（六）公文

1．公文的性质及类型

（1）性质

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

（2）类型

①决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

②决定：适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的一种公文。

③命令：党政机关及其领导人发布的带有强制性、领导性、指挥性要求的公文。

④公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

⑤公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。根据内容、作用和发布机关的不同，公告可以分为要事性公告、法定性公告、政策性公告、任免性公告。

⑥通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

⑦意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。

⑧通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

⑨通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况时使用的公文。

⑩报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

⑪请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

⑫批复：适用于答复下级机关请示事项的公文。

⑬议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

⑭函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。

⑮纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

2．公文的格式

《党政机关公文格式》将公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。

（1）版头

正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头，又称为文头、眉首，下面加一条红线衬托。版头包括公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线7个要素。

①份号

份号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。

②密级和保密期限

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

③紧急程度

根据公文送达和办理时限的要求，可分为 “特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

④发文机关标志

发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范性简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

⑤发文字号

发文字号又称发文编号、文号，它是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。发文字号应当包括机关代字、年份、序号；联合行文，只标明主办机关发文字号。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

⑥签发人

签发人是发文机关核准并签发该公文的主要负责人或主持工作的负责人，上报的公文应当标注签发人姓名。

许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。

⑦版头中的分隔线

版头中的分隔线，是指发文字号之下4mm处居中印的一条与版心等宽的红色分隔线。

（2）主体

置于公文首页红色分隔线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

①标题

《条例》第九条规定，标题由发文机关名称、事由和文种组成，称为公文标题“三要素”。

②主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。上行的请示性公文只能有一个主送机关；下行的公文，主送机关较多的，可采用概括性的统称，如：“各省、自治区、直辖市人民政府”、“各有关部门和单位”。

③正文

这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。文中的结构层次序数应准确掌握和使用。

④附件说明（源自百度百科）

公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

⑤发文机关署名、成文日期和印章（源自百度百科）

a．加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

第一，单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

第二，联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

b．不加盖印章的公文

第一，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行，右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

第二，联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

c．加盖签发人签名章的公文

第一，单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行，右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布，在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

第二，联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

注意事项：成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

⑥附注

附注是指公文印发传达范围等需要说明的事项，如“此件可见报”等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

⑦附件

这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

（3）版记

版记主要包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素。

①版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

②抄送机关

抄送机关是指需要了解此公文内容的有关单位。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，抄送机关排列顺序一般为：上级机关排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等排一行，人大、政协、法院、检察院等排一行，其他单位全排一行。

③印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

④页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

【例】下列属于行政公文格式必备要素的是（　　）。

A．附注

B．附件

C．签发人姓名

D．成文日期

【答案】D

【解析】《党政机关公文处理工作条例》第九条规定，公文一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。必须说明的是，并非所有的公文都要由这些要素组成，但其中的发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期这9个要素是一般公文的固定组成部分，其他要素是否标注要视公文的具体情况而定。因此答案选D。

3．公文行文规则

（1）行文总规则

①行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

②行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（2）向上级机关行文的规则

①原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

②党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

③下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

④请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

⑤除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

⑥受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（3）向下级机关行文的规则

①主送受理机关，根据需要抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

②党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

③党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

④涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

⑤上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（4）其他行文规则

①同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。

②党委、政府的部门依据职权可以相互行文。

③部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

4．公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

（1）发文办理程序

发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，是对公文进行拟制、处置和管理。发文办理主要程序包括：复核、登记、印制、核发。

①复核

发文机关负责人已经签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

②登记

对复核后的公文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。

③印制

公文印制必须确保质量和时效，涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

④核发

指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、结构格式等进行复核，确定发文字号、分进单位和印制份数。

【例】行政公文发文处理是行政机关日常必须做好的基础性工作，也是办公部门处理行政公文不可或缺的工作内容，发文处理的首要任务是对行政公文进行（　　）。

A．管理

B．办理

C．传递

D．撰制

【答案】D

【解析】发文处理的一般过程包括：①第一阶段：文稿的形成，包括拟稿（撰拟公文文稿），会商、核稿、签发。公文的撰制是发文处理的首要任务；②第二阶段：公文的制作，即注发、缮印、用印或签署；③第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出；④第四阶段：处置办毕公文，包括：立卷归档、暂存、销毁等。因此答案选D。

（2）收文办理程序

收文办理是指对所收到的本机关外部的公文进行的办理与管理活动，其程序主要包括：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。

①签收

签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。

②登记

对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

③初审

对来文的主送机关、公文格式、承办单位进行初步审查把关，通常包括收文的处置方法、程序，承办单位及责任，承办的要求等。

④承办

承办单位接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上单位承办的文件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。

⑤传阅

将公文送有关领导阅知，并做轮签记录。随时掌握公文传阅去向，避免漏传、误传和延误。机要文件传阅当天送、当天收回，或阅文者在经办室阅读。

⑥催办

根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。

⑦答复

公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（3）公文整理归档

需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。