4.2 快速填充数据
如果要填充的数据部分相同，或者具有某种规律，可以使用快速填充工具。
4.2.1 填充相同数据
在实际应用中，用户可能要在某个单元格区域输入大量相同的数据，采用以下3种方法可快速填充单元格区域。
1．使用键盘快速填充
（1）选择要填充相同数据的单元格区域，如图4-10所示的C列单元格。
（2）输入要填充的数据，例如2017/5/8。
（3）输入完成后，按Ctrl + Enter组合键。选中的单元格都填充了日期“2017/5/8”，如图4-11所示。
图4-10 选中单元格
图4-11 填充相同数据
2．使用菜单命令快速填充
（1）选择包含需要复制数据的单元格，如图4-12所示的单元格D2。
（2）按住Ctrl或Shift键的同时，选中要填充的单元格区域，如图4-13所示。
图4-12 选中要复制数据的单元格
图4-13 选中要填充数据的区域
（3）切换到“开始”菜单选项卡，单击“编辑”区域的“填充”命令，在弹出的下拉菜单中根据需要选择填充方式，如图4-14所示。例如，选中“向下”命令后的填充效果如图4-15所示。
图4-14 选择填充方式
图4-15 填充效果
3．使用鼠标快速填充
（1）选中包含需要复制数据的单元格，单元格右下角显示一个绿色的方块（称为“填充柄”），将鼠标指针移到绿色方块上，鼠标指标由空心十字形变为黑色十字形
，如图4-16（a）所示。
（2）按下鼠标左键拖动，选择要填充的单元格区域后释放鼠标左键，即可在选择区域的所有单元格中填充相同的数据，如图4-16（b）所示。
图4-16 填充相同数据
4.2.2 序列填充
有时需要填充的数据是具有相关信息的集合，称为一个系列，如星期系列、数字系列、文本系列等。使用Excel的序列填充功能，可以很便捷地填充有规律的数据。
知识拓展：
几种常见的序列
（1）等差序列：相邻两项相差一个固定的值，这个值称为步长值。
（2）等比序列：相邻两项的商是一个固定的值。
（3）日期序列：根据单元格的数据填入日期，可以设置为以日、工作日、月或年为单位。
（4）自动填充序列：根据初始值决定填充项，如果初始值是文字后跟数字的形式，拖动填充柄，则每个单元格填充的文字不变，数字递增。例如，“组合1”“组合2”等等。
1．使用Excel预设的自动填充序列
Excel预设了一些自动填充的序列（星期、月份、季度），例如，在单元格G2中输入“星期一”，然后拖动该单元格右下角的填充柄，会在选择的单元格中自动填充“星期二”“星期三”等等，如图4-17所示。
使用序列进行填充时，还可以修改填充类型和步长值。
（1）选择一个单元格输入序列中的初始值。
（2）选择含有初始值的单元格区域，作为要填充的区域，如图4-18所示。
图4-17 使用预设的序列填充
图4-18 选择要填充的区域
（3）单击“开始”菜单选项卡“编辑”区域的“填充”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“序列”命令，打开如图4-19所示的“序列”对话框。
（4）在“序列产生在”区域指定是沿行方向进行填充，还是沿列方向进行填充。例如，选择“列”。
（5）在“类型”区域选择序列的类型。如果选择“日期”，还必须在“日期单位”框中选择所需的单位（日、月、年）。例如，选择“等差序列”。
（6）在“步长值”文本框中输入一个正数或负数，作为序列增加或减少的数量。例如，输入2。
（7）在“终止值”文本框中指定序列的最后一个值。
（8）单击“确定”按钮即可创建一个序列。结果如图4-20所示，选中的区域使用等差序列填充，且步长值为2。
图4-19 “序列”对话框
图4-20 序列填充效果
2．自定义序列
如果预设的填充序列不能满足工作需要，用户还可以自定义填充序列。例如：如果经常要输入员工姓名，则可将员工姓名定义为一个自动填充序列。
（1）在“数据”菜单选项卡中单击“排序”
图标，弹出“排序”对话框。单击“次序”下拉按钮，弹出排序方式下拉列表框，如图4-21所示。
图4-21 选择“自定义序列”命令
（2）单击“自定义序列”命令，弹出如图4-22所示的“自定义序列”对话框。
（3）在“自定义序列”列表中选中“新序列”，然后在“输入序列”文本框中输入自定义的序列项，在每项末尾按Enter键进行分隔，如图4-23所示。
（4）输入完毕后单击“添加”按钮，此时，在“自定义序列”列表中可以看到创建的序列，如图4-24所示。单击“确定”按钮关闭对话框。
（5）在“排序”对话框的“主要关键字”下拉列表框中选择要按序列排序的列标题，如图4-25所示。然后单击“确定”按钮关闭对话框。
（6）选择一个单元格输入序列中的初始值，如图4-26（a）所示。按下单元格右下角的填充柄向下拖动，即可在选择的单元格区域填充序列，如图4-26（b）所示。
图4-22 “自定义序列”对话框
图4-23 输入序列
图4-24 显示自定义的序列
图4-25 “排序”对话框
图4-26 填充自定义序列
4.2.3 替换数据
如果要替换工作表中的数据，可以执行以下操作。
（1）单击“开始”菜单选项卡“编辑”区域的“查找和选择”命令按钮，在弹出的下拉菜单中选择“替换”命令，打开如图4-27所示的“查找和替换”对话框。
图4-27 “查找和替换”对话框
（2）在“查找内容”文本框中输入要查找的文本；在“替换为”文本框中输入替换文本。
（3）单击“全部替换”按钮。
上机练习——制作工资表
4-1 上机练习——制作工资表
练习目标
员工工资是每个公司都会涉及的数据，在处理工资信息时，经常要输入大量重复的、有规律的数据。本节练习制作一个工资表，使用Excel 2019的快速输入功能快速填充数据，减少输入的工作量。通过对操作步骤的讲解，读者可进一步掌握使用填充柄快速填充相同数据、序列的方法，以及查找并替换数据的操作。
设计思路
首先定义日期类型，使用填充柄填充相同的日期；然后自定义数据类型，快速填充工号序列和底薪；最后使用“查找和替换”对话框查找并替换指定的数据。结果如图4-28所示。
图4-28 工资表
操作步骤
1．输入基本数据
（1）新建一个空白的Excel工作簿，保存为“员工工资表.xlsx”。
（2）单击行号“1”，按住Ctrl键的同时单击列标C，将第1行和C列全部选中，如图4-29所示。
图4-29 选中行和列
（3）在“开始”菜单选项卡的“数字”区域，单击“数字格式”文本框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“文本”命令，如图4-30所示，将选中的行和列的格式修改为“文本”格式。
图4-30 选择数据格式
（4）在单元格中输入文本，如图4-31所示。
图4-31 完成输入
2．填充数字、日期
接下来在工资表中填充数据。
（1）右击A2单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框。切换到“数字”选项卡，在“分类”中选择“日期”，类型为“2012年3月”，如图4-32所示。
图4-32 设置日期格式
（2）单击“确定”按钮关闭对话框，在A2单元格中输入“2018/9”或“2018年9月”，均显示为“2018年9月”，如图4-33所示。
图4-33 在A2单元格中输入数据
（3）选中A2单元格，将鼠标指针移到单元格右下角，当鼠标指针显示为
时，按下鼠标左键向下拖动到A9单元格，选中的区域即可填充相同的内容，如图4-34所示。
图4-34 填充效果
教你一招：
自动填充单元格之后，在最后一个单元格右侧会显示“自动填充选项”按钮
。单击该按钮，在弹出的下拉列表框中可以选择填充的方式，如图4-35所示。
图4-35 自动填充选项
（4）选中B2：B9单元格区域，单击“开始”菜单选项卡“数字”区域右下角的扩展按钮，打开“设置单元格格式”对话框。切换到“数字”选项卡，在“分类”中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入“w00”，如图4-36所示。单击“确定”按钮关闭对话框。
图4-36 自定义格式
（5）在B2单元格中输入“w01”，然后选中B2单元格，将鼠标指针移到单元格右下角，当鼠标指针显示为
时，按下鼠标左键向下拖动到B9单元格，选中的区域即可填充序列，如图4-37所示。
（6）在D2单元格中输入数据“3500”，然后选中单元格区域D2：D6。单击“开始”菜单选项卡“编辑”区域的“填充”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“向下”，如图4-38所示，即可在选中的单元格中填充相同的数据。
（7）选中D7：D9单元格区域，输入“3800”，然后按下Ctrl + Enter组合键，即可在选定的单元格区域填充相同的数据，如图4-39所示。
图4-37 填充序列结果
图4-38 向下填充命令
图4-39 完成单元格填充
（8）选中E2单元格并输入“22”，将鼠标指针移到单元格右下角，当鼠标指针显示为
时，按住Ctrl键的同时，按下鼠标左键向下拖动到E6单元格，释放键盘和鼠标，将填充递增序列，如图4-40所示。
图4-40 填充递增序列
（9）将鼠标指针移到填充框右下角，当鼠标指针显示为时，按下鼠标左键继续向下拖动到E9单元格，释放键盘和鼠标，将继续填充递增序列，效果如图4-41所示。
图4-41 以递增顺序填充序列
（10）单击F2单元格，按下鼠标左键拖动，选中F2：G9单元格区域。然后单击“文件”菜单选项卡中的“选项”命令，在弹出的“Excel选项”对话框中，选择“高级”分类，在“按Enter键后移动所选内容”下拉列表框中选择“向右”，如图4-42所示。单击“确定”按钮关闭对话框。
图4-42 “Excel选项”对话框
注意
结束输入数据之后，应将该选项还原为“向下”。
（11）输入数据后按Enter键，将填充F2单元格，并自动将G2单元格变为当前单元格；输入数据后按Enter键，将填充G2单元格，并自动将F3单元格变为当前单元格，如图4-43所示。依次输入全部数据后，按Enter键，F2单元格变为当前单元格。
图4-43 输入数据
3．查找与格式匹配的单元格
在编辑查看数据时，尤其当数据较多时，可以使用查找工具快速找到需要的数据。
（1）单击“开始”菜单选项卡“编辑”区域的“查找和选择”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“查找”命令，如图4-44所示。
（2）在打开的“查找和替换”对话框中，单击“选项”按钮，然后单击“查找”选项卡中“格式”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“从单元格选择格式”命令，如图4-45所示。
图4-44 选择“查找”命令
图4-45 选择“从单元格选择格式”命令
此时，“查找和替换”对话框暂时隐藏，鼠标指针变为
。
（3）单击D列中的某个数据（例如D2），重新显示“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要查找的数据“3500”，如图4-46所示。
（4）单击“查找下一个”按钮，Excel将加亮显示查找到的第一个数据；再次单击“查找下一个”按钮，将加亮显示下一个符合要求的数据；单击“查找全部”按钮，将在对话框的下方列出查找到的全部数据，如图4-47所示。
图4-46 输入数据
图4-47 查找全部
（5）将光标移动到查找结果列表中的某条记录上，该记录将突出显示；单击某条记录，工作表中相应的单元格也将突出显示。
4．替换数字
如果发现输入的数据有错误，尤其是存在同样错误的数据较多时，使用替换操作，可以批量对数据进行修改。
（1）在“查找和替换”对话框中切换到“替换”选项卡，单击“替换为”文本框后面的“格式”按钮，如图4-48所示，弹出“查找和替换”对话框。
图4-48 “查找和替换”对话框
（2）在“替换格式”对话框中切换到“数字”选项卡，选择“货币”分类，并修改“小数位数”为“0”，如图4-49所示。
图4-49 设置替换格式
（3）单击“确定”按钮，返回“查找和替换”对话框，在“替换为”文本框中输入“4000”，单击“替换”按钮，则查找到的第一个符合的数据将被替换；再次单击“替换”按钮，则第二个符合的数据被替换，如图4-50所示。单击“全部替换”按钮，则全部符合要求的数据都将被替换。
（4）使用同样的方法替换工作表中其他的金额数据，效果如图4-28所示。
图4-50 替换的效果