第二节 公文的格式
公文比其他任何一种文体都更强调严格的格式，2012年发布实施的《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）对现行党政机关公文格式做出了新的规定。
一、眉首
眉首即置于公文首页红色分隔线以上的各要素的统称，包括份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。
1．份数序号
份数序号又称份号，是公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份数序号。份数序号编排在公文的顶格，位于版心左上角第一行，用6位3号阿拉伯数字标注。份号并不是文件的必要构成要素，标注份号是为了方便对号分发和清退文件，只有涉密文件才需标注，如图1-1所示。
图1-1 份号
2．密级和保密期限
密级和保密期限用3号黑体字表示，顶格编排在版心左上角第二行。
公文的密级分为绝密、机密和秘密。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明，用阿拉伯数字标注。“秘密”级公文的保密期限不超过10年，“机密”级公文的保密期限不超过20年，“绝密”级公文的保密期限不超过30年，期满自动解密。
3．紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。公文根据紧急程度，可分为“特提”“特急”“加急”“平急”。公文的紧急程度用3号黑体字表示，顶格编排在版心左上角。公文需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，并按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，如图1-2所示。
图1-2 紧急程度
4．发文机关标志
发文机关标志表明公文的作者，通常被称为“文头”，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，居中红色套印在文件首页上。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，“文件”二字置于发文机关名称右侧，文字上下居中排布。
5．发文字号
发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号置于发文机关标识下两行，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号〔〕括入；发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。联合行文标注主办机关的发文字号，如“国发〔2017〕18号”表示国务院2017年度所发的第18号文件。机关代字不能自创，应遵循领导部门统一编定的代号。
6．签发人
签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名，只用于上行文，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”三个字的字体格式为3号、仿宋体，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。如有多个签发人，则签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时，在第二行内编排的第一个姓名要与上一行第一个签发人姓名对齐。
以机关名义发出的公文，由机关正职或正职授权常务副职领导签发。上行文（如请示、报告）由机关主要负责人签发，如由副职签发，应注明主要负责人已阅。一般事务性文件可由分管副职领导签发。日常工作性文件经授权后可由被授权人签发。联合发文应实行会签。会签是指联合发文的机关或部门通过沟通协商取得一致意见后共同签发的行文。经会议通过的文件，由会议主席或秘书部门领导签发。
二、公文主体
公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。
1．标题
标题由发文机关名称、事由和文种组成，除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。标题位于红色分隔线下两行，用2号小标宋体字表示，可一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题应排列成梯形或菱形结构。
2．主送机关
主送机关是指收文机关，是公文主要接收和承办的机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，标注在标题下一行，并使用4号仿宋体字居左顶格排列，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。
3．正文
正文是公文的具体内容，分为导语、主体和结束语3个部分。正文位于主送机关下一行，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。
4．附件说明
附件说明表明公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行、左字标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注，如“附件：1.xx”，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐，如图1-3所示。
图1-3 附件
5．发文机关署名
发文机关署名处署发文机关全称或者规范化简称。
6．成文日期
成文日期处署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。标识在正文之下，空两行，右空四字。成文日期要求用阿拉伯数字表示。
7．印章
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关红色印章，并与署名机关相符，不得出现空白印章。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
8．附注
附注是需要说明的其他事项，如公文的印发传达范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。附注用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号标识在成文日期的下一行。
9．附件
附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行，文件格式同正文。附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标识“附件”二字及附件顺序号。
三、版记
版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
1．主题词
主题词，指用于揭示公文的主要内容并使用规范化的词或词组。其标识主要是为了适应办公自动化的需要，便于计算机的检索和管理。居左定格标识，后标冒号，词目之间空一个字，不适用标点符号。
2．抄送机关
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，其应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。左右各空一字，用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
3．印发机关
印发机关是印制公文的主管部门。印发日期是公文的付印时间，应位于末条分隔线之上，占一行位置，用4号仿宋体字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。
4．印发日期
印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
四、公文排版形式
2012年版《党政机关公文格式》对公文的排版有具体规定，例如，公文用纸幅面尺寸采用国际标准A4型纸，210mm×297mm；公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37mm±1mm；订口28mm±1mm；版心尺寸156mm×225mm（不含页码）；发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况下可做适当调整。页码用4号半角宋体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下，数码左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
对信函式公文来说，发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm，居中排布。