五、把会议通知印发好

召开会议的时间、人员、地点等基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。

会议通知一般有书面通知、口头通知和电话通知。

（一）会议通知的基本内容

（1）会议的背景、目的和名称。名称一定要写全称。

（2）主办单位和组织机构。联合主办的会议，要写明每一主办单位名称。如成立组织委员会、筹备委员会、指导委员会、学术委员会等会议组织机构的，要写清机构名称、人员组成情况等。

（3）会议内容和形式。如会议的主题、议题、讨论的提纲、议程安排等。报告会应当写明报告人的姓名、身份和报告主题、配套活动的形式与内容。

（4）参加对象。如果通知是发给单位的，应当说明参加会议的人员的具体条件，如职务、级别、年龄等。专题工作会议应要求分管领导到会。参加对象如资格不同，通知中应分别用“出席”“列席”“旁听”“特邀”等词语来对应，不能搞错。参加对象需要逐级推荐的，要说明推荐的程序。有的会议为达到一定的规模，通知中还规定每个单位参加会议的人数。

（5）会议的时间。包括报到时间、正式开始时间和会期。

（6）会议的地点。应具体写清楚会场所在地址的地名、路名、门牌号码、楼号、房间号码、会场、会议名称。

（7）其他事项。如参加会议的费用支付方式，报名方式和截止日期，有关论文征集、撰写、打印和提交的要求及截止时间，会议的正式语言和工作语言，入场凭证以及组织者认为必须说明的其他事项。

（8）联系方式。如主办单位或筹备机构的地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名，等等。

（9）注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。

会议通知无论采取何种形式，都应简明扼要，准确无误，切忌含混不清，更不能使用模糊语言，否则，会影响与会人员的准备工作和按时参加会议。

（二）会议通知的结构与写法

1．标题

会议通知的标题有以下几种写法：

（1）由主办者名称、会议活动的名称和“通知”组成。标题中标明主办者的名称有助于突出主办者形象，并方便查找检索。基本格式为：《××（主办者名称）关于召开（举行）×会议的通知》。

（2）省去主办者的名称，由会议名称和“通知”组成，用于多家单位联合主办的会议。由于主办者较多，都写入标题会使标题显得臃肿，可将主办者写入主文。基本格式为：《关于召开（举行）×会议的通知》

（3）仅写“会议通知”四字，仅适用于备忘录式会议通知。

（4）如需根据提交的论文水平确定与会资格的会议，第一轮通知可写为《×学术研讨会论文征集通知》《关于征集×学术研讨会论文的通知》，或《关于召开×学术研讨会的预备通知》。

2．发送对象

会议通知有两种发送对象，一是直接发给与会者本人，这种通知写明与会者姓名后加“同志”“先生”等即可；二是发给特定的组织，称为主送机关，写法有以下几种：

（1）参加范围涵盖所有下属或被管理单位的，可以写统称，如国务院召开省市一级政府负责人会议，通知的主送机关写作“各省、自治区、直辖市人民政府”。

（2）只需少数特定单位参加的会议，可分别在每份通知上写明具体单位的名称，如“×局”。

3．正文

会议通知的正文部分可以按上述基本内容分成若干层次和段落，一般分为开头、主体和结尾。开头部分写明举办会议的背景和目的。主体部分可采用序号加小标题的形式写明通知的具体事项，如会议内容、参加人员、会议时间地点、要求等。结尾处写明联络信息和联络方式，也可用“特此通知”结尾或者省略结尾。

4．落款

如标题中已经写明主办单位的，只需在成文日期上加盖公章，无须再标明发文机关。联合主办的会议，通知的标题中要写明主办单位的，落款应当加盖主办单位公章。有时也可以组织委员会、筹备委员会或秘书处的名义落款。

5．成文时间

用数字写明具体的年、月、日。召开重要会议的通知，必须使用国家规定的公文标印格式，眉首、主体、版记各项要素必须齐全。