详略等方面的设计。
1.开头，是公文的起始段落。公文的开头要求开门见山地交代公文制发的目的、根据、背景、意义等，简洁地概括公文的主要内容，以使阅文者一目了然地了解公文主题，及时快捷地阅读和处理公文。
公文开头常用的写作方法有：
（1）导语方法，是在公文的开端处以简要的文字，对事情的全貌进行概括，或者介绍事情的结果，或者点明推导出的结论，或者揭露矛盾、提出尖锐的问题等，以此直接揭示公文的主题，引起阅文者的注意，引导其阅读。这种开头主要用于通报、指示性通知、调查报告、工作总结、工作报告、会议纪要等公文的写作中。
例如：国务院办公厅《关于进一步做好改善农民进城就业环境工作的通知》的开头：这段开头集中介绍了农民进城就业的重要意义，农民进城就业环境不断改善的状况、现存的突出问题以及发文的目的，为后文提出加强农民进城就业管理和服务、维护其合法权益、健全劳务市场等有针对性的对策奠定了逻辑基础。
（2）引叙方法，是使用“为了”、“根据”、“由于”、“遵照”等公文专用引叙词来简要交代行文的目的、依据、原因、意义等，直接引起公文的开始，使行文简洁，并有助于表现行文的合法性。多用于请示、报告、决定、条例、规定、办法、通知、合同、协议书等公文的开头。这种公文开头的方法具有较普遍的应用价值。
例如：××省人民政府《关于做好纠正回收违纪挤占挪用社会保险基金工作的通知》的开头：在这段开头中，由“根据……”、“为了……”等引叙词引导的语句，简要交代了行文的依据和目的，有助于阅文者知悉公文内容的来龙去脉。
（3）表态方法，即直接表明公文制发者对人、事物等的意见、态度。一般多用于命令、批复、复函、批转和转发文件的通知、回复性意见等公文的开头。
例如：这个开头直接使用表态词“同意”，态度明确，用语肯定，以便受文者执行公文提出的要求。
2.结尾，是公文的收束段落。公文结尾一般要与其开头相呼应。结尾要求自然、简练、直接，言止意尽，不需要留有弦外之音。
公文结尾的常用方法有：
（1）概括总结的方法：对公文前述内容进行概括总结，做出最后结论，点明公文主题，给阅文者一个完整深刻的印象。多用于工作总结、调查报告、市场预测报告、会议纪要等公文的结尾。例如：这是对前文所述内容的概括总结。这种结尾强调了公文的主题内容，有助于强化阅文者对公文内容的认识与理解。
（2）号召激励的方法：在结尾处发出号召，寄托希望，指明努力方向，以名言警句鼓舞斗志，使公文更具感召力和鞭策性。多用于嘉奖令、决定、通报、通知、工作报告、会议纪要等公文的结尾。例如：
（3）要求建议的方法：有针对性地向有关单位、部门以及工作人员提出要求和合理化的建议，以推动工作顺利展开。多用于决定、指示、通报、通知、意见、批复等公文的结尾。例如：国务院《关于重庆市城乡总体规划的批复》的结尾：对重庆市人民政府和建设部下一步的工作提出了要求，明确了各自的分工和执行要求，有助于批复内容的切实落实。
（4）公文专用词语的方法：用公文专用词语结尾，或者以专用词语组成的短语来强调行文目的和要求，从而明确表示结束全文，这些词语之后一般不再有正文内容。多用于请示、报告、公函、通报、批复、通告等公文的结尾。例如：用于报告、通知、批复、通报、通知的：；用于请示的：用于报告的：用于公函的：等等。
1.层次，指公文的逻辑组成次序。它反映了公文撰稿人思维过程的步骤和表现其思想内容的次序，它着眼于思想意义的划分。
公文中常用的层次安排方法有：
（1）总分方法，即先从总体上概括事物，然后分类别加以说明。分别说明的几个方面具有并列关系。常用于意见、决定、工作计划、总结、通知等公文。
（2）递进方法，即按照事物发生的进程和逻辑演进过程、时空变化的先后顺序、事理的有机联系等安排层次。各层次之间是层层递进的关系。常用于请示、决定、调查报告、工作报告、科技实验报告等公文。
（3）并列方法，即独立表达各层次内容，各个层次互不统属，平行并列，共同表达主题。常用于条例、规定、办法、通告、合同、协议书等公文。
在一份公文中并不一定单纯使用一种层次安排方法，逻辑层次较多的公文也可同时使用几种方法。总之，层次的划分和安排应尽力做到前后有序，逻辑清楚，符合公文内容表达的客观需要。
公文中不同层次表达的常用方法有：
一是使用逻辑小标题表达：例如：《中共中央关于加快农业发展若干问题的决定》的第一个层次即用三个逻辑小标题来表达：“统一全党对我国农业问题的认识”、“当前发展农业生产力的政策经验”、“实现农业现代化的部署”等。
二是使用数词表达：四级逻辑层次采用四种不同格式的数字：
第一级：一、……
第二级：（一）……
第三级：1.……
第四级：（1）……
三是使用词或词组表达：首先，……其次，……再次，……；第一，……第二，……第三，……；会议认为，……会议同意，……会议决定……
四是使用标点符号表达：如分号“；”表示复句中不同分句层次，破折号“——”表示分项陈述等。
2.段落，是公文结构的基本构成单位，又称自然段。其作用是表达思维进程中的间歇、转折。它既是连缀若干句子而成的、集中表达一层意思的话语片段，又是撰稿人根据自己的思路由公文整体结构中析出的、处于由句子到篇章之间的一个不可缺少的过渡单位。一个段落一般表达一个意思，并尽量把一个意思在一个段落中表达完毕。
公文中常用的段落安排方法有：
（1）按类别分段，即将公文内容分成不同的类别，每一个类别独立成为一个自然段，其意义相对独立，各段落内容不得交叉或重复。通常将段落的中心内容概括成一个句子，称为主题句或段旨，并将其置于段落之首，以便醒目地揭示段落意义。如一份关于科技在农村经济发展中作用的调查报告，就将科技与农村经济结合所取得的成就分成不同类别，通过“促进农村经济的发展，增加了农民的收入”、“提高了乡镇企业的管理水平，推动了城乡一体化进程”等主题句分段落进行叙述，使人一目了然地了解公文的内容。
（2）按条项分段，即每一条款安排一个段落，条款内容之间不得交叉。常见于条例、规定、办法、合同、协议书等公文中。如《国家行政机关公文处理办法》中就采用分条列款的方法来交代文种、行文规则、收文处理、发文处理等各项内容。
（3）按操作步骤或程序分段，即将工作进展的每一个程序或操作步骤作为一个自然段落，独立表达一定的意义。在科技类文件的写作中经常如此。如一份产品使用说明书就按其安装、调试、使用、操作、故障排除等工作流程中的具体操作步骤来安排段落。
公文的层次和段落之间是密切联系的。多数情况下，段落要小于层次，一个层次由两个或两个以上的段落组成，共同表达一个层次的意义。但有时一个段落就是一个层次，独立地表达一个层次的意义。个别情况下，段落大于层次，如篇段合一式的段落就是如此。在安排公文段落、层次时应根据实际需要灵活恰当地处理。
1.过渡，指公文上下文之间的衔接和转换，具有承上启下的作用。它是连接层次、段落和语句之间的纽带。公文正文中各个部分之间的过渡承转应该力求做到自然、流畅，这就需要用一定的方法来联系和衔接各个段落和层次，这就是过渡的安排。
公文写作中过渡安排的常用方法有：
（1）选用过渡词。过渡词是承接上文转入下文，或上一个段落和层次转入下一个段落或层次的关联词语。如表示语意转折的“相反”、“与此不同”，表示递进的“更加”、“而且”，表示总结的“总之”、“由上可见”、“由此可见”、“综上所述”、“有鉴于此”、“为此”、“据此”、“故此”、“因此”，表示指代的“此”、“这样”，表示强调的“尤其”、“特别”等。恰当使用这些词语可以使上文对事实的介绍、叙述转为作者主张的阐发、议论或总结，从而自然地承上启下。例如：
（2）使用过渡句。过渡句是用于前一段之末或后一段之首以提起下文或承接上文的语句。如使用“按照上级文件精神……”、“特函复如下：……”、“特作如下批复：……”、“现将有关事项通知如下：……”、“经××人民政府同意，现将××××××工作进展情况通报如下：……”等句子，使上一层次的内容自然转接入下一层次的内容。例如：其中“特批复如下”的恰当使用，将公文从对行文缘由、背景的开头交代部分转入到对具体批复意见（一、……二、……三、……）的陈述和说明，承转自然、顺畅。
（3）插入过渡段。即是用一个自然段连通上下文。例如：在《国务院办公厅关于四川山东两省部分市（县）乱集资乱收费问题的通报》一文中，通过以下自然段来概括前文罗列的事实，并开启后文的决定事项：
2.照应，指针对公文前面提到的内容，后面应有补充、强调或说明；针对后面说到的内容，前面应有所交代和提示，以便保持公文各部分、各层次之间的联系性和整体性，使公文前后照应，文气畅通。
公文写作中照应的常用方法有：
（1）文题照应。即公文内容与标题要相互照应，以突出公文主题。尤其是公文正文应始终紧扣公文标题中所简要概括表达的主题内容，以免出现文不对题的现象，使阅文者产生误解，从而影响对公文的理解、办理和执行。例如：在一篇题为“关于民生问题的若干意见”的公文中，正文一直在说明“教育事业发展情况”。正文内容与标题“民生问题”具有被包含关系（教育事业仅是民生问题之一），但不具有对应关系，题文照应头重脚轻，正文难以支撑标题。
（2）首尾照应。即公文的开头和结尾要密切关联，相互呼应，使首尾内容相互贯通，从而自然地形成一个结构整体。在意见、请示、工作报告、通报、发言稿等文种的写作中常常使用这种照应方法。例如：一份“意见”在开头部分简要地说明了发文目的和提出面临的问题：此文结尾部分再次提出发文要求和强调行文目的：针对开头提出的问题，结尾部分在提出解决的意见、对策后请求转发此意见，公文首尾呼应，主题突出。
（3）前后照应。即公文前面提出的问题在后面应作出相应的回应，以保持前后文在结构和内容上的连续性、完整性。例如：在一份《关于××粮油公司经营亏损情况的通报》中，首先介绍了严重的亏损情况，指出现存的问题及其严重性，随后——分析这些问题并提出了解决的原则和措施。这样，文件前后密切相连，层层递进，行文十分紧凑。
主次，是公文各部分内容在全文中所占的主要或者次要的地位和所起的作用。居于主要地位和发挥主要作用、分量重的部分为主，其余为辅。撰写公文应分清主次轻重，这样可以避免公文平淡呆板，使公文内容轻重凸显，产生较强的跌宕起伏的表达效果。如果不明主次，不分轻重，公文必定显得零乱芜杂。另外，各个层次毫无主次地均匀用力，公文往往很难引起受文者的阅读兴趣。公文内容的主次之分直接表现为内容详略的安排和篇幅长短的控制。
详略，是公文中哪些该详写，哪些该略写。公文写作讲究开阖自如，详略得当，以使公文写得有疏有密，疏密相间，这样不仅能使主题突出，主次分明，而且还能使公文错落有致，匀称和谐。公文写作中，一般根据内容的主次、材料的典型程度等来安排详略，即：主要观点和重要条文要详写，一般观点和次要条文要略写；最能表现公文主题的典型材料的说服力强，要表述得充分一些，应详写；表现公文主题的非典型性的辅助材料，则可以表述得简略一些，应略写。详写部分篇幅长一些，略写部分篇幅短一些。
公文详略安排的主要方法有：
1.“点”详“面”略。“点”是指重要的、富有特色的、引人注目的典型情况，“面”是指横向展开的各个方面的情况。一般“面”上的情况应以概括的方法粗笔勾勒，而“点”上的具体情况则应详细表达。如在工作报告、调查报告、市场调查报告中就经常运用点面结合的写法，先用简短的文字概括某一工作或对象的总体情况，然后引用具有典型意义、特点突出的事例等来说明主题，以点为主，以点带面，点面结合，使公文既具有广度，又具有深度。
2.“实”详“虚”略。“实”是指工作情况、典型事例、数据等材料，“虚”是指认识、道理、看法等观点。由于公文的针对性和实用性较强，因而其观点要少而精，材料要实而详。无论是部署工作，还是请示工作、反映情况，都应把具体情况、措施和事项写得详细些，而长篇的大道理、空洞的议论要少写些，避免那种念起来朗朗上口、听起来铿锵入耳，而执行起来却难以落实的公文。
3.“主”详“次”略。从表现公文主题的角度来衡量，主要的、重点的内容应详写，次要的应略写。如一篇科研项目可行性论证报告应详细表现项目的可行性论证，而人员构成、研究现状等应略写，以使该科研项目能够达到通过论证予以立项的目的。
4.“新”详“旧”略。新情况、新事物、新经验、新问题代表了事物发展的最新动态和趋势，具有较高的参考利用价值，有助于体现公文主题的现实性和时效性，因而应写得详细些，而一些众所周知的情况可以简略些。如某高校一篇反映学生管理工作的报告写了四个方面的经验，其中一个方面是公开选拔“优秀学生助理”参加学校各部门的日常管理，以提高学校管理的民主化和培养学生能力，这是一个新经验，做法是有特点和新意的，应详细介绍；而党课学习、学生社团活动、读书活动等是常规性的工作，不应作为主要经验来写，在文中应略写。