1.1　采购

一、采购的概念

采购活动是人类经济活动的基本环节，无论是生产领域还是流通领域，都离不开采购活动。特别是进入20世纪90年代以后，世界经济进入了一个新的发展阶段，企业之间的竞争加剧，采购被赋予了新的含义，采购管理也越来越受到人们的重视。

（一）狭义采购与广义采购

关于采购的含义，不同的人有不同的理解。美国的采购学者亨瑞芝在其《采购原理与应用》一书中提出，采购概念的范围远远大于交易行为本身，包括采购交易前的计划、供应货源的研究和采购交易后的合同管理等。我国台湾地区的采购专家叶彬在《采购学》中提出，采购是一种技术，“采购即是以最低总成本，于需要的时间和地点，以最高效率，获得适当数量与品质之物资，并顺利交与需用单位及时使用的一种技术”。而英国的采购学者贝雷在其《采购与供应管理》一书中更是将采购描述为一种过程。“组织采购是这样一个过程，组织确定他们对货物与服务的需要，确认和比较现有的供应商和供应品，同供应商进行谈判或以其他方式同其达成一致的交易条件，签订合同并发出订单，最后接收货物或服务并支付货款。”

基于上述理解，可以将采购定义为：采购是企业根据需求提出采购计划、审核计划，选好供应商，经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。这是从狭义上对采购进行定义的。

从广义上来看，除了以购买的方式占有物品之外，还可以通过租赁、交换、借贷、外包等方式取得物品的使用权来达到满足需求的目的。从一般意义上来讲，我们所说的采购是指广义采购。可以从以下几个方面来理解采购的概念：

（1）采购是从资源市场上获取资源的过程。采购的意义就在于提供生产和生活所需要的而自己又缺乏的资源，这是采购的基本职能之一。采购的范围既包括生活资料又包括生产资料，而从另一个角度来说，既包括物质资料（如原材料、设备和工具等）又包括非物质资料（如信息、技术和软件等）。从资源市场上获取这些资源都是通过采购的方式进行的。

（2）采购是商流过程与物流过程的统一。采购是将资源从占有方转移到需求方的过程。这个过程既是所有权转移的过程（即资源所有权从供应者手中转移到需求者手中），又是实体的转移过程（即物质实体从供应者手中转移到需求者手中）。前者是商流过程，主要通过商品交易、等价交换来实现；后者是物流过程，主要通过运输、存储、包装、流通加工、配送等手段来实现。采购是对这两个过程的完整结合，只有这两个方面都实现了，采购过程才算完成了。

（3）采购是一种经济活动。采购是企业活动的重要组成部分：一方面，采购活动要获取资源，保证企业的正常经营与生产，实现采购的效益；另一方面，采购的过程会发生各种费用，产生采购成本。采购就是要追求以最少的成本去获取最大的效益。

（二）采购与购买

与“采购”词义最接近的词汇是“购买”，因此很多人将采购活动简单地理解为买东西。事实上，两者有很大的区别，见表1-1。

二、采购的类型

可以根据不同的标准对采购进行分类。而针对不同的采购类型，可以实施不同的采购策略。下面介绍一些主要的采购类型。

（一）根据采购主体进行分类

根据采购主体的不同，可以把采购分为企业采购、政府采购、军队采购及其他社会团体采购。其中，企业采购是采购的主体，占全社会采购总额的绝大部分。在本书中，如果没有特别说明，一般是以企业采购为主要对象进行分析的。

政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程或服务的采购。政府采购是利用财政款项进行采购的主流，是提高各级政府和事业单位的采购质量和效益，减少采购中腐败现象的重要措施。

（二）根据采购商品形态进行分类

1. 有形采购

有形采购是指对有形商品的采购。有形商品涉及所有的生产资料和生活资料，主要包括原材料、零部件、半成品、成品、能源、辅助材料和低值易耗品等。

（1）原材料。原材料是指构成产品本体部分的物料。

（2）零部件。零部件是指已经完成全部加工过程，只待组装的物料。

（3）半成品。半成品是指已经初步加工，尚需进一步加工的物料。

（4）成品。成品是指具有一定的独立功能，可以对外销售的产品。成品有时是相对的，尤其是在供应链条件下，上游企业的成品对下游企业而言，很可能仅仅是零部件或半成品，甚至是原材料。

（5）能源。能源是指煤炭、燃油等产生热量的物资。

（6）辅助材料。辅助材料是指虽然不构成产品实体，但在产品生产过程中不可缺少的物料，如包装物、润滑油、乙炔等。

（7）低值易耗品。低值易耗品是指劳动资料中单位价值在规定限额以下或使用年限比较短（一般在1年以内）的物品。它与固定资产有相似的地方，即在生产过程中可以被多次使用而不改变其实物形态，在使用后也需要维修，在报废后可能也有残值。

2. 无形采购

无形采购是指对不具有实物形态的对象的采购，主要包括技术、服务和信息，如制造某种产品的技能知识、安装服务、培训服务、维修服务等。

（三）根据采购的科学化程度进行分类

1. 传统采购

传统采购模式是在季（年、月）末，企业各部门申报下季（年、月）采购申请单，由采购部门汇总，制订统一的采购计划，采购计划被批准后于下季（年、月）采购，用于填充库存、满足下季（年、月）企业各部门的使用需求。

传统采购的特点是管理简单、粗糙，市场响应不灵敏，库存量大，资金积压多，库存风险大。传统采购一般是通过询价现购、比价采购、议价采购及公开市场采购等方式来实现的。

（1）询价现购。采购人员选取信用可靠的供应商将采购条件讲明，并询问价格或寄询价单并促请对方报价，比较后现价采购。

（2）比价采购。采购人员请数家供应商提供价格，加以比较后，从中选择供应商进行采购。

（3）议价采购。采购人员与供应商经过讨价还价后，议定价格进行采购。一般来说，询价、比价和议价是结合使用权用的，很少单独进行。

（4）公开市场采购。采购人员在公开交易或拍卖时，随时机动地采购。因此，大众需要或价格变动频繁的商品常用此法采购。

2. 科学采购

科学采购是在科学的理论指导下，采用科学的方法和现代科技手段实施的采购。科学采购是相对于传统采购而言的，主要指采购数量、采购价格、采购时间、采购商式的确定和采购操作更加科学有效。

科学采购主要包括订货点采购、MRP（Material Requirement Planning）采购、JIT（Just in Time）采购、供应链采购、招标采购和电子采购等。

（1）订货点采购。订货点采购既是一种采购方式，又是一种库存控制的实施方法。所谓订货点，就是仓库必须发出订货的警戒点。到了订货点，就必须发出订货，否则就会出现缺货。因此，订货点就是订货的启动控制点，也是仓库发出订货的时间。

（2）MRP采购。即物料需求计划采购，它是根据物料需求计划［根据物料清单BOM（Bill of Material）和生产计划表所做出来的一份计划］进行采购的方式。

（3）JIT采购。即准时化采购，其基本思想是：在恰当的时间、恰当的地点，以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。JIT采购是准时化生产管理模式的必然产物。

（4）供应链采购。即从整个供应链的角度来控制采购成本，解决采购中存在的问题，主要表现为牛鞭效应（Bullwhip Effect）。

（5）招标采购。即采购商作为招标方事先提出采购的条件和要求，邀请众多企业参加投标，然后由采购商按照规定的程序和标准一次性地从中择优选择交易对象，并与提出最有利条件的投标方签订协议的过程。招标采购的整个过程要求公开、公平和公正。

（6）电子采购。即使用互联网、电子数据交换（Electronic Data Interchange，EDI）或电子文件传输来进行的企业间的采购商式。电子采购在采购要求的提出、订单的产生、商品运输和存货管理等方面都有重大作用，一般是通过应用相关的软件来实现的。

（四）根据采购的组织形式进行分类

根据采购组织形式的不同，采购可以分为集中采购、分散采购和混合采购。这种分类方式实际上决定了采购的审批权限。这3种采购商式各有各的优缺点，企业可以根据自己的特点选用不同的采购商式。

1. 集中采购

集中采购是指企业的采购部门全权负责企业的采购工作，即企业生产所需的物资，都由一个部门负责，其他部门（包括分厂、分公司）均无采购权限。

（1）集中采购的优点。其一，企业可以在采购总量一定的情况下，通过增加采购的批量来提高与供应方谈判的力度，从而获得较多优惠；其二，便于企业实施采购商针，可统筹安排采购物资，合理配置资源，最大限度地降低库存；其三，企业不需要设立多个采购机构，可精简人力，提高工作的专业化程度；其四，便于控制采购成本，促进采购流程的规范化；其五，有利于建立各部门共同物料的标准规范，简化种类，互通有无，也有利于减少检验工作。

（2）集中采购的缺点。其一，采购流程过长，时效性差，难以适应零星采购、地域采购、紧急情况采购；其二，采购与需求分离，有时难以准确地了解内部需求，会降低采购绩效；其三，特别是对于非共用性物资来说，集中采购难以获得价格优惠。

（3）集中采购的适用范围。一般来说，集中采购主要适用于集团范围内实施的采购活动，如跨国公司的采购、连锁经营、OEM（Original Equipment Manufacturer，原始设备制造商，俗称“代工”）厂商和特许经营企业的采购。

集中采购是政府采购的重要组织实施形式。政府可将具有规模（包括批量规模）的采购项目纳入集中采购目录，统一由集中采购机关（通常是政府采购中心）开展采购活动，从而获得采购的规模效益。

2. 分散采购

分散采购是指按照需要，由单位设立的部门自行组织采购，以满足生产经营需要的方式。

（1）分散采购的优点。其一，在分散采购模式下，企业下属各单位都享有自主采购的权限，这样可以使采购与生产经营需求结合得更加紧密；其二，分散采购减少了集中汇总、层层审批的烦琐程序，可以很快做出采购决策并立即组织实施，提高了工作效率，具有较好的时效性；其三，分散采购有利于激励机制的贯彻实施，有助于调动采购人员的积极性。

（2）分散采购的缺点。其一，下属单位都具有采购自主权，企业采购管理的难度就会加大，特别是资金控制的难度会加大；其二，各下属单位均自设采购组织，显然会增加整体采购组织的人员数量。

（3）分散采购的适用范围。分散采购适用于各下属单位地理分布比较分散，需求的共性不是很强，并且通过集中采购不能取得规模采购优势的企业。此外，企业的零星需求、紧急需求或地域性很强的需求，都可以采取分散采购的方式。

3. 混合采购

除了采用集中采购和分散采购的方式进行采购外，还可以采用集中采购和分散采购相结合的混合采购商式。一般将需求的共性较强、采购额较大、重要度与风险性较高的项目集中起来采购，而将个性需求、零星需求、一定金额内的临时需求等项目分散开来采购。混合采购既发挥了集中采购与分散采购的优点，又规避了这两种采购商式的缺点，是一种灵活性很高的采购商式。

（五）按采购的范围分类

1. 国内采购

国内采购是指在本国境内进行的采购。例如，国内机械制造企业从国内的钢铁企业采购钢材，服装厂从纺织厂采购布料等。国内采购机动性强、手续比较简单、物流费用较低、供应保障性较好，一般以本币进行结算，遵循本国的法律、法规。

但国内采购的物品并不一定是本国企业生产的，外资及合资企业在本国生产的物品、国外生产而在本国市场销售的物品都是国内采购的对象。

国内采购又分为本地市场采购和外地市场采购两种。在通常情况下，首先考虑本地市场，这样可以节约采购成本、减少运输时间、保证供应；在本地市场不能满足供应时，再考虑外地市场。

2. 国际采购

国际采购是指利用全球资源，在全世界范围内寻找供应商，寻找质量最优、价格最合理的产品（货物或服务）的采购。这种采购一般是直接向国外厂商咨询，与国外厂商谈判，或者向国外厂商设在本国的代理商咨询采购。随着经济全球化的发展，国际采购已经成为企业发展的重大战略选择。

相对于国内采购而言，国际采购具有一定的特殊性，主要表现在以下几个方面：

（1）国际采购更加追求低成本。这是国际采购最大的特点。为了提高企业竞争力，降低企业成本，国际上许多企业往往在劳动力成本相对较低的地区布厂生产。通过国际采购，可以追求采购成本最低化。

（2）国际采购难度更大。由于不同国家（地区）的运输能力、社会条件、自然环境、运作模式等不同，所以国际采购的难度更大。例如，受经济条件制约，西方企业在亚洲地区往往无法找到和使用在西方常见的多式联运的方式，且承运人无法提供准确的信息，致使物流追踪难度很大。

（3）国际采购更加复杂。由于国际采购的跨地域性，使得订货、备货、制造和运输的时间都被延长。而且与国内采购相比，国际采购涉及更多的部门和节点，如物流中心、港口、船公司、海关和质检部门等，手续办理比较复杂。研究表明，在整个供应链中，国际物流费用占货物总成本的2％～5％，但其所花费的时间却占到了30％～50％。

（4）国际采购供应保障性较差。国际采购需要较高的库存，结算币种以供需双方协商为准，一般遵循国际惯例及所在国的法律、法规。这些都是国内采购所不具备的，需要在操作中特别注意。

三、采购的基本程序

高效的采购系统是保证企业正常运营的重要环节。由于采购物品的来源、采购商式、采购对象和采购主体的不同，所以其采购流程可能在细节上略有差异，但基本的采购程序大致相同。

（一）确定需求

需求是采购的依据，采购什么，采购多少，什么时候采购，都要根据需求确定。一般企业采购部门的需求来源有3个方面，即客户订单、物料请购单、部门预测。

（1）客户订单。对于流通企业来说，客户订单是采购的重要需求来源；对于生产企业来说，客户订单决定产品的生产，生产决定物料需求，物料需求决定采购。因此，应将客户订单转换为物料需求，但转换时要考虑物料需求定额。

（2）物料请购单。对于执行集中采购的团体来说，各部门采购物品的需求往往是通过物料请购单来表现的。一般的物料请购程序如下：

① 填写物料请购单。物料请购单一般由请购人根据本部门的需求情况填写，示例见表1-2。

② 部门审批。由请购人所在部门的部门经理审批。

③ 需求汇总。各需求部门将请购单交给采购部门，由采购部门进行汇总。有的企业是将请购单交给计划部门进行汇总。

④ 部门核准。采购部门经理核准汇总的请购单，作为采购计划的制订依据。

⑤ 审批。一般由主管采购的副总经理审批。如果是企业的总经理直接负责采购工作，就由总经理审批。

（3）部门预测。采购部门根据以往的需求数据和形势的发展，预测未来一段时间内的需求情况。预测也是需求的重要来源。

（二）需求说明

确定企业需求后，为了使采购部门的工作能顺利进行，还需要对拟采购的物品或服务细节进行准确描述，如数量、质量要求、包装、售后服务、运输和检验方式等。在描述时，应采用统一术语，以避免理解上的错误。因此，为了保证术语的统一，采购部门应制订一份经常采购物品目录表，并及时进行修正和补充。

注意：需求说明一般以《采购需求说明书》的形式表现。

（三）选择供应商

选择高品质的供应商是采购成功的重要保证。企业可以根据需求描述，在原有供应商群体中选择供应业绩良好者，通知其报价；也可以以刊登公告等方式公开征集供应商，甚至开发新的供应源。

选择供应商需要企业明确目标，这些目标包括供应商能否满足自己需求的质量、数量、交付、价格、服务等。决定这些基本采购目标的重要因素是供应商品质，这些品质包括历史记录、设备与技术力量、财务状况、组织与管理、声誉、位置等。

（四）洽谈价格与签订合同

洽谈价格是采购的重要环节。洽谈的过程是一个反复讨价还价的过程。是否具备良好的议价能力是衡量采购者的首要标准。供需双方就质量、数量、价格、交货期、付款方式、违约责任等进行洽谈，在互利共赢的基础上签订采购合同，实现成交。合同和订单是具有法律效力的书面文件，规定了买卖双方的责任、权利和义务。签订合同或订单是采购实现的标志。

（五）订单跟踪与催货

为了促使供应商按期、按质、按量交货，应督促供应商按规定履约，这个环节就是订单跟踪与催货。对于大型采购来说，应设专职的跟踪和催货人员。通过跟踪，可及时发现并解决问题，保证订单的正常履行。跟踪需要经常询问和落实供应商的进度，跟踪的主要内容有采购品的设计情况、供应商备料情况、生产进度、关键环节的控制、检验问题等，直至商品包装入库。跟踪一般通过电话进行，有时也制订《采购订单跟踪明细表》（见表1-3），以查询订单完成情况。必要时，还要去供应商工厂进行实地跟踪。在跟踪过程中，如果发现供应商不能履行合约，应及时修改或取消订单，调整交易对象或数量，以免影响物料的供应。在货物匮乏的时候，跟踪和催货更加具有现实意义。

（六）货物验收与入库

供应商按承诺发货后，采购部门应根据物品的检验体系，对物品进行严格检验，合格则入库，不合格则按照合同的规定进行处理。货物的验收与入库一般由仓库管理部门负责。

（七）货款结算

供应商交货验收合格后，仓库管理部门会签发《入库单》，并以此作为货款结算的依据。采购部门根据《入库单》核查供应商开具的发票，并通知财务部门按照合同规定向供应商支付货款。

（八）结案

无论是合格付款还是不合格退货，均须办理结案手续，查清各项书面资料有无缺失，绩效是否好坏等，呈报上级主管部门或权责部门核阅批示。

（九）采购档案管理

结案后，采购过程中的各种文件、资料均应列入档案，登记、编号、分类进行保管，以备参阅或事后发生问题时查考。归档的文件应确定保管期限，一般为3年，具体视文件性质和企业实际情况而定。