4.3.1 文档的基本操作
1.创建新文档
在进行文本输入与编辑之前,首先要新建一个文档。用户在启动Word时,系统就会自动新建一个空文档,其默认文件名为“文档1.docx”。如果在已启动Word后还想建立一篇新的文档,可以使用菜单或工具按钮等方式,以下为3种常用方式:
①单击“文件”菜单,选择“新建”命令,在“可用模板”选项区域选择“空白文档”选项,单击“创建”按钮,即可创建一个空白文档。
②单击快速访问工具栏中的“新建”按钮。
③按【Ctrl+N】组合键。
2.保存文档
在文档中输入内容后,为了避免因停电、死机等意外事件导致信息丢失,要将其保存在磁盘上,便于以后查看文档或再次对文档进行编辑、打印。Word文档的默认扩展名为“.docx”。在Word中可保存正在编辑的活动文档,还可以用不同的名称或在不同的位置保存文档的副本。另外,还可以以其他文件格式保存文档,以便在其他应用程序中使用。
(1)保存未命名的文档
①单击“文件”菜单,选择“保存”命令,弹出“另存为”对话框,在“保存位置”下拉列表框中选择保存位置;在“文件名”文本框中输入文件名称,最后单击“保存”按钮,即可在指定位置以指定名称保存文档。
②单击快速访问工具栏中的“保存”按钮,弹出“另存为”对话框,其他操作与前相同。
(2)保存已有文档
①在对已有文档修改完成后,单击“文件”菜单,选择“保存”命令,Word 2010将修改后的文档保存到原来的文件夹中,修改前的内容将被覆盖,并且不再弹出“另存为”对话框。也可单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。
②单击“文件”菜单,选择“另存为”命令,弹出“另存为”对话框,用以在新位置或以新名称保存当前活动文档。
(3)自动保存文档
自动保存文档可以防止在文档编辑过程中因意外而造成文档内容大量丢失,因为在启动该功能后,系统会按设定时间间隔周期性对文档进行自动保存,无须用户干预。
其操作方法是:单击“文件”菜单,选择“选项”命令,弹出“Word选项”对话框,如图4-2所示。选择“保存”选项,在该对话框右侧的“保存文档”选项区域中的“将文件保存为此格式”下拉列表框中选择文件保存的类型。选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框,并在其后的微调框中输入保存文件的时间间隔。在“自动恢复文件位置”文本框中输入保存文件的位置,或者单击“浏览”按钮,在弹出的“修改位置”对话框中设置保存文件的位置。最后单击“确定”按钮即可。
图4-2 “Word选项”对话框
(4)保存为其他格式文档
Word允许将文档保存为其他文件类型,例如文本文档、网页文件、低版本Word 97-2003文档、PDF格式等,以便在其他软件中使用。其步骤与保存新文档类似,只须在弹出的“另存为”对话框的“保存类型”下拉列表框中选择相应类型。
3.保护文档
保护文档功能可以帮助用户提高文档使用与修改的安全性,主要包括文档打开密码的设置与修改密码的设置。具体操作步骤如下:
①单击“文件”菜单,选择“另存为”命令,弹出“另存为”对话框,单击“工具”按钮,选择“常规选项”命令,弹出“常规选项”对话框,如图4-3所示。
②在“打开文件时的密码”文本框中,输入以字母、数字和符号组成的密码。设置成功后,在下次打开文档时,就必须正确输入密码才能打开文档。
③在“修改文件时的密码”文本框中,输入文档修改密码。设置成功后,在下次编辑文档时,就必须正确输入密码才能保存修改后的文档,否则用户只能以只读方式打开文档。
图4-3 “常规选项”对话框
4.打开文档
编辑一篇已存在的文档,必须先打开文档。Word提供了多种打开文档的方法,这些方法大致可以分为以下两类。
①双击已保存的Word文档图标,在打开文档的同时启动Word应用程序。
②先打开Word应用程序再打开需要的文档,其方法又可分为以下3种:
● 单击“文件”菜单,选择“打开”命令。
● 单击“文件”菜单,在弹出的菜单右侧列出的最近使用的文档中单击需要打开的文档
● 使用“开始”按钮打开最近使用的文档。
5.关闭文档
关闭文档并不等同于退出Word应用程序窗口,它只是关闭了当前的活动文档,而保留了Word窗口界面,其操作方法是:单击“文件”菜单,选择“关闭”命令。
关闭文档时,如果文档没有保存,系统会提示是否保存文档。