2.6.4　档案集中管理的动力机制稳中有变

尽管技术环境发生变化，然而这个社会推行档案集中管理的动力机制并没有改变，成本、分工、控制、服务依然是其运行的动力引擎。所不同的是，在新的技术环境下，计算和衡量成本大小、分工合理程度、控制力强弱、服务水平高下的准绳和方法有所改变。

从成本的角度看，正如2.4.4节所述，系统建设费用取代了保管空间、保管装具成为衡量数字档案管理成本的重要尺度，除了系统购置、开发费用之外，系统维护的投入亦不容小觑。而系统的生命周期平均在3~5年，因此从某种程度而言，系统建设方面的投入是永无止境的。对于任何单位而言，系统建设费用都是一笔不菲的、需要持续投入的开支。此外，我们也应认识到还需要懂得管理和技术的综合型人才、科学适用的制度规范等条件的支撑。银行、保险、航空等信息化开展得比较早的行业，先后开展了更为集约化的系统集中建设，以便降低系统总体建设成本，提高系统控制能力。系统建设方面的费用问题和既有经验，促使我们探讨更为多元化的集中管理之道。

从分工的角度来看，由于档案集中管理的内容增加，因此参与社会分工的角色会增加，尤其是在系统建设方面，普通的系统服务商提供软硬件系统及集成服务，而云服务商则可能直接承担基础设施建设、应用系统建设、系统维护和部分文件管理业务。这个时候，应该格外注意哪些责任是文件形成机构的，哪些责任是档案馆的，哪些责任是服务商的；格外注意哪些责任是可以通过社会力量来分担的，哪些业务是不可以外包的。

从控制力的角度来看，档案数据物理控制重要性仍然较强，尤其是对于国家来讲，不同地理范围的存储，将意味着不同法律环境的制约。相比而言，智能控制的重要性增强，而影响智能控制的要素也变得复杂，尤其是在物理存储不集中的情况下，除了管理责任的明确、管理业务的标准化，还需要考虑技术实现的难易程度。

从服务力的角度来看，网络时代用户对于信息查找的便利性、反应的及时性、检索结果的全面性和准确性的需求都远远超出以前的用户。一站式查询、多维度组织都成为不容忽视的用户需求，这种需求已经催生出跨机构、跨区域的新的集中管理模式，即以查询利用服务的集中为标识的集中服务模式，关于这种模式的讨论我们将在第6章详细展开。

注释

[1]参见Jyzhou：《MongoDB分片的原理、搭建、应用》，http://www.cnblogs.com/zhoujinyi/p/4635444.html，访问日期：2016-03-09。

[2]参见月光博客：《图说Google数据中心》，http://www.williamlong.info/archives/2300.html，发布日期：2010-08-22，访问日期：2016-03-08。