第二部分

4 关注流程

工作中，当领导交给你一项任务或一个项目时，你首先会做什么呢？

你可能会说，每个人都有自己的做法，不能一概而论。

然而，有这样一个事实——有的人做事效率高，有的人做事效率低。

为什么会出现两种不同的结果呢？经过观察，我发现，做事效率低的人通常会存在以下3种情况。

（1）他们不知道完成这项任务或这个项目需要做哪些工作，导致手忙脚乱，做了这个、忘了那个。

（2）他们不知道要做的各项工作之间的关联，导致“胡子眉毛一把抓”，有些不是很相关的工作却花了很长时间去做。

（3）他们不知道各项工作的先后顺序，导致有些工作明明可以并行做却串行做，耽误了很长时间。

经过分析，我发现，出现以上3种情况的人很少关注流程。要知道，一个高效的公司、部门、团队都会有一套工作流程，一个做事高效的人在做事前都思考过其工作流程。

此处，流程是指工作流程，即完成一项任务或一个项目需要经过的步骤。经过的步骤也可以理解为需要做的工作。

原则上，需要做两项及以上的工作才能完成的任务/项目都需要建立流程。

如果一个人能够在做事之前画出新流程或知晓已有流程，那么这将给这个人带来很多帮助，主要包括以下4个方面。

（1）知道自己需要做哪些工作。

（2）清楚所做的工作之间的关联。

（3）明白每项工作的输入和输出，即做这项工作还需要哪些支持（包括自己的储备和别人提供的支持），以及这项工作需要输出什么结果（包括给自己的和给别人的支持）。

（4）确定做事顺序，即哪些可以先做、哪些可以后做，以及哪些可以并行做、哪些可以串行做。

关注流程，就是要基于以上4个方面，画出新流程或知晓已有流程。

4.1 想清楚要做哪些工作

我们发现，有的人在接到任务/项目时，还没有想清楚就开始行动。这势必会造成做了这个、忘了那个的情况，尤其是那些需要别人配合的工作经常会被忘掉，或事到临头才想起来。这就是工作中经常遇到的情况，如“起个大早，赶个晚集”“欲速则不达”。

4.1.1 思考所有可能的相关工作

工作中，有的人在接到任务后，会先进行思考，甚至花较长时间思考。

这样的人会在真正开始做事之前，想清楚做这件事需要做哪些准备工作、与完成此任务相关的工作都有哪些。他们一旦想清楚后开始行动，就会非常神速，且能够保质保量地完成任务。

因此，关注流程的第一步是要思考都有哪些相关的工作要做。此时，要尽可能列出所有的相关工作，允许列出的部分工作是弱相关或不相关的，关键是不要有漏掉的。所列出的工作最好是需要一定时间才能完成的，而不是很快就能够完成的。

4.1.2 对相关工作进行分类

在思考完所有相关工作后，还需要将这些相关工作进行分类，因为这些列出的相关工作，可能有些是自己能做的，有些是自己不能做的。

在职场，几乎没有哪项工作是一个人就能完成的，经常会需要本部门或其他部门的人的配合。

因此，建议将相关工作分为两大类。

（1）自己能做的工作。

（2）需要别人帮助/配合做的工作。

4.2 尽可能找出各项工作之间的关联

仅仅知道要做哪些工作是不够的，在列出所有相关工作之后，还需要搞清楚这些工作是否有关联。为此，还需要做好以下3项工作。

4.2.1 剔除不必要的工作

工作中，我们经常会发现这样的情况：在一项任务完成后，从提交的报告字数来看，似乎做了不少工作，但仔细了解就会发现，报告中针对该做的工作提及很少，甚至没有提及，而对那些容易做却不太相关或是无关紧要的工作却多次提及。这说明，做事的人事先没有搞清楚各工作之间的关联。

因此，剔除不必要的工作是搞清楚各项工作之间的关联的第一步，也是提高效率的重要一环。只有知道哪些该做，哪些不该做，剔除那些不相关、不必要的工作，才会全神贯注地投入相关工作中，才能在有限的时间内产出更有效的成果。

剔除不必要的工作，有时可能是因为这项工作很快就能完成，因此可以采取合并的方法，将其放在其他工作中，或者给归类后的工作一个新名称。工作名称要尽量简单明了。

4.2.2 找出每项工作的输入和输出

搞清楚各项工作之间的关联的第二步，是找出每项工作的输入和输出。输入是指做这项工作所需要的前提条件，可能是自己的准备工作，也可能是需要别人提供的支持。输出是指做了这项工作后要产出的结果，可能是一个管理办法、制度、工作指引、业务流程、表单等。

如果事先没有想清楚某项工作的输入，就会造成这项工作无法进行。

如果事先没有想清楚某项工作的输出，就会对下一项工作产生影响，因为这项工作的输出是下一项工作的输入。

4.2.3 明确做各项工作的先后顺序

搞清楚各项工作之间的关联的第三步，是在剔除不必要的工作、理清楚每项工作的输入和输出的基础上，明确做事的顺序。这一步主要包括两个方面的内容。

（1）明确哪个必须先做、哪个可以后做。

（2）明确哪些可以并行做。

4.3 画出完整流程

关注流程的最后一步是画出完整流程。

工作中，一项任务或一个项目靠一个人是很难完成的，你的工作可能只是这项任务或这个项目的一个环节。所以，你需要有人给你输入，或你需要给别人输出。

画出完整流程就是要确保各项工作都有输入和输出，否则会做无用功，或做了也没有太大意义。

你的工作是否有意义？其实从工作的输入和输出就可以看出来。这里有以下3个观点和建议，仅供参考。

（1）如果某项工作不被要求有输出，或没有人需要工作的结果，那么该工作属于可做可不做的，建议不做。

（2）如果一个人要做一项工作，而该工作不需要其他人给予输入或支持，那么说明该工作要么属于启动性的工作，要么属于“单打独斗”的工作。同时，说明该工作可能是比较难的，也可能是无关紧要的，建议不急于做。

（3）如果一个人要做一项工作，而该工作需要不止一个输入和输出，那么说明该工作做起来很有意义，或者说很值得做，建议画出完整流程后再做。

画出完整流程是关注流程的最好体现。

关注流程会给你带来很多好处，主要有以下两个方面。

（1）让你深入思考、全面思考。

（2）让你行动更有效。

4.3.1 深入思考、全面思考

要关注流程，需要完成以下3个步骤。

（1）尽可能列出完成此项任务要做的所有可能的工作，并对其进行分类。

（2）尽可能找出这些工作之间的所有必然关联，找出每项工作的所有输入和输出，明确各项工作的先后顺序。

（3）画出完整的流程。

举例来说，假设领导让你完成一项某种技术设备的集中采购任务，并且领导认为签署了采购协议就算完成任务。那么，你该怎么做呢？

第一步，尽可能列出可能与本次采购相关的所有工作，并对其进行分类。

通常，采购管理人员能想到的工作有：①征集需求；②提出采购方案；③上会讨论；④发布资格预审公告；⑤资格预审；⑥发布招标公告；⑦评标；⑧报告评标结果；⑨发布中标通知；⑩与供应商签订采购协议等。第一步只考虑有哪些工作而不用考虑顺序。其中，自己能/必须做的工作有①②③⑧⑩，其他项都是可以由别人配合完成的，如由招标代理公司完成。

我通常喜欢将自己能做的工作用方框（）框起来，而需别人配合或支持的工作用椭圆（）圈起来。

其中，③可以与②合并，可以写成方案提出与确定。④⑤⑥可以合并写成“发标”。

第二步，尽可能找出这些工作之间的所有必然关联，找出每项工作的所有输入和输出，明确各项工作的先后顺序。

需要对每一项工作进行分析。这里，以第②项工作为例。

经过分析思考，我们可以看出：要做②，即提出采购方案，必须先有需求，也就是先要做①。只有当采购方案②做完，才有了上会讨论③的基础。

同时，我们分析一下，是否只有①这一个输入就够了？其实要完成采购方案，还需要有技术规范书和评分标准，这很可能是在考虑工作时会忘掉的。

在搞清楚各项工作之间的关联及每项工作的输入和输出后，还需要将各项工作的先后顺序有效衔接起来。

例如，技术规范应该放在评分标准的前面，评分标准应该放在采购方案提出的前面。

第三步，画出完整的流程。

依照上面的3个步骤，你就可以得到一个完整的流程。具体如图4-1所示。

图4-1就是完成领导交给的任务的一个流程示意图。

针对较复杂的工作，你可以在以上方法的基础上进行深入思考、不断细化。

如果每项任务、每项工作你都能按照以上3个步骤去做，那么在不久的将来，你一定会养成深入思考和全面思考的好习惯。

思考的质量决定工作的质量，进而决定未来的质量。

4.3.2 让行动更高效

因为完整的流程是经过深思熟虑后画出的，所以你会记住每个环节、每项相关的工作，以及每项工作的输入和输出。

要知道，记住一个流程远比记住一堆文字要容易得多。

关注流程可以时刻提醒你：完成这项任务都有哪些环节、你的工作处于哪个环节、你所做的工作的输出是什么……从而让你拥有全局观和大局观。

就像上面的流程示意图，当你心里装着这样一个完整的流程，你就不会落下任何工作环节，并且知道自己所做的工作在什么位置、起什么作用。对于必须自己做的事情，你可以在别人做配合工作的时候提前做些准备，如准备评分标准模板、报告模板、协议模板等，而不是事到临头才开始准备，这样可以大大节省时间，让做事效率和做事效果得到提升。

4.4 小结

关注流程能够帮助人们厘清事物之间的关系、清楚做事的顺序、剔除不必要的环节，从而高效地完成任务。

关注流程的关键一步是画出完整的流程。

关注流程不仅可以应用于工作中的各个环节，还可以应用于生活中想做的任何事情。