1.3 基于Web 2.0的变革回首：前人走过的路途

1.3.1 文献调研的策略

由于Web 2.0涉及社交网络、大数据、云计算等多方面的内容，与数字文件、个人档案等研究有交叉，且选题基于互联网的背景，因而采用了如表1-1所示的检索关键词。为了尽量完善检索结果，本书采用了四种检索途径结合的检索策略：第一，文献数据库关键词检索。第二，对处于前沿和有影响力的英文档案学类期刊 Archival Science, Archivaria, The American Archivist, Journal of the Society of Archivist, Archivesand Manuscripts, Records Management Journal, The Information Management Journal 2005—2015年的文章进行摘要阅读，选择相关的文章。第三，谷歌关键词检索。除去与以上两种策略获得的检索结果重复的文献，还检索得到政策、会议成果等20篇文献。第四，通过阅读文献的引文，结合图书馆的资源，获得相关专著4本。具体结果如表1-1与表1-2所示。

1.3.2 文献调研的发现

如表1-3所示，围绕第一代网络的档案学研究有部分成果，未指明Web 2.0，实质上却是基于Web 2.0的档案学研究先锋。随着Web 2.0应用的普及，档案学也更加关注它带来的影响，在不同主题的研究中或多或少地提及Web 2.0带来的影响。在研究不断拓展与深入的过程中，将主题置于Web 2.0环境中的档案学研究不断增多，针对性的研究渐成规模。同时，与档案学研究有着密切联系的博物馆学、图书馆学、情报学等研究在实践中有较多交集，它们也有部分研究成果涵盖档案学研究范畴。从研究趋向来看，它们逐渐将Web 2.0环境中文档管理构想为参与式管理，并通过实践案例加以佐证。

1.3.2.1 Web 1.0阶段的铺垫性研究

在Web 1.0阶段，档案或相近学科的相关研究中围绕网络对文件、档案或图书资料管理的影响，包括网络信息资源的归档、保存、利用等管理环节的研究。

一方面，由于Web 2.0与Web 1.0有一定的区别，关于后者的研究无法完全适用于前者，但在两代网络交替时期的研究为前者的研究奠定了基础，在研究问题与方向上也有一定共性。研究成果围绕不同主题，聚焦于网络信息资源管理，为进入Web 2.0环境中的信息档案化管理提供借鉴。

综合性的研究如《政府网络信息资源归档与保存》将图书馆与档案馆、形成者(政府机构)认定为归档保存的责任主体，从采集方针、类型、频率，以及深度与广度设定策略，为我国的政府网络信息资源归档提供了制度和体系方面的建议。更具针对性的研究则主要锁定网络信息的归档、保存、鉴定等环节，例如致力于从责任主体的角度完善网络信息的管理，将形成者、出版者、档案馆与图书馆等网络信息保存的责任主体区分为短期与长期的责任者，依据不同的责任构建责任体系模型和执行机制。极为核心又面临诸多困难的网络信息价值判断的研究则主要表现为价值的划分与价值判定标准的建立，或从网络信息相关利益者如网络信息生产者、网络信息服务商、网络信息用户的角度解析出不同的意义，建立起判断网络信息价值的真实性标准、满意度标准、内容标准、组织标准、效益标准。这些研究在一定程度上可供借鉴，尤其是强调信息管理中不同主体的参与和协作。

另一方面，Web 2.0在2004年左右提出，因而，部分关于网络和文档管理的研究尽管未提及Web 2.0，但在本质上却是密切相关的。《网络对档案馆的影响》就是此类文章，它阐述了两个问题，这两个问题也是Web 2.0环境中文档管理的重点研究问题：“谁是档案全宗的新形成者；在信息网络中，是否存在像是档案全宗的东西，被认为是个人或集体在活动中形成或接收到的文件集合？”这篇文章的观点则是，“网络兴趣社区作为新的历史主体出现，需要档案新的思考，社会记忆的反思，个人及其社会力量的介入。档案工作者需说明档案工作中的分析框架，在网络上形成新的档案概念，从而重构实践，这特别体现在记录的选择以及著录的实践中。因而，网络会成为一个人找到集体记忆的地方，档案工作者会在其中成为网络进化的中介和调节者，所有的个人都能看到和探究媒体而成为相关利益者”。这类研究也再一次强调了多主体对档案管理的参与，尤其是个人。

1.3.2.2 Web 2.0阶段的提及性研究

Web 2.0在2004年提出之后，以社交媒体、协作平台等方式流行，最初是在某些主题的研究中提及Web 2.0、社交媒体或社交网络，以此作为研究展望的背景。这些研究涵盖了档案理论与实践中的多方面，主要为两大类。

(1)档案馆或图书馆等记忆机构的数字档案管理，研究重点在于如何吸引用户参与，通过与用户的互动和协作来优化档案资源的开发、利用。随着网络的普及，更多的公众希望可以看到和用到在线的档案，但是面对日益增长的信息难以做到。Web 2.0则提供了一种方法：协作生产，即各档案机构、文化机构合作，并将感兴趣的个人纳入，共同生产，对外开放。志愿者选择参与项目的能力和决定花多少时间的能力是在网络环境中进行协作时区别于其他志愿者工作的地方，Web 2.0工具的开发和对社交媒体如Flicker的联合使用证明了这点。正在不断出现的大众分类和社会标签法证明了感兴趣的个人会投入时间及精力到网络中，档案工作者的工作就是确保这种标签法支持档案利用系统，通过这样的方法，公众的档案变成公众制作的档案，为公众所用。2005年启动的“下一代检索工具”的研究项目，是利用网络技术为名为“北极熊探险”(The Polar Bear Expedition)的数字汇集提供新的在线检索工具。他们利用Web 2.0的理念、技术以及平台形成了互动的虚拟档案馆。用户评论著录，采用加标签等方法将用户的输入作为检索过程中的过滤和推荐工具，为用户在寻找和服务档案的过程中提供社会导航的功能，实现检索工具和服务网站的升级，提升档案资源的可获取性，为用户提供更加准确和丰富的资源。

(2)从记忆、身份认同、人权、正义等人文社会角度展开的研究。

一方面，研究着眼于Web 2.0可以通过吸引不同主体的参与促进档案实现各自的记忆建构、身份认同、正义、人权等。安德鲁·弗林在社区档案的研究中认为：Web 2.0的技术和基础设施可以推进社区档案馆的建立，以保障边缘群体和普通社区的权利。通过Web 2.0提供的虚拟环境，有着共同兴趣的社区在形成中不再需要物理意义上会面的地方，分散区域的人得以聚在一起。这样的变化甚至让人将网络平台视作收集、储存和分享社区记忆和档案，尤其是照片、扫描文件及口述资料的地方。在关于身份认同与档案的研究中，英国国家档案馆利用Web 2.0开展一系列措施，例如在Flicker上建立相册，整理个人档案，保存博客，贡献内容到维基与YouTube上或是建立社区作为“你的档案”(用户的档案)的一部分。这些英国国家档案馆利用Web 2.0做的努力，都对形成个人与集体的身份认同有积极作用。

另一方面，Web 2.0所形成的信息通过记忆、身份认同、正义、人权等对文件、档案的理论与实践产生影响，各主体尤其是个人参与是关键。档案同个人、集体记忆与身份认同有着密切关系，身份认同根植在记忆之中，记忆则需要档案和社会空间的支持，这些档案和空间随着Web 2.0的普及正在越来越多地转移向网络，这都在推进着档案范式的转变。在关于档案馆作为记忆场所的研究中，伦敦档案馆使用Web 2.0来共享信息，Web 2.0使用户成为内容生产者，从而将形成新一代的档案馆，让人们上传文档给档案机构，述说自己的故事，档案馆成为构建个人和集体记忆的社会空间。

其他研究比较分散，例如，在个人数字信息归档和保存的研究中，提及通过Web 2.0的应用如社交网站解决保存问题；数字时代的机构电子文件管理，在对电子文件管理中使用Web 2.0的技术和应用来优化管理环节，如在电子文件的分类中采用分面分类法，使用了一种Web 2.0类型的集成语义信息服务软件优化用户体验；从语言学角度考察归档Web 2.0环境中的信息，研究发现Web 2.0网站如MySpace和博客呈现的文本主要功能是用于交流感情和聊天，通常表现出来的都是实时的没有修饰的表达。

1.3.2.3 Web 2.0阶段的专指性研究

Web 2.0的影响不仅在于技术层面为文档管理提供延展的平台，而且给文件、档案职业带来的是在技术、信息和文化领域的持续挑战。在这样的一个世界里，技术扩大了人类创造和社会互动的范围，参与式文化成为全球性的，互联网已经从根本上改变了对社区构成的理解。因而，研究不仅限于以Web 2.0和社交媒体的工具性应用促进档案管理服务，而且是关于其技术、文化、信息、社会等影响给文档管理理论与实践带来的变化，这是更加重要的方面。有文章指出需要重新考虑信息生命周期、文件、档案的概念乃至来源的定义，获取和保管这些类型信息的相关挑战也出现了。

关于文档管理的目的是否合适的问题已经开始提出：文档管理是否会因为只关注官方文件、档案而在大环境关注社会与个人的趋势中面临过时的风险。更多研究者认为文件、档案会继续在Web 2.0环境中存在，其作为固化信息与普通信息有着根本区别，代表更加有价值的信息。无限的容量和检索技术并不能取代文件与管理的功能，同时文档管理的功能也需要在新的网络环境进行调整，以更好地发挥效用。

因此，文档管理的理论与实践需要进行反思和重构是必然趋势，这在当前的研究成果中表现为：如表1-4所示，从2005年开始，研究随着Web 2.0的普遍使用更加有针对性，虽然来自不同的立场和角度，但绝大多数的研究都指向参与式的文档管理。

(1)Web 2.0环境中档案的界定

信息形成和管理正在进行着技术上的转变，最根本的在于各类主体如个人、网络平台参与信息的形成，多主体协作形成的信息成为档案的条件难以确定，意味着档案的概念需要重新界定。

档案的概念与Web 2.0环境中生成的信息有矛盾之处。在Web 2.0环境中，档案定义中固化的内容、背景以及结构与网络信息的流动性和多变性形成冲突，尤其是网络环境中新媒介和主体的参与，在定义和呈现上都对档案提出挑战。网络档案的定义似乎更近汇集(collection)，这是由于德里达的理论等导致更多人关注到档案以及新媒介，例如网络导致人们对档案有不同的新理解，这并不意味着之前的档案定义需要被替代，只是要关注到新定义的不同。在科学数据的案例研究中，档案的形成者和保管者对“文件、档案”的认识有着根本不同，例如科学家把所有的数据、数据库或相关信息当作文件、档案，而档案工作者则更为严格，这种不同随着网络空间中的分散互动信息的出现而更加复杂，在Web 2.0环境中，活动的、社会的以及个性化的信息数量不断增长，如果这个问题不解决，这些信息就无法成为档案。

InterPARES提供了基于文件身份鉴定学和档案学的电子文档要素分析模板，对Web 2.0环境中的文件、档案界定有着一定的借鉴价值，例如以形式、背景、内容、载体、活动、媒体等要素解析政务微博信息，得出政务微博信息有着成为档案的本质性要素，即可固化的原始记录，但这也面临着Web 2.0环境中的信息特性如依托第三方平台以及互动性的挑战，需要做出新的调整。

(2)Web 2.0环境对文档管理的影响

在目前Web 2.0环境的档案实践中，档案工作者遇到了未能用当前方法解决的问题，例如多主体参与造成的所有权、隐私、安全、利用问题，以及海量信息的捕获与归档的困难，存放于第三方平台的缺陷等。例如，在伦敦奥运档案的项目中，很多有着文化遗产价值的网络信息来自全球网络，需要网络归档来捕获它们，面临的困难在于捕获社交网络和公民媒体中的信息，主要表现为如何完善捕获过程中无法确认的来自动态交流平台的信息的技术需求以及如何选择需要长久保存的信息。因而，管理层面的研究更加繁杂，涉及此前的管理方法是否有效，是否需要调整，Web 2.0环境中新的管理如何，哪些主体的记录需要被归档，怎么保管和利用等。

Web 2.0的影响提及很多的是信息的多主体和多来源。在Web 2.0环境中，随着利用者对其信息管理自主权和所有权的意识的提升，共同形成者(co-creator)的概念不断提起，用户同时成了生产者，这也使文件、档案理论、方法论以及实践面临范式转变。维基、博客、YouTube等Web 2.0应用正改变着文件、档案形成和保管的方式，如果主体输入内容，产生资料，他们就对文件、档案有了所有权，也有更多控制未来使用的权利。一旦多主体被赋予参与权利，档案职业需要面临不同形成主体间的冲突、混乱不受控制的用户行为与文档管理理论论述的复杂性以及同每个主体的矛盾，这些都将影响并帮助理清和阐明文档管理及其管理者在正在改变的时代中的角色。例如，政府2.0意味着文件、档案在政府机构和公民的互动中形成，公民成为业务职能的一部分，成为共同的形成者。在互动与超链接的数字世界中，文本变为超文本，在阅读中重构，用户成为作者。这并不是说他们一定被赋予了所有权，但是也需要对管理、获取和利用的权利进行拓展。

文档管理的转变还涉及档案职业的重新定位。这包括档案工作者怎么看待他们的职业角色，例如身份认同，有什么新的能力需要，档案工作者怎么界定他们的技巧和工作表现。面对网络环境，他们面临着资源、能力还有定位上的问题，面对电子环境，他们需要知道应固化什么资源，扮演什么角色，具备哪些能力。档案工作者个人要考虑如何开展业务；档案职业群体要思考如何在新环境中帮助管理文件、档案，防止社交网络对文件、档案保密性与资产价值的伤害以及明晰法律、数字发现对文档管理的影响。

在这样的背景下，一方面，学者意识到Web 2.0环境中的信息有纳入文档管理的必要，尤其是第三方的社交媒体在政府机构、企业、其他社会组织中普遍运用，形成的信息价值在记忆、研究、业务、法律等层面均得到认可。

另一方面，学者认识到Web 2.0对业务机构提出新的管理需求。因而，他们纷纷梳理Web 2.0在业务机构中的应用情况、所形成信息的新特点、对文档管理的影响，以及提出对应的解决思路或方案。从信息本身来看，Web 2.0的社会数据有多元背景与动态化的特点，文档管理的需求是保持归档数据的不变性和对数据的有效处置，由于管理主体的不同，要依赖使用平台的管理、采用第三方的工具和解决方案等。Web 2.0在业务机构中的使用给文件、档案以及信息部门的挑战不止如此，微观层面涉及分配管理和保管信息的责任；海量半结构化、非结构化和动态变化的信息的形成、收集、存储和传播；信息的控制利用；信息的安全与完整性；提供利用的工具；对分散在不同系统和数据库中的信息的法律后果评估；决定多少信息可以成为公共的；管理工具和技术使用等。宏观层面的挑战则包括：管理层面的权力与责任的分散和低效；政策层面源于文件、档案本质的变化要求管理的调整，主要在于定义、价值的判定、利用、处置、保存方面缺乏标准和原则以及评价；技术层面涉及捕获、管理和保存上的困难；能力层面表现为资金与培训的不足。

(3)从不同参与主体角度探讨参与式的文档管理

下面以Web 2.0环境中形成的信息为对象，以多主体参与作为文档管理重构的方向，从不同参与主体的角度来探讨独立的或是协作的参与式的文档管理。

学者围绕在Web 2.0环境中呈现的契机和挑战，从不同角度形成研究成果。这些研究从文档管理的角度审视不同的参与主体在Web 2.0环境中的信息管理，具体地描述不同的主体如何管理在Web 2.0环境中形成的信息，以文档管理的方式管理这些信息存在的困难，依此提供可供参考的构想、政策、指南、工具、案例等。

①从档案机构或其他记忆机构即文件、档案的永久保存者出发。这类应用性研究对Web 2.0的关注是在技术层面，通过Web 2.0的技术、工具和平台来提升档案管理水平，利用Web 2.0开展档案工作，开通用户参与的渠道与功能，分享档案资源，与用户开展良好互动。

Archivemetica的博客上在2005年就发布了一篇文章探讨Web 2.0与利用数字档案的关系，文章谈及Web 2.0已经迅速成为有巨大市场的应用，将使网络信息管理呈现去中心化，更能实现终端用户的信任，因而需要探讨数字档案的所有者和管理者应如何利用Web 2.0的技术和实践来脱离传统、单向的检索与浏览功能，从而使利用系统的质量和可用性得到提升。

随着实践和研究深入，archives 2.0作为新一代档案馆的提法也逐渐出现，并且有相对成熟的论述。archives 2.0不是archives和Web 2.0的简单相加，而是要在档案的实践中融合开放性和灵活性，是将Web 2.0作为其中重要的一方面把长久以来的设想变成更广泛的现实，建设开放、以用户为中心、具备透明服务的智能型的档案馆。

同时，有学者提出“参与式档案馆”，区别于社区的参与式档案管理，它是使用Web 2.0构建用户参与的档案馆，主要表现为：第一，分散保存。保存功能由档案工作者(或信息管理者)及参与者共同承担，他们作为集体对档案、背景以及利用有着深刻认识。第二，以用户为中心。在参与式档案馆中，资源的可用性和可获取性是第一重点，这将指导档案的鉴定与保存，在档案流程中要有更深层次的参与，需以用户为中心。第三，更广的背景化(contexualize)，这包括文件、档案和整个管理流程。来源原则和背景原则是重点，除了关注传统的文件、档案的背景，它们的形成者、保管者和使用者亦是十分重要的背景。参与式档案馆的功能包括：协调和接收适合的信息；获得一定的长期保管信息的权利；独立或协作来构建社区；确保提供的信息能够被独立理解(提供相关背景)；遵循政策和程序，使得信息能够依据所有规则保存，作为真实复件传播；确保信息可用。凯特·天玛认为参与式档案馆要更加广义，她提出了archives 3.0，即要更加以“人”为本，除了专业人员以外的主体也参与档案知识和资源的贡献。

与参与式档案管理不同，社区的参与式档案管理虽然也强调参与，却在Web 2.0产生前就已经存在，主要是指由社区的组成人员来参与构建所属社区的档案馆，无论是线上还是线下的形式。但是，Web 2.0可以为社区的参与式档案馆构建提供更加便利和智能的平台、技术和工具，无论是在研究还是实践中都开始注重两者的融合。

②从形成机构出发。黄新荣、吴建华对政务微博档案化保存进行初步探讨，在从业务价值、证据价值、信息价值肯定政务微博档案化保存的必要性的同时，列举出档案化保存面临信息量大、互动性、超媒体、即时性造成的档案化保存困难，缺乏和平台运营商的合作以及无存档机制等不利影响因素，针对这些问题简略提出重视微博档案的管理、紧密地和平台服务商合作、建立政务微博档案保存机制的策略。

部分研究针对形成机构提出RM 2.0。史蒂夫·贝利2008年出版的专著《管理众多：Web 2.0世界文档管理的再思考》(Managing the Crowd:Rethinking Records Management for the Web 2.0 World)探讨了Web 2.0技术对文档管理的影响以及未来的管理方向。他明确对于那些使用Web 2.0技术而形成的文件、档案的管理鸿沟，界定了Web 2.0技术在工作中的应用，并且审查了为何当前的文档管理理论需要调整来适应社交软件以及网络技术。他提出一些前瞻性的方法来应对Web 2.0技术在当前和未来对现代文档管理环境的影响。他质疑当前的鉴定和分类方案在社交网络和数字环境中的有效性，关注文件形成者如何构造办公室环境，要求推进一种新方法，而非要求形成者适应过时的实践。

加拿大图书和档案馆推出的系列研究性质的文章认为Web 2.0环境中信息是流动的，且处于复杂的网络与系统中。信息是虚拟、不固定和持续变化的，其价值是多元的。如果要获取、保存和提供信息资产，理论就需要被重新审视。例如，证据功能虽然不会消失，但是在转移至Web 2.0环境中时会呈现不同特点。Web 2.0环境中的文档管理需遵循三大原则：从模拟世界中走出，进入数字世界，重新考虑对象与实践；深思熟虑，完整思考出全面的覆盖技术、内容、社会文化的方案；立足于动态的环境中，构建出不同于以往的线性模型的授权模型。

英国同美国由于法律的规定，即在规定范围内的政府机构、企业等需要依据法律的要求捕获、归档与保存Web 2.0应用所形成的信息，因而形成主体与档案机构具备一定的研究与实践经验。例如英国要求遵循 The Legal Deposit Regulations 2013，通过在法律规定范围内的社交媒体等发布的信息都需收集备份。英国国家档案馆网站的社交媒体档案库就是其归档保存的体现。当前他们已有一定的途径、工具与方法对这些信息实现档案化管理如捕获、归档等。主要方法为：档案机构等记忆机构与发布平台合作；使用和升级已有的网络归档工具获取信息；借用发布平台的API。但这些方法都在保护原始性与真实性，在抓取背景信息数量及利用等方面存在不足。实践也说明，面对海量的多主体来源的信息，社会归档可能是一种途径，即单独的记忆机构难以做到对这些信息的完全收集与保存，而是需要社会从个人到组织的共同合作。

而美国的法律环境也要求管理这些信息以保证其真实性与可靠性，保护其作为证据的价值，以便在法律事务中可以被承认、认证与发现。因而，需做到：理解社交媒体所形成的信息类型并决定哪些信息需要监控与收集；确认在必要的时候应从哪里获取相关信息；确认相关社交媒体的安全程度；基于投资回报的理念选择合适的收集或监控工具。

美国联邦政府及各州政府的Web 2.0环境中信息的档案化管理在很大程度上都有政策的支持与实践上的进展。NARA、亚利桑那州图书馆、档案馆与公共文件部门等对业务机构如何归档和管理Web 2.0的应用如社交媒体、社交网络形成的信息发布了相应政策。政策界定了Web 2.0，总结使用现状，从合规性的角度以联邦文件档案法或是各州相关法案规范records的定义与管理需求，阐明了Web 2.0环境中信息归档的必要性。随后，梳理了管理中将遇到的挑战，以及相应的解决方法。比较有代表性的是NARA的《社交媒体文档管理指南》，以及总结了各类捕获工具及经验的《社交媒体捕获最佳实践白皮书》，亚利桑那州发布的《公共机构电子通信、社交网络与网络文件通用保管期限表》。

③从个人(公众)的角度出发。随着技术的发展，数字生活也在发展，移动设备、在线社交网络、Web 2.0，以及博客等无处不在，Facebook、Flicker还有移动电话里都保存着文件、档案，捕获和管理这些数字证据也面临着更多的挑战和机遇，文档管理可以为个人信息管理提供方案。个人文件、档案的管理亦可以借鉴此前机构电子文件管理的成果，如ICA《电子办公室环境中的原则和功能要求》。

首先，研究着手建立个人网络信息档案化管理的概念与理论基础，确认数字世界中的文件、档案是什么，建立档案理论与管理方法论。澳大利亚学者苏·迈克米希从证据性角度对文件、档案和记录的信息进行区分，在文件连续体思想、后现代以及后殖民理论框架下利用新的社会技术和原住民的认知方式重构了档案定义，涵盖了更多形式的平行来源。她建议从个人和机构的二分法中脱离出来，将“我的证据”与“我们的证据”结合，关注数字世界中的文档管理对形成集体和个人记忆的作用，个人文件、档案的形式，以及个人和公共文档管理的相互关系，与其他记录的信息的关系。她认为，数字技术不仅改变了文档管理的流程，还改变了什么是可归档的。随着Web 2.0的广泛应用，社会的互动与活动能够在相互关联的社交网络中得以记录，虚拟的个人和社区档案馆得以形成和再形成，也实现了新的网络化和互动化的文档管理活动，个人与公共的文档管理通过共同的形成者融合起来。个人与机构处于监控之下，长期的所有权、保存和利用更加依赖于提供服务的平台，很多问题在现有框架下无法解决，提供档案服务和与用户互动的方式也受到改变。档案空间处于单个档案机构的控制之下，但是档案空间允许分享，多元的角度也可以得到呈现，只有档案机构、组织、社区、个人、制定标准的主体和商业公司实现协作，云计算和网络服务等才能得到有效运用。

其次，有研究针对某些种类的文件、档案或是特定的个人文档管理环节展开。例如对社交网络形成的信息鉴定进行探讨，认为通过带有互动化特征的Web 2.0技术，个人越来越多地在网络上留下踪迹，但是鉴定面临着许多困难：其分散性、链接的单向性和追踪技术的限制使信息难以识别和收集，在不同的平台也有不同的特点；社交网络的本质是公共的网络空间，这些信息的公共与私人界限日趋模糊，受到的注意力和互动程度并不均衡，这些都增加了价值判断的复杂性；第三方平台也有较多风险。针对这些困难，解决的思路重点是：理清收集的原因和对象；使用超链接作为收集标准的一种方法；做好网络的人口统计，明晰这些收藏反映的是谁；将鉴定标准转为收集策略。其中应考虑网络人格的多面性，信息的多平台；收集的逻辑性，收集的来源、频率、参数，投入的分配；明确是要以深度为先还是广度为先；注意对集体智慧的依赖而带来的风险，且要融入专业档案工作者的意见。其中，合作与利用自动化平台是良好的管理实践的重要因素。

最后，以案例分析的方法考察Web 2.0环境中个人文档管理的现状。有学者通过对Facebook的用户进行网络调查的500多份有效数据进行了分析：用户如何使用Facebook来呈现自我和记录每天的生活故事；他们是如何看待这种记录的活动；通用的影响因素有哪些。研究发现，用户通过Facebook与朋友、家人等交流和分享生活，尽管确实记录了用户的生活，但是用户并不是为了记录而记录，也未意识到这些记录的价值。如果要对有价值的记录进行归档，面临的困难包括多平台的分散性、平台不能满足档案管理的需求，多数用户尚未意识到这些信息的价值等。在可信性研究中也有相似的发现，用户的首要目的是分享，不太关注可信性的问题，可信性遇到的一些问题表现为：用户不够专业、信息遇到的技术删除与篡改问题，缺乏规则来识别和公证。

④从网络服务提供商的角度出发。以图片类社交网络进行的实证调查认为，这些图片的记忆功能转向交流功能，该特点与之相应提出的挑战表现为：媒体集聚性，即通过相机、移动电话、电脑等移动设备与网络的支持，图片得以流动，在存储、利用和分享过程中要考虑服务提供商作为第三方的权利问题，建立这些数字图片的背景，长期保存和利用；连接性，是指数字图片的利用者可以对数字照片贡献内容，在互动中不断变化，不同的系统和平台也可能会造成数字照片的变化，因而数字图片一直处于变化中，挑战主要在于界定作者和数字构件方面；短暂性是指数字照片是为了虚拟交流而形成，并不是为了永久保存，挑战主要在于遗忘价值的探讨、保管期限、个人信息的利用和隐私保护的平衡、数字化和在线利用。

通过对Facebook功能的考察和用户访谈来讨论社交媒体账户在用户去世后面临的管理及利用障碍发现，Facebook现在的方法主要是在用户去世后关闭用户账户的浏览渠道，这在一定程度上破坏了作为信息重要背景的用户之间形成的关系网。因而有这样的提议：社交媒体的普遍应用形成了有价值的文献遗产，它的保存需要相关利益者的共同努力，其中确定要解决的是这些信息的长期保存问题，从文件、档案的角度确认文件、档案是什么，有什么属性，才能考虑怎样从档案的角度保存，这种需求应该在Web 2.0平台与应用建设起就要考虑。

亦有从记忆机构的角度研究Web 2.0环境中的个人文档管理，其中提到对这些信息的档案化保管并不意味着需要进入传统的档案库，而是鼓励社交网络的服务提供商制订和实行长期保管的计划，促进各主体相互协作。

⑤从综合角度出发。以特里·库克为代表的学者在很大程度上跨越公私边界、虚拟与现实边界以及档案专业与业务边界，提出了全景式的预测。这种预测中，Web 2.0既要作为工具来推动参与式档案管理，也作为信息的形成与管理环境来实现从理论、方法论与实践都实现重构的参与式的文档管理。他们认为Web 2.0模糊了私人和公共的边界，是对米歇尔·福柯提到的保管新时代的反映。其中，合作构建记忆与事件的集成循环是对文件、档案生命周期阶段划分的进一步挑战，令我们思考档案工作者的角色是什么，如何处理在Web 2.0中生成的“流浪在外”的“野”文件、档案的噪声以及元数据缺失问题。重新考虑哪些现代档案需要被管理与哪些不需要被管理，新媒体也为复活和保护被遗忘或销毁的文件、档案提供了机会。对于这样一个边界不断扩张，在时间维度上不断拓展的文档管理的现象，库克认为是继证据、记忆、身份认同之后将要到来的第四范式的反映——参与式档案管理：积极的档案工作者导师、联合的证据与记忆制作。他认为这样的范式还在行进中，未真正到来。社区是第四范式的关键概念，是档案的民主化，是对社会的回应，是受数字时代的交流形式和社区所要求。

苏·迈克米希融合了她关于个人档案管理的研究成果并提出了相似的看法，她基于澳大利亚的文件连续体、后保管理论、原住民的认知等，研究个人和集体在合作形成的数字时代如何呈现出多元的档案宇宙。文件连续体和相关的理论方法为探索个人文档管理形式、行为以及文化在复杂的“我的证据”与“我们的证据”的相互联系的背景中讨论多元性提供了概念框架。同时，Web 2.0等数字技术为个人和集体的文件、档案形成与管理的行为提供了可能，并使集体和社会的互动在巨大的关联的社交网络中记录下来成为可能，政府机构、私人公司、社区地址和个人数据成为相连的档案集合。由此，澳大利亚学者弗兰克·阿普沃德与苏·迈克米希等学者提出文件管理信息学——连续体理论在网络环境中的新体现。文件管理信息学，简言之是网络环境中档案多元论框架下的文件连续体管理。英文的表达是recordkeeping informatics, recordkeeping是指档案从形成(文件)、捕获、组织到形成整体的过程，informatics是指信息学，即信息科学，它研究的是信息在自然和人工系统中的呈现、加工和交流。因而，一方面，文件管理信息学使用信息学来强调，归档的信息对象不能忽略，但首先关注的是不断形成的流程。另一方面，对文档管理的关注，是为了应对数字化信息聚合这样一种生态所带来的挑战而提出的。在信息集聚、噪声以及复杂性不断增长的环境中，需要重塑思想、系统、流程以及实践的途径，形成的信息才能成为活动的证据。

它将文件连续体理论和元数据管理作为两大基石，以多元化的视角和框架，立足于多主体参与信息形成、管理与利用的环境，从文档管理的视角研究在集聚的信息环境中如何形成、捕获、组织和多元化活动的应归档信息。元数据是从应用层面帮助在有噪声的信息环境中形成对信息的归档管理，它关注的是信息在形成过程中的时间维度上的各个时刻，来源的结构化数据、流转以及关系网。这可以帮助解决数字与网络环境给文档管理带来的时间上的问题。

基于这两大基石，文档整理还需结合组织文化、业务流程以及文档存取这三方面进行分析。组织文化关注的是机构与文档管理相关的能力及环境要求的意识。业务流程是指要关注形成活动记录的目的、职能、业务和工作流，在数字环境中，业务流程的分析不仅要关注自上而下对信息的使用和控制，也要考虑随着网络支持的信息和通信设施的使用而形成的自下而上的业务流程。文档存取在数字环境中是要建立文件、档案与信息的共享系统，而不是分散于不同的利用框架内。在政府的框架之外，社交媒体技术和终端使得文档管理对数据的所有权和责任属于用户，个人正在积极使用智能网络，而组织却没有将它们与组织系统链接。个人与组织的界限被挑战着，组织没有利用文件、档案的方法来进行信息管理，文档管理的社会维度被忽略，从而使文档管理漏洞百出。在组织中，对文件、档案和具有证据性的信息系统的数据信息分开管理使得利用的环境无序、腐败和犯罪滋生，这些问题都对利用提出挑战。

例如，形成于网络环境中的数字个人与公共文件、档案的特征被认定为个人与组织间新的合作形成者的社会和文化现象。在线业务活动例如网络银行、机票和住宿预订、账户关系等直接把个人纳入网络交易共享的文件、档案的共同形成中。虽然这在纸质世界中也存在，但是数字技术和社交媒体使得在共享和网络的空间中不同方面可以同时存在，准备好了对所有利益相关者参与的支持，包括捕获内容与背景元数据，协调相互权利和协议以鉴定、利用和注释文件、档案及贡献新的视角。数字技术能把不同背景中口述的描述和记忆同书写的文件、档案连接起来，保存在不同的机构库中。他们可以从不同的视角提供与这些连接的文件、档案相关的观点。例如，扩展的个人档案在范围上包括由他自己的个人文件、档案，其他人和组织保管或是存储在共享的数字空间业务以及社会互动的文件、档案。数字网络和文件、档案系统可以通过组织、社区、个人、家庭、政府以及社区档案馆、图书馆、博物馆、艺术廊连接许多不同的档案馆、组织和个人。他们可共同控制并且对文件、档案执行协商一致的权利，可以容纳不同类型、形式及媒体的文件、档案。澳大利亚的文件、档案系统和相关的元数据基模可以呈现不同的来源，提供个人、社区、集体和社会视角。社交媒体和其他数字技术已经可以支持个人和集体文档管理新的结合以及在保管之外的档案管理行为。这些技术支持个人以不同形式在共享的空间里互动地记录他们的生活，并与政府、企业、社区档案馆、图书馆以及其他文化机构的文件、档案互动。

1.3.2.4 反面性研究

当然，有研究指出，Web 2.0的影响被扩大化了。

(1)文档管理理论在Web 2.0环境中的进化不仅是对技术变化的回应，也是学科和实践基础的表达，因而不用夸大Web 2.0的影响。例如技术变化确实提升了对社区的关注，但这并不是新议题，在此前的文档管理中就有。Web 2.0的出现在技术上促使原有的思考更加深入，有了实证和印证的平台，但不过是对此前理论的发展与实证。如第三方平台的保管也是验证后可能适用于那些保存在第三方系统的信息和文件、档案。

(2)Web 2.0在当前的接受程度和体现出的民主化现象被夸大。业余者在写作、新闻报道、出版、音乐等领域的参与甚至降低了智能和文化论述的质量，给现代社会带来了更多的噪声。这并非要求文档管理忽略Web 2.0，而是要承认其不足之处及带来的不良影响。

(3)夸大Web 2.0对文件、档案定义的影响。尽管Web 2.0广泛应用，但是纸质范式依然存在，且有很大影响。网络信息更多是体现在人与人的交流方面，在行政管理使用的计算机中的影响有限。

1.3.2.5 相近学科的研究

与档案学相近的学科如图书馆学等同样也有诸多研究认为参与将成为记忆机构当前与未来的走向，因而提出参与式的博物馆与图书馆2.0。

(1)Web 2.0环境中的参与式博物馆

随着数字与网络技术的发展，文化权力中心也从年老和具有经验的实践者转向更加年轻和敏捷的专家与非专家，他们以“光速”进行交流及分享收藏。Web 2.0和社交媒体对博物馆提出了这样的问题：这样的转变有多重要，能持续多久？每个人都能成为讲故事的人吗，是历史的阐释者、保管者和讲解员吗？新的虚拟世界中真实的物体还重要吗，真实的专家呢？真实和虚拟的世界能够相互学习吗，是否在动态的对话当中？

参与式的博物馆在Web 2.0环境中逐渐成形与壮大，得到研究者和实践者的推崇。英国Worcester市艺术画廊和博物馆的Top 40项目、Lodz Ghetto儿童项目、Lore城市记忆动态故事地图项目等都使用Web 2.0来建立参与式的博物馆。在参与式的博物馆中，更多的用户同博物馆对话，参观者形成的东西可以在博物馆展览；参观者的评论会形成最受欢迎或刺激的展览品的地图，可以帮助参观者找到有同样兴趣的人，参与特殊内容的活动或讨论；为用户和博物馆员工相互提问提供论坛。这样的想法或者实践在Web 2.0出现前就已经产生了，但由于Web 2.0能够支持用户通过信息进行网络行为，同时能够对用户的这些参与性行为形成反馈，为实现参与式的博物馆带来了前所未有的机会。

参与式的博物馆能够让用户将自己的故事、图片、视频等上传，将自己放置于历史的地图上，这是前所未有的项目。用户能够通过Web 2.0提供的点赞、做标签、评论、博客、书签等简易的方式获得对话的渠道。一方面，用户可以通过网络的协作式的知识共享方式从博物馆获得学习和研究的资源。另一方面，用户被赋予一定的权利以发声，让人们听到他的声音。由此，历史能够从不同的角度得到说明，多元的观点和声音能够通过整体博物馆呈现，不同的主体参与集体记忆的构建。

(2)Web 2.0推动的图书馆服务新模式：图书馆2.0

图书馆更早关注到Web 2.0的影响，无论是专业期刊还是网上论坛，都更多的是探讨Web 2.0对图书馆的影响，提出构建图书馆2.0。图书馆2.0是图书馆新的服务模式。图书馆2.0的核心是以用户为中心，邀请用户参与实体及虚拟服务。最早引入图书馆2.0概念的是迈克尔，随着更多的研究者和图书馆员参与到图书馆2.0的讨论中，各自不同的看法形成了，它是一种思考方式，一种运作方式，不仅关于利用，还关注分享。

对图书馆2.0较为一致的界定包括：

①这样的图书馆是无所不在的。图书馆2.0可以在需要的时候通过各种设备或是通过图书馆以外的服务例如门户、虚拟学习环境和电子商务应用等提供服务。图书馆2.0能够实现“无墙”访问，无论何时何地用户都能在需要的时候在网络上获取服务。

②图书馆无障碍。图书馆2.0的方法能够保证图书馆管理的信息资源是时刻准备好的，障碍是最小化的。在图书馆2.0的模型中，资源的利用和再利用是允许且是受鼓励的。由于许多政府采用了信息自由政策，用户对图书馆所管理的信息的利用期望有了很大提升。图书馆2.0需与用户以及其他图书馆相关利益者合作以提高信息的可用性，现代图书馆员必须持续致力于减少使用服务和图书馆的障碍。

③图书馆邀请参与。图书馆2.0邀请和促进参与性的文化，吸收志愿者员工，这种概念在当前Web 2.0环境中的维基、博客、社交书签系统、RSS中更加明显。

④图书馆2.0使用灵活性最好的breed系统。这种模式要求图书馆和各类合作伙伴形成新的关系，在这种关系中，所有主体都尽量排除核心服务在运行中面临的限制。图书馆2.0挑战了传统的繁杂的提供服务和产品的程序，各种构建创新性地融合。图书馆员依赖于用户和管理者的专业知识与期望，从而识别获取及使用合适的系统来高效地提供服务。

1.3.3 有待拓展的空间

总的来说，目前的研究多是方向性上的，未能具体映射出Web 2.0对社会、文化、技术等方面的影响在档案世界的表现，这使得研究在宏观层面未搭建起成熟的理论与方法论框架，在中观层面没有梳理出理论与方法论构件，而在微观层面也没有说明具体的管理环节如何落实等。具体表现为以下几个方面：

(1)现状调查与研究不足

Web 2.0环境中的信息主体多元，有着共同参与形成信息的现象，形成的信息源自方方面面的活动。这些信息是文件、档案的重要来源，只有了解它们的基本状况，才能了解管理需要。而目前对Web 2.0环境中的信息乃至文件、档案形成的研究都比较分散，有针对政府机构、企业乃至个人的，却没有深入分析形成的信息以及这些信息管理层面上的现状，例如这些信息源于哪些主体和活动，其形式、内容、结构、特点、价值如何，当前由谁来管理，如何管理等诸多涉及档案化管理的问题并未得到完备解答。

现状调查的不足同样表现在Web 2.0同档案化管理的双向分析不足上：一方面，档案化管理深入参与Web 2.0环境中的必要性分析还不足。信息形成主体、信息技术部门、图书馆、博物馆、信息管理部门、信息形成平台等都在践行着对Web 2.0环境中所形成信息的管理。当前的研究未能说明在竞争者与合作者诸多的Web 2.0环境中，档案化管理对这些信息的必要性，尤其是对当前产生海量信息的个人主体而言，这方面的研究更加有限。

另一方面，Web 2.0环境中档案化管理升级的必要性研究不足。这表现为Web 2.0对档案化管理的影响研究不够充分。受限于现状调查与研究不足，档案领域还未能明晰Web 2.0环境中对档案化管理从概念基础到管理本身有何机遇与挑战，是否需要档案化管理有一定的调整，如需调整，调整程度如何，调整方向是什么。

(2)对Web 2.0环境中档案化管理对象的界定不足

随着社会、文化与技术等环境的变化，文件、档案以及信息概念的内涵与外延会有所变化，也需要有所坚守。在多主体参与的信息世界中，需要理解不同主体对文件、档案的认知是什么，而档案理论与实践中已有的界定是什么，如何在Web 2.0环境中获得相对统一的界定。而在目前的研究中，尚无明确定论。

(3)参与的界定与阐释不足

尽管在Web 2.0出现以前，参与式的档案管理就以形成机构、档案机构以及公众或社区等主体的相互协作的方式存在，但在Web 2.0环境中，无论是在研究还是实践层面，参与式的档案管理在对象、形式、方法、主体和目的上都有一定的变化。在目前的研究中，参与只是在宏观层面作为一种构想的方向，在部分案例中予以某一方面的呈现，无论是库克的社会/社区范式还是弗兰克的文件管理信息学，都只是给予了初步的设想，参与在其中如何呈现，有哪些要素，最后的输出结果是什么，如何实现，都还缺乏具体的界定与阐释。

(4)多数研究有待深入

一方面，表现在理论与管理方法论的构建上。目前的研究主要是寻找理论与管理方法论基础，但都还未能厘清具体内容。RM 2.0主要是从方法论层面寻找管理上需要变化的方向，但未阐明在这样的方向下，各个档案化管理的环节是怎样的。再以库克所描述的社会/社区范式为例，在本质上是对参与式档案化管理的未来形态的预测，与Web 2.0的发展趋势一致，但是这种预测并没有更多的理论与实践支撑，尽管已有一定参与式的档案化管理实践与理论，但与Web 2.0环境结合得甚少。总的来说，鉴于研究时间所限，以及这些信息进行档案化管理的复杂性，研究在一定程度上仍处于框架层面。

另一方面在于具体的管理环节上。当前的研究并未对所有环节都有涉及。如果以政策为文献源，政策最为丰富的美国则主要是聚焦于捕获和保存的环节。理论研究侧重于利用环节，对形成、收集、整理、鉴定等环节的研究十分有限。而即使各个环节或不同方面问题的研究存在，也是零散且深度不足的，除了利用环节有相对较多的研究成果，其他环节或方面的研究成为规模的不多。即便是作为核心环节的归档、鉴定等，基于Web 2.0环境的研究也很少。在个人信息的档案化管理中归档与鉴定有所研究，但也不多。

由此，研究不足可简要表现为：未能深入调查与理解Web 2.0环境中构建的信息环境，理论层面未阐明概念基础，方法论方面未指明参与走向是怎样的，管理环节上既无全盘的贯通，各个环节也缺少深入的探讨。这在一定程度上是受实践的不足与复杂性的影响，但是Web 2.0环境中不同主体形成信息的数量是几何级的，若是没有相对应的指导，在多变的Web 2.0环境中，应当纳入档案化管理的信息存在失去管理的风险，纳入档案化管理的信息也会存在管理不善的风险。