四、把会议文件准备好

会议文件的准备工作主要是起草和印发。起草的文件主要有开幕词、讲话稿、工作报告、决议草案。有的是秘书人员负责起草，有的是由秘书协助领导起草，有的是由秘书配合业务部门起草。承担文件起草的秘书应了解会议宗旨和会议的全面情况，紧紧围绕会议中心，力争较好地完成任务。

由于会议的内容各不相同，每次会议要准备的文件材料也不同。

一般的会议都要准备会议议程、主持词和领导讲话稿等，有些会议要讨论研究某些问题，有些会议要研究工作计划和规章制度等。这都需要准备相应的议题、讨论稿等文字材料。工作人员要事先准备好会议需要的材料，有的还要提前印发。

会议文件材料有些是领导亲自动笔，有些是由机关干部执笔，一些大型会议、重要的会议一般由材料组负责起草。拟稿人应正确领会领导的意图，把握领导的风格，根据会议的需要、讲话场合，高标准高质量地完成好材料写作任务。初稿形成后，及时呈送领导审批。

会议文件应当有编号，以便对其进行控制和管理。会议文件的编号包括两项内容：一是文件总号。一般有两种编法：一种是在一次会议期间，有几个文件按“会议文件之几”的形式表现。另一种是按文件的作用和性质编顺序号。二是文件份号。每一种会议文件，依据分发范围，可能印几十、几百份。对于这种文件，可以给每份文件编一个“份号”。对于例会讨论文件，通常按流水号编印下发。

（一）会议议程表和日程表

会议的议题确定后，要根据议题来安排议程和日程。会议议程表和日程表都要在会前发出，因此需要提前准备。

安排会议议程和日程原则：一是把握会议目的，即了解会议召开的原因。先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议。二是例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。三是如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午9:00~11:00，下午14:30~16:30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时间段。所以，安排会议议程和日程要注意应将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。

1．安排会议议程

会议议程，是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。

会议议程应当简明概略，代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。

一般会议议程的顺序如下：

宣布议程→说明人员缺席情况→宣读并通过上次会议的备忘录→主要报告→其他报告→新的议题→有关人事任免→提名并选举新的负责人→通知有关事项→宣布休会。

大中型会议的议程一般安排如下：

开幕式→领导和来宾致辞→领导作报告→分组讨论→大会发言→参观或其他活动→会议总结，宣读决议→闭幕式。

这里重点要强调的是，会议议程设计是会议取得成功的关键环节，而设计的前提主要有两个：一是本次会议有多少议题，二是如果是多议题的会，要明确议题之间的相互关系，每个议题准备通过哪几个议程来实现；各议题在议程安排上是否有交叉重叠；各议程之间的转换与衔接等，即有多少项议程。

会议议程设计，在前提条件确定后，就要把握好先与后、松与紧的关系。一般要遵循“七先七后、七松七紧”的原则：

一是先务虚，后务实。一般先传达文件、上级指示或报告，领会精神，提高和统一思想认识，然后商讨落实具体工作任务、目标。

二是先民主，后集中。与会者对会议商讨事项要充分发表意见，经过民主交流，最后形成统一的意见。

三是先主要，后次要。即先安排主要议题的议程，后安排次要议题的议程。会议持续时间越久，与会者的注意力越容易分散。将主要议题的议程优先安排，与会者此时的精神状态往往处在最为旺盛的时候，这对研究商讨问题十分有利。

四是先紧急，后暂缓。即时间要求急，要立即或尽快作出结论的事，应安排在前面，而时间尚有回旋余地的事项可以放在后面。

五是先冷静，后热烈。即需要与会者认真冷静思考的问题，可排在前面，而把大家兴趣强烈、涉及问题较多的事排在后面，以防止讨论后一类问题时，人们议论起来滔滔不绝，兴奋之情难以控制，结果影响前一类问题的深入研究。

六是先困难，后容易。即先安排难度大的议题的议程，后安排容易的。

七是“先来后到”。将部分需要中途离会的（不一定参加后阶段会议了）或中途参加的与会者，集中安排在前面或后面，以避免人来人往，影响会议秩序，降低会议效率。

相应的时间安排上，也有七条原则：一是务虚宜松、务实宜紧；二是民主宜松，集中宜紧；三是主要议题宜松，次要议题宜紧；四是紧急议题宜松，缓议议题宜紧；五是冷门议题宜松，热门议题宜紧；六是难度大的议题宜松，容易议题宜紧；七是瞻前顾后，松紧适度，防止前松后紧。

2．安排会议日程

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据，需在会前发给与会者。

会议日程表的制定要明确具体，准确无误。日程安排要考虑时间（可具体到×小时×分钟）、内容和地点三要素，一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动，如有说明，可附于表后。

会议议程和日程的区别在于，议程是会议内容的简要排序，日程则是具体、详细的安排，议程可以通过日程体现出来。议程的编制在前，一旦确定就不再变；而日程在时间、地点、人员上，如有变化可做调整。但不管怎么说，会议议程和日程的安排必须吻合，二者制定后，须经主管领导审核方可实施，也都必须在会前发出。

（二）会议签到表（簿）

签到是指与会者或参展工作人员每次出席会议或进入展馆时在专门的表单上签字，以证实其已经到会的手续。签到时所使用的表单称为签到表（簿）。

这里需要说明的是，签到和报到都是指参加对象到达会议举办现场时所办理的手续。二者的区别是：一是时间不同。报到是参加对象在一到达会议活动现场时就办理的总的登记注册手续，一次会议活动每位参加对象只需报到注册一次；而签到则是参加对象在每次进入会场时签名或刷卡，证明他参加了这一次具体会议活动，因此必须每天签到，有时甚至一天要签到好几次。二是意义不同。报到的意义偏重于收集与会者的信息，以便建立数据库，因此填写的内容较多；签到的意义偏重于核实法定的到会人数和检查缺席情况，在一些法定性代表大会会议上，签到还是一种法律行为，因此只要求与会者签字。

会议签到表（簿）的格式为：

（1）标题。一般由会议活动名称和“签到表”组成，如“×代表大会签到表”。

（2）正文。正文应当制成表格，基本内容项目包括：

①主办单位名称。

②举办时间，写明具体的年、月、日、时、分。

③举办地点，写明具体场馆名称。会议活动要写明所在的宾馆名称、楼号、房间号码。

④应到单位名称或应到人姓名。如有列席对象，应与出席对象分开，分栏签到。

⑤签名。即参加对象在相应的空格内对号签名。

⑥签到时间。有的会议组织者还要求签到时同时注明签到时间，以便掌握签到者实际到会的确切时间。

（三）领导讲话稿

领导讲话稿是领导者为实施领导在会议上所做的指示性发言，是各级领导发表意见、部署工作的有效形式。在某些非正式会议上，领导即兴讲话，不需要讲话稿；但在正式会议上，为了提高讲话质量，需要事先拟写好讲话稿或讲话提纲。由于领导公务繁忙，一般需由秘书人员代拟讲话稿。由于会议内容和需要解决问题的不同，讲话稿的结构安排和表现形式各不相同，科学掌握其规律绝非易事。

领导讲话稿包括首部、主体、结尾三部分。

（四）会议主持词

主持词是会议或者各种仪式的主持人主持会议时使用的文件，具有组织各项活动环节、介绍发言人身份、控制活动进程、确保会议程序的严肃性和准确性、营造气氛的作用。

主持词的主要内容一般包括：宣布会议开始，介绍会议的其他主席和主要领导人、主要来宾，报告会议的出席人数，说明会议目的、任务和宗旨，宣布会议议程或程序，强调会议的纪律和注意事项，介绍发言者的姓名和职务，宣布会议的结果，宣布会议结束。

主持词的结构一般包括：标题、日期、主持人姓名、称呼及正文。

（五）会议须知

须知是指对所从事的活动必须知道的事项。会议须知是与会人员和会议工作人员都必须知道的事项。它是会议文件的一种。大中型会议和多次性会议会前，一般均制定会议须知。

会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。

具体来说，一般包括：封面，会议日程安排，会议编组，与会人员名单（含姓名、职务、组别、房间号、餐桌号、乘车号、电话号码等相关信息），会议组织领导机构（含地址及电话号码），会议文件目录，作息时间表，会议期间文体活动安排，会议注意事项，等等。

【范例】

会议须知

一、××会议于××××年××月××日至××月××日在××宾馆召开，会期×天。

二、请与会人员按要求准时参加会议，在指定位置就座。

三、进入会场后，请保持良好的会场秩序，关闭手机或将其转为静音模式。会议进行中请不要接听或拨打电话，不要随意走动。

四、请遵守大会纪律，妥善保管会议文件。

五、会议期间，与会人员原则上不得请假。遇有特殊情况必须离会时，请向主管领导请假，并告知会务组。

六、会议期间，与会人员出入会场、就餐和参加会议组织的各项活动时，请佩戴会议证件。

七、会议统一安排用餐。就餐地点在×楼中餐厅，清真席设在××房间。

就餐时间：早餐7:00、午餐12:00、晚餐18:00。

八、会议期间，遇事请与会务工作人员联系，他们会为您提供满意的服务。

会务组（负责人）设在×号楼××房间，电话：××××××××

文件组（负责人）设在×号楼××房间，电话：××××××××

会场组（负责人）设在×号楼××房间，电话：××××××××

接待组（负责人）设在×号楼××房间，电话：××××××××

宣传组（负责人）设在×号楼××房间，电话：××××××××

九、通信方式：××宾馆总机：××××××××，各房间互拨请直拨房间号，呼叫市内电话，请在号码前加拨“8”。

十、与会人员返程时，请将房卡（房间钥匙）交总服务台或会务工作人员。

十一、会议期间如有临时事项，请注意大会通知，会务工作人员会及时与您联系。

（六）其他会议资料

根据会议性质和规格不同，不同的会议需要准备不同的会议材料。比如，经验交流会，还要有参加交流单位的经验材料；组织理论学习轮训班，进行大会交流，还要有交流发言材料等。

（七）会议文件的审核、装订、备份

文件的印制、分发应认真负责，保证质量，不出差错。因此在会议文件准备好之后，应做好审核、装订、备份工作。

1．会议文件资料的审核

会议文件资料审核工作主要审核会议文件的准确性和完整性，以及文件内容与议题的相适性。会议文件审核的方法有三：一是对校法，适用于定稿上改动较多的文件。二是折校法，适用于整洁、改动不多的文件。三是读校法，适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的文件。

会议文件审核的工作步骤：

（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。

（2）由主管秘书进行会议文件初审。

（3）如会议文件的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。

（4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。

2．会议文件资料的装订

会议文件资料装订前应严格管制外流和散失，对于文字的校对更应该慎重。资料的装订、前后次序不能颠倒或与议程有别。

3．准备会议资料的备份

会议的资料倘若不属于机密性质，主办机关除发给与会人员外，应有备份，以供列席人员有临时未带者备用，或提供给新闻媒体采访与报道使用。