1.2 界定：变革中的核心概念是什么？

文件：文件在广义上是指“人们在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的记录材料”。本书论述与翻译的对象在多数时候对应广义的文件。

文件、档案：这是一个组合表达，为了能与外文文献中的“records”对应，也为了和国内外已有的文献与资料的论述保持一定的一致性，因而选择了“文件、档案”这样的表述。同时，部分翻译以及文献的表达根据语境，会有独立使用“文件”“档案”之时。为简便起见，文件、档案管理在本书简称“文档管理”。

信息：信息是用以传递复杂意义而组合的数据集合，在表现上依据信息资源管理领域的提法，它是其所指代的内容与形式的结合。

档案化管理：档案化的英文对应词为archivization，由哲学家德里达在1995年的作品《档案的狂热或本源的苦恼》中提出，将档案化指代为对事件的记录过程。而在中国，首次提出是在冯惠玲教授的博士论文《拥有新记忆——电子文件管理研究》中，她在其中的论述为“电子文件的‘档案化’进程”与“归档——电子文件档案化的开始”，虽无明确界定档案化是什么，依据内容来看，是档案部门/人员参与电子文件的管理，倡导电子文件的前端控制与全程管理。而后，安小米教授在翻译澳大利亚学者的作品时将archiving翻译为档案化，何嘉荪教授认为业界提倡的全程管理和前端控制原则的实质就是“档案化”，因而提出档案化管理。他认为，“档案化是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性(可读性、可理解性等)，使文件有可能用作证据和作为档案保存，档案化是使电子文件具备成为档案和法律证据的能力，档案化管理是为使文件档案化而采取的管理措施，比如在电子文件管理系统内建立元数据著录机制等”。

本书的档案化管理则是：在Web 2.0的非线性环境中，信息的管理同样难以完全对应线性的有序阶段化管理流程，在这些信息当中有着将成为档案的那部分，在脆弱的数字环境中需要以档案化管理在每个时空点保障得到处置前的信息，保证那些应当成为档案的信息能够满足档案属性的要求。档案化管理遵循在档案领域中已经得到一定共识的一系列理论、方法论与实践，根据Web 2.0环境及其中的实践主体、对象等多方面的特点有所调整与变化，即下面提出的参与式的信息档案化管理。

参与式档案管理：它在不同的情境和表现下有不同的定义，例如参与式档案馆指使用Web 2.0构建用户参与的档案馆。它们有一定的共性：第一，强调社会与社区，这主要是来自美国、英国、加拿大、澳大利亚等国家学者的研究，认为文件、档案是对社会以及不同社区的记录；第二，参与人员不局限于专业的档案工作者，公众、历史家等众多主体均可参与；第三，不限于以国家的档案馆为平台，甚至不称为档案馆；第四，更加以用户和社会需求为中心。

参与式的信息档案化管理：这是本书提出的核心概念，与“参与式档案管理”的区别源自对参与式的界定有新的拓展，并结合了档案化管理的理念：①关注信息形成至长期保存的全流程；②侧重于Web 2.0环境中的原生数字信息；③参与的主体突出表现“人人参与”; ④描述了参与的不同层次；⑤将信息、媒体、时空也视作参与的要素。具体的阐释在本书第六章呈现。

档案世界：本书关于“档案世界”的提法并不是一个严格的定义，它是为了指代由不同的主体(机构、组织、群体、个人等)在各自的文件与档案观的指导下，为了不同的目的形成文件与档案及制度，并执行相应的管理行为，由此开展相关活动形成一种概念上的“世界”的总称。它是以整体的视角来看待跨时空的管理档案的主体在一定的社会网络中开展档案活动的，与档案相互作用而形成一种大系统，其中包括各主体、档案(信息)、理论、方法论和实践活动，各要素自身的网络以及要素间共同连通的网络。所谓的档案世界，既有档案资源的呈现，也有档案工作者开展档案活动和档案利用者使用档案等。