1.3 采购组织
一、采购组织的职能
采购组织是根据企业采购需求而建立的组织单元。采购组织可以完成物资和服务的采购，与供应商洽谈采购条件，并处理相关交易。采购组织的基本职能主要包括以下3个方面。
（一）业务职能
业务职能包括制订采购计划、组织采购实施、采购品库存管理。制订采购计划是指根据企业总体战略和目标、内外部顾客的需求、企业下一阶段或年度的生产计划或销售预测来确定采购物品的需求，制订采购战略规划和物品的采购计划。组织采购实施是指根据采购规划和需求，组织人、财、物实施采购计划，选择供应商，洽谈价格，确定交货及相关条件，签订合同并按要求收货、付款。采购品库存管理是指对采购的物品进行验收入库、保管保养、发货，确定合理库存量并对库存量进行实时监控，以确保生产和流通的顺利进行。
（二）拓展职能
拓展职能是指将采购管理从企业内部拓展到对供应商的管理，甚至对整个供应链的管理。拓展性活动包括对供应商的评估与选择、与供应商建立合作伙伴关系、对供应商的绩效考评等，以此来降低采购成本、提高供应的可靠性和灵活性，提升企业的市场竞争力。在现代企业采购中，拓展职能已经越来越重要。
（三）支持职能
支持职能是指对企业的采购进货业务提供支持与帮助，并对保证其顺利实现的诸多要素进行管理，包括人员管理、资金管理和采购信息管理。采购组织的支持职能具体有以下几个方面：
（1）企业资源市场分析，掌握市场的供求状况及未来的变化趋势。
（2）供应商的调查与选择。
（3）与供应商洽谈，确保最有力的供货条件，提高采购效率，降低采购成本。
（4）编制采购计划并进行采购预算。
（5）询价、洽谈采购条件并签订采购合同。
（6）对供应商的价格、品质、交货期、交货量等进行追踪、验收和处理。
（7）对采购绩效进行评估与改进。
二、采购组织的类型
在现实中，组织的结构是千差万别的，而选用一种最适合本组织的结构设计方案，是组织结构设计的一条基本原则。作为企业组织结构的一个重要组成部分，随着企业组织结构的演变，采购组织结构经历了“分散型采购组织→集中型采购组织→混合型采购组织→跨职能采购小组”的变迁。
（一）分散型采购组织
1. 基本概念
分散型采购组织结构是随着总部对企业运作管理权限的放开，分支机构逐渐掌管了日常事务而出现的。分散型采购组织如图1.3所示。
图1.3 分散型采购组织
2. 优缺点
分散型采购组织的优缺点见表1-4。
表1-4 分散型采购组织的优缺点
3. 适用条件
（1）小批量采购。
（2）采购品价值较低。
（3）市场资源有保证。
（4）距离总部较远（如异国、异地供应）。
（二）集中型采购组织
1. 基本概念
集中采购的实施主体可以是集中采购代理机构，也可以是部门委托采购代理机构进行。集中型采购组织建立在职能一体化的基础之上，通常是在董事会的领导之下，表现为企业内分支机构的采购活动都要接受总部的管理。集中型采购组织如图1.4所示。
图1.4 集中型采购组织
2. 优缺点
集中型采购组织的优缺点见表1-5。
表1-5 集中型采购组织的优缺点
3. 适用条件
（1）大宗和批量物品。
（2）关键零部件。
（3）保密性强的物品。
（4）易出现问题的物品。
（5）定期采购的物品。
（6）价格较高的物品。
（三）混合型采购组织
混合型采购组织吸收了集中型采购组织和分散型采购组织的优点，决策集中，执行分散，集中与分散协调运用。混合型采购组织如图1.5所示。
混合型采购组织在总部设有采购部门，所属的各经营单位也有自己的采购部门。总部的采购部门和各经营单位的采购部门的分工如下介绍：
（1）总部的采购部门通常处理与采购程序和方针相关的问题。
（2）总部的采购部门定期对下层经营单位的采购工作进行审计。
（3）总部的采购部门对战略采购品进行详细的供应市场研究，供经营单位的采购部门参考使用。
（4）总部的采购部门协调、解决各经营单位之间的采购工作。
（5）总部的采购部门不进行战术采购活动，各经营单位的采购部门实施具体的采购工作，即制订采购计划，与供应商联系、谈判、签订合同，支付货款等。
（6）总部的采购部门可对各经营单位的采购部门的人力资源进行管理。
图1.5 混合型采购组织
（四）跨职能采购小组
跨职能采购小组是采购中一种比较新颖的组织形式。由于这种采购组织的构建与赋予它的职能有直接关系，所以其采购部门各种业务的实施都有其行政管理或上下层关系，而不是说采购部门必须完全听命于需求或委托单位，否则采购部门便无法完成企业所交付的任务。
案例阅读
当年，IBM公司财务出现了巨大亏损，其采购职能被重组。新采购组织建立了一个与供应商的单一联系点（商品小组），由这个小组为整个组织提供对全部部件需求的整合，合同的订立是在公司层面上集中进行的。然而，所有情况下的采购业务活动都是分散的。
采购部件和其他与生产相关的货物是由分布在全球的采购经理组织的。这些经理对某些部件组合的采购、物料供应和供应商政策负责。他们向首席采购官（Chief Procurement Officer，CPO）和自己的经营单位经理汇报。经营单位经理在讨论采购和供应商问题及制定决策的各种公司业务委员会上与CPO会晤。CPO单独与每一个经营单位经理进行沟通，以使公司的采购战略与每个部门和经营单位的需要相匹配。这保证了组织中的采购和供应商政策得到彻底的整合。IBM通过这种方式将其巨大的采购力量和最大的灵活性结合在一起。
对于与生产相关的物料的采购，IBM追求的是全球范围内的统一采购程序，对供应商的选择遵循统一的模式。IBM越来越集中于对主要供应商的选择并与它们签订合同，这些供应商以世界级的水平提供产品/服务。这实现了更低的价格和成本水平、更好的质量、更短的交货周期，因此实现了更低的库存。这种方式实现了更少的供应商及与其逐渐紧密的联系，因为采购总额被分配给更少的供应商，所以IBM可以更多地关注价值链中与单家供应商的关系，并可以发展以持续的绩效改善为基础的关系。
三、采购组织的设计
采购组织的设计是指将采购组织内部的部门专业化、具体化，也就是将采购部门应负责的各项功能组织起来，并按照分工方式建立不同的部门加以执行。采购组织的设计涉及很多活动，但首要的工作还是明确战略、组织和职责之间的关系。战略一旦制定好，就必须借助于一定的组织框架才能得以实施。而且无论采用哪种组织形式，其内部各组成部分必然要各司其职。一个组织的建立到底是基于职能模块、信息流还是以人为本其实并不重要，重要的是组织中的各项工作必须在分配和执行中注意与战略计划、组织目标保持一致。采购部门要想有效地完成其采购业务，必须要重视组织规划和职责。采购组织的设计一般有不同的方法。
（一）按采购地区设计
采购组织可按采购地区分设不同单位，如国内采购部、国外采购部。这种采购部门的划分主要是因为国内外采购的手续和交易对象有显著的差异，对采购人员的工作要求也不尽相同，所以应分别设立部门加以管理。对于国内外都可以采购的物品，采购管理人员必须进行优劣势比较，判定该物品的采购应由哪个部门办理。按采购地区设计的采购组织如图1.6所示。
图1.6 按采购地区设计的采购组织
（二）按物品类别设计
按主原料、一般物料、机器设备、零部件、维护和保养等物品类别，可将采购工作分给不同单位的人员办理。这种组织方式的优点是，可使采购人员熟悉经办的物品项目，采购人员通常能够达到熟能生巧的效果。这也是最常见的采购部门设计方式，对于物品种类繁多的企业尤为适用。按物品类别设计的采购组织如图1.7所示。
图1.7 按物品类别设计的采购组织
（三）按采购物品价值或重要性设计
采购次数少但价值高的，由采购管理人员负责；反之，则由基层采购人员负责。这种设计采购部门的方式，主要是为了让采购管理人员能够对重大的采购项目倾力处理，以达到降低成本的目的，使采购管理人员有多余的时间对采购部门的人员与工作绩效进行管理。物品的价值与负责人的对应关系具体见表1-6。
表1-6 物品的价值与负责人对应关系
另外，可将策略性项目（利润影响程度高、供应风险高）的决定权交给最高管理层（如采购总监），将“瓶颈”项目（利润影响程度低、供应风险高）交给较高层次（如采购经理），将杠杆项目（利润影响程度高、供应风险低）交给中间层次（如采购主管），将非紧要项目（利润影响程度低、供应风险低）交给较低层次（如采购员）。项目重要性与负责人的对应关系具体见表1-7。
表1-7 项目重要性与负责人对应关系
（四）混合式设计
不同的企业有不同的特点，一般企业以物品、地区、价值、业务等为基础，可以形成不同的混合式组织形式。混合式设计也就是综合了运用上述各种采购组织的设计方法，如图1.8所示。
图1.8 混合式设计的采购组织
注意：企业要充分地分析自身的特点，考虑企业内外部的影响因素，建立适合本企业的采购组织结构。同时要注意的是，采购组织结构不是一成不变的，随着企业所面临的内外部环境的变化，需要不断地调整，以便更好地适应环境，完成采购任务，最终实现企业的目标。
四、采购部门的岗位设置与职责
采购部门的岗位设置与企业规模、采购品的种类等息息相关。对于中小型企业来说，如果采购品种类不多，在企业组织结构中一般会设计采购部，受总经理或运营副总经理直接领导；而采购部门设置采购经理、采购主管、采购助理、采购员等岗位。中小型企业采购部门的岗位设置如图1.9所示。
图1.9 中小型企业采购岗位设置
对于大型企业来说，如果涉及的采购品种类多，在企业组织结构中除了设计采购部以外，一般还有商务部和资源开发部。这3个部门均受运营总监的直接领导。采购部主要负责日常采购工作的实施和管理，往往会根据商品品类设置不同的采购小组，岗位设置与中小型企业相似；商务部主要负责洽谈价格和管理采购合同，并设置采购工程师、采购合同管理员岗位；资源开发部主要负责供应商的开发与管理，设置资源开发工程师岗位。大型企业采购部门的岗位设置如图1.10所示。
图1.10 大型企业采购岗位设置
（一）采购经理岗位职责及任职资格
采购经理对采购部的工作全权负责，对采购工作进行全面管理和监控，并协调与其他相关部门的工作。其直接上级是总经理或运营副总经理，直接下级是采购主管。
1. 采购经理岗位职责
（1）主持采购部全面工作，提出物资采购计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。
（2）调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，做到供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购。
（3）审核年度各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金保证最多的物资供应。
（4）要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。
（5）制定物资采购原则，并督导实施。监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
（6）按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。
（7）认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制情况。
（8）在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。
（9）每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出编制报表，报总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。
（10）督导采购人员在从事采购业务活动过程中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务。
（11）负责部属人员的思想、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所有员工适应市场经济的快速发展。
2. 采购经理任职资格
（1）教育背景：理工类或相关专业本科以上学历。
（2）经验：5年以上采购管理经验。
（3）培训经历：受过采购管理、管理学、管理技能开发、项目管理等方面的培训。
（4）技能技巧：
① 具有良好的分析能力、预测能力和表达能力。
② 掌握相关产品的知识，具备采购经验。
③ 熟练使用办公软件，熟悉MRPⅡ计算机系统。
④ 熟悉供应商评估、考核，懂ISO 9000运作。
⑤ 熟悉商品市场、期货市场，具备对市场变化的敏感度。
⑥ 具备良好的英文基础，可进行正式的英文谈判。
⑦ 具有良好的商务谈判能力和合同管理能力。
（5）态度：
① 具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神。
② 遵守严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力。
③ 具有成本意识，能在既定条件下采取各种方法最大限度地降低成本。
（二）采购主管岗位职责及任职资格
采购主管主要负责制订企业的采购计划，指导和监督采购人员按采购制度进行采购作业，满足企业的物料需求。其直接上级是采购经理，直接下级是采购助理和采购员。
1. 采购主管岗位职责
（1）负责拟订采购部门的工作方针与目标，递交上级领导审批。
（2）负责编制年度采购计划和采购预算，建立并不断调整、改善采购制度和流程。
（3）负责及时提供有效的市场信息。
（4）负责管理和监督控制采购部门的工作职责。
（5）负责主持与参与采购部门的会议，协调沟通本部门的各种关系。
（6）负责规划和配置、组织采购部门的人员需求。
（7）负责招聘、培训、开发和考核采购人员，推动采购人员的晋升、调迁和职业发展。
（8）负责监控采购人员的作业进度。
（9）负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力。
（10）负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范。
（11）负责审核订购单与采购合约，核查采购作业发包、验收和付款流程。
（12）负责分析评估所采购物料成本和产品成本，分析竞争情况。
（13）负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件。
（14）负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程。
（15）负责建立并维持紧急需求物料的采购渠道。
2. 采购主管任职资格
（1）教育背景：理工类或相关专业本科以上学历。
（2）经验：3年以上采购管理经验。
（3）培训经历：受过采购管理、管理学、管理技能开发、项目管理等方面的培训。
（4）技能技巧：
① 具有良好的分析能力、预测能力和表达能力。
② 掌握相关产品的知识，具备采购经验。
③ 熟练使用办公软件，熟悉MRPⅡ计算机系统。
④ 熟悉供应商评估、考核，懂ISO 9000运作。
⑤ 熟悉（与产品有关的）物料行情。
⑥ 具备良好的英文基础。
（5）态度：
① 具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神。
② 遵守严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力。
（三）采购助理岗位职责及任职资格
采购助理主要负责编写采购合同等文件、整理采购资料，负责采购部门的日常事务，保证采购部门顺利开展工作。其直接上级是采购主管。
1. 采购助理岗位职责
（1）负责登记请购单、验收单。
（2）负责登记订购单与合约。
（3）负责记录和监督交货。
（4）负责安排与接待来访人员。
（5）负责申请与支取采购费用。
（6）负责申请进出口文件。
（7）负责计算机作业与档案管理。
（8）负责承办保险、公证等事项。
2. 采购助理任职资格
（1）教育背景：中专及以上学历。
（2）经验：1年以上采购助理经验。
（3）技能技巧：
① 计算机操作熟练，了解MRPⅡ系统。
② 懂ISO 9000运作，熟悉培训和有关文件编写。
③ 有一定的报表统计知识。
④ 具备良好的英文基础，能读懂一般的英文函件。
（4）态度：
① 具有良好的从业品德和积极、认真的工作态度。
② 遵守严谨的工作规范，能够完成采购助理的日常工作。
（四）采购员岗位职责及任职资格
采购员主要负责实施专项采购计划，根据采购制度进行采购作业、完成采购任务。其直接上级是采购主管。
1. 采购员岗位职责
（1）负责一般性物料的采购。
（2）负责查访厂商的供应情况。
（3）负责与供应商洽谈价格、付款方式、交货日期等。
（4）负责核查供应商提供的物料的质量。
（5）负责确认交货日期。
（6）负责处理一般索赔案件。
（7）负责退货。
（8）负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息。
2. 采购员任职资格
（1）教育背景：理工类或相关专业专科以上学历。
（2）经验：1年以上采购经验。
（3）技能技巧：
① 掌握相关产品知识、具备采购经验。
② 熟练使用办公软件，熟悉MRPⅡ计算机系统。
③ 懂ISO 9000及采购相关程序。
④ 了解相关产品材料市场。
⑤ 有良好的英文基础。
（4）态度：
① 具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，具有较好的团队合作精神。
② 遵守严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力。
（五）采购工程师岗位职责及任职要求
1. 采购工程师岗位职责
采购工程师主要负责采购物品的价格谈判和品质控制。其直接上级是商务部经理。
（1）调查、分析和评估市场，以确定公司的需要和采购时机。
（2）编制采购计划并实施采购。
（3）改进采购的工作流程和标准。
（4）实时掌控市场价格、技术信息，收集已使用产品的性能和质量信息。
（5）签订和送审采购合同，完成采购订单的制作，确认、安排发货及跟踪到货日期。
（6）与技术、品质部门进行有关技术、品质问题的沟通与协调。
（7）向管理层提供采购报告。
2. 采购工程师任职要求
（1）本科及以上学历，具有3年以上采购工作经验。
（2）熟悉采购流程，熟悉供应商开发流程和渠道，具备产品检验和验货的基本技能。
（3）思路清晰，具有较强的市场分析和预测判断能力。
（4）熟悉ISO 9000质量体系文件要求。
（5）具有较强的协调沟通能力，英语读说能力俱佳；能熟练操作计算机。
（六）资源开发工程师岗位职责及任职要求
资源开发工程师主要负责供应商资源的开发与管理。其直接上级是资源开发部经理。
1. 资源开发工程师岗位职责
（1）负责寻找产品符合质量要求的行业内外的优秀供应商，建立有竞争的供应商体系。
（2）负责供应商资质资料收集、整理，并建立供应商档案。
（3）了解供应商的实际产能，要求并帮助供应商制订产能提升计划。
（4）在产品开发过程中，对过程进行跟踪、检查和协调。对供应商开发过程中出现的问题进行有效的解决，确保产品/零件的开发按时完成，支持批量生产。
（5）确保与供应商的有效联系，受理并协调处理供应商的投诉。
（6）负责与供应商进行合同、价格等商务条款的谈判。
（7）根据对供应商的定期绩效评估，编制优秀供应商及不良供应商名录；制订改善、淘汰、引入供应商的计划。
（8）供应商改进及供应商培训。
2. 资源开发工程师任职要求
（1）本科及以上学历，5年以上采购工作经验。
（2）熟悉供应商和产品开发程序。
（3）懂ISO 9000及采购相关程序。
（4）熟练操作计算机及常用办公软件，尤其要精通Excel的使用；有良好的英文基础。
（5）有高度的工作热情、良好的团队合作精神，诚实守信。
（6）积极进取，责任心强；善于沟通，协调能力较强。
（七）采购合同管理员岗位职责及任职要求
采购合同管理员主要负责采购合同的管理。其直接上级是商务部经理。
1. 采购合同管理员岗位职责
（1）负责采购价格和合同管理体系的建立、完善和更新工作。
（2）负责建立采购价格管理及合同管理流程、起草采购合同范本。
（3）协助采购谈判执行人员起草合同文本，确定主要合同条款，并按公司规定流程组织合同评审。
（4）对部门档案和供应商档案进行管理，保证相关档案的完整准确。
（5）严守公司商业秘密，做好保管工作。
2. 采购合同管理员任职要求
（1）受过质量管理、供应链管理、合同管理方面的培训；3年以上质量管理工作经验或过程审核经验。
（2）熟悉采购相关流程、合同法及财务基础知识。
（3）有良好的英文读写水平；熟练操作计算机及常用办公软件。
（4）具有一定的洞察力，逻辑思维能力强，具有良好的沟通技巧。
（5）有一定的文字编辑能力，工作严谨，办事认真。
案例分析
胡某开了家饺子馆，生意还算火爆。周围小区的不少住户常来光顾小馆，有些老顾客一气儿能吃半斤饺子。胡某说：“别看现在生意还不错，开业那段时间，最让我头疼的就是每天怎么进货。”
刚开业时，直接成本为饺子馅、饺子皮、佐料和燃料，每个饺子的成本大约2角。虽然存在价差空间，但是胡某的小馆总赚不了钱，原因在于每天都有大量的剩余原料，这些原料不能隔天使用，算上人工、水电、房租等成本，一个饺子的成本快4角了。胡某不由得感慨，如果一天卖出1 000个饺子，同时剩余500个饺子的原料，相当于亏损了100元左右，每个饺子的物流成本最高时达1角，加上粮价上涨，因此利润越来越少。
问题的关键在于控制数量，准确供货。其实饺子的数量很难掌握，做少了吧，有的时候顾客来买没有，也等不及现做，眼看块要到手的钱就这样飞走了；做多了吧，就得剩下。
从理论上来说，一般有两种供应方式可供选择：一是每天定量供应，一般早上10点开始，晚上9点结束，这样可能会损失客流量；二是根据以往的经验来预测，面粉的用量比较大，因为不管包什么馅都得用面粉，所以这部分的需求量相对比较固定。
胡某后来又开了两家连锁小馆，原料供货就更需要统筹安排了。饺子馅的原料要根据头天用量进行每日预测，然后根据原料清单进行采购。一天采购两次，下午会根据上午的消耗进行补货，晚上采购第二天的原料。后来，做饺子的时间长了，需求的种类和数量相对固定下来，饺子的成本终于得到了有效控制。
分析：结合案例，谈谈你对采购和采购管理的认识。