1.2 文档结构傻瓜化

1.2.1 Word玩“变脸”

正当小慧听得一头雾水时，阿智让她先在Word空白文档中输入16段文本并全部选中，然后单击“插入”选项卡中的“表格”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文本转换成表格”命令，并弹出“将文字转换成表格”对话框，设置“列数”为“4”，单击“确定”按钮，完成文本到表格的转换，如图1-9所示。

小慧：哇，酷！变成了一张四行四列的表？

阿智：没错，从上到下依次是国家、省份、地级市和县级市，知道接下来我会让你干啥吗？

小慧正纳闷他葫芦里卖的什么药，阿智让她选中该表，单击“表格工具”下的“布局”选项卡中“数据”组中的“转换为文本”按钮，弹出“表格转换成文本”对话框，在“文字分隔符”选项组中选中“段落标记”单选按钮，再单击“确定”按钮，又将表格转换成了文本，如图1-10所示。

小慧：哇，表格和文本能互相转换，真神奇！

阿智：如果将国家、省份和市县看作各级标题，你会怎样调整它们的结构呢？

小慧：呃，利用大纲视图吗？

阿智：对，这是一种办法，还有其他办法吗？

小慧：那我就不知道了。

阿智：在排版之前，最好先让Word变变脸。

小慧：还要变脸？

阿智：对，先把“导航”窗格（相当于Word旧版中的“文档结构图”）变出来。

按照阿智的指导，小慧单击状态栏左下方的页码处（或选中“视图”选项卡中“显示”选项组中的“导航”窗格），激活“导航”窗格，并切换到“标题”选项卡，如图1-11所示。

阿智：这个“导航”窗格可了不得，集文档结构、快速定位、高级查找、替换等功能于一身，堪称Word的多面手。由于现在未设置任何标题样式，所以只有“标题”栏的功能说明，有没有看到“创建文档的交互式大纲”文字？

小慧：看到了，那怎么往里面添加标题呢？

阿智：不急，等会慢慢玩。我们继续让Word变脸。请反复使用Ctrl+*组合键（或单击“开始”选项卡的“段落”组中的按钮），显示或隐藏编辑标记，如图1-12所示。

小慧：好像只看到每个段落末尾的回车符号。

阿智：对，这叫段落标记，除此之外，当前文档中没有其他编辑标记。现在你随便输入些半角空格、全角空格、制表位、分页符、分节符等，观察对应的编辑标记，如图1-13所示。

小慧：看到了。就像标题段落前的小黑点一样，这些编辑标记都有各自的用途吧？

阿智：事实上，编辑标记对于高级排版非常有用，比如，通过显示编辑标记，可以帮助用户观察并处理多余的分节符、分页符、空格等。

如果你想在屏幕上始终显示某些格式标记，可以选择“文件”菜单中的“选项”命令，在弹出的“Word选项”对话框中设置相应的显示参数即可，如图1-14所示。

小慧：看来，“Word选项”对话框中这么多的参数和开关，值得好好利用啊！

阿智：没错，这里相当于Word的后台，为前台提供支撑和个性化服务。比如，我们可以将不在功能区中的命令按钮（如“计算”“发送到Microsoft PowerPoint”等），通过“Word选项”对话框添加到快速访问工具栏中。

1.2.2 利用“小样”设置标题

接着，阿智让小慧返回Word主界面，选中标题为国家的所有段落，然后单击“开始”选项卡中“样式”组中的“标题1”按钮，如图1-15所示。

阿智：你有什么发现吗？

小慧：哇！“导航”任务窗格里面有标题了。

阿智：再选中标题为省份的所有段落，单击“开始”选项卡的“样式”组中的“标题2”按钮，如图1-16所示。

小慧：太神奇了！标题1、标题2都在“导航”任务窗格里了，而且是按级别排列的。

阿智：好玩吧！为了设置更多级别的标题，还可以单击“开始”选项卡的“样式”组中右下角的按钮（或使用Alt+Ctrl+Shift+S组合键），激活“样式”窗格，如图1-17所示。

小慧：利用这个“样式”任务窗格，如法炮制？

阿智：没错！你分别设置一下标题3、标题4。现在，看看“导航”任务窗格的“标题”栏中有什么变化？

小慧：文档结构一目了然。太方便了！如图1-18所示。

1.2.3 结构调整就这么快

阿智：别高兴太早，结构是用来看的，更是用来改的。

小慧：师傅说得对，那怎么调整或修改结构呢？

阿智：可以先选中“导航”任务窗格里的一级标题“中国”并按住鼠标左键，拖曳至一级标题“英国”的下方，如图1-19所示。

小慧：真方便啊！再按照此方法将一级标题“中国”拖回原处吧？

阿智：没错。以此类推，你就能轻松完成整个文档结构的调整了，如图1-20所示。

小慧：那如果需要对某些标题进行升级、降级、删除或更多操作，该怎么做呢？

阿智：只需在“导航”任务窗格中，右击任一标题，就会弹出一个快捷菜单，如图1-21所示。

小慧：哦，微软设计得真周到啊！标题左侧的◢标记，表示可以折叠吧？

阿智：对，如果是▷标记，则表示可以单击展开该标题。

小慧：哦。还可以全部展开或折叠，或显示到某级标题，确实方便得很。