三、要遵循文书写作的步骤

1.领会意图

领受拟制文书的任务后，首先要正确领会领导的意图，这是拟制文书的前提。领会意图的要领如图1所示。

2.收集材料

材料是构成文书的基本要素之一。材料是从实际工作中收集、摄取的一系列事实或论据。大量地收集材料，对拟制文书有着十分重要的意义。

材料是拟制文书的基础。无论哪一种文书，它总要反映一种思想或认识，无思想、无认识的文书是不存在的。但是无论任何一种思想或认识，都源于实际工作，离开了实际工作，就没有“原料”，就拟不出任何办法、意见等，当然也就无所谓文书了。毛泽东同志在《改造我们的学习》一文中告诫我们：“学习和研究问题，应当说不凭主观想象，不凭一时的热情，不凭死的书本，而凭客观存在的事实，详细地占有材料，从这些材料中引出正确的结论。”拟制文书也一样，正确的观点是从大量的、详细的材料中总结和引申出来的。所以说，广泛地收集材料是拟制文书的必要一环。

材料是阐述观点的支柱。没有材料，观点根本无法树立;没有适当的、足够的材料来支撑，观点即使是立起来了也不能立牢。因此，动笔之前，观点要靠材料形成；动笔之际，观点又须材料支撑。我们常讲要“摆事实、讲道理”，这里讲的事实就是材料，道理就是观点。不摆事实，不论证材料，道理就说不清，观点就道不明。如果没有充实的材料做内容，空空洞洞，那肯定是一份“白开水”式的文书，毫无价值。

3.运用材料

具体地说，运用材料要做到图2所示的四个结合。

（1）对材料的鉴别要“精”，即对材料进行精确鉴别，分析材料性质，判断材料的真伪，估计材料的价值，明确材料的作用等。这是一项非常细致的工作，只有把这项工作做好了，材料的表象和实质、轻和重、大和小、主和次、典型与一般等特征才会格外明晰。因此，我们必须勤于分析，善于思索，真正做到“吃透材料”。

（2）对材料的选择要“严”。收集材料时，我们提倡以十当一，以多为佳；选择材料时，我们则主张大家以一当十，以严为上。选择材料的要点如图3所示。

4.安排结构

为了使文书成为一个统一和谐、严密紧凑、首尾通顺、行止自如的有机整体，我们必须做到以下几点。

（1）要树立“整体在胸”的观念。

安排结构，就是研究文书的整体构成，即组“局部”为“整体”的过程，不能整体在胸，就不能顺然于手。有的人对此认识不足，往往是拿起笔来还不知从何处写，于是只好想一点写一点，每写一段，都要从头看起，十步九回头，这样写出来的文书的观点往往不明确。

（2）要重视思维逻辑性和条理性。

要分清先后次序，有条不紊地表达思想内容。例如，由开端说到结局，由原因说到结果，由正面说到反面，由一方面说到另一方面，由主体内容说到从属内容等。

（3）要花心思拟写提纲。

拟写提纲一般按图4所示的步骤进行。

5.起草初稿

起草初稿时要一丝不苟，认真拟制，力求为终稿提供合格的“正品”，把“次品率”降到最低。

6.审核修改  

我们一般会按规定的程序，对文稿进行反复审核修改。