3 明确焦点
为什么会提到明确焦点这个话题呢？这里必须一提的是，《六顶思考帽》课程给了我很大的启示。
2017年，我有幸成为《六顶思考帽》课程的认证讲师。虽然我学习这门课程的时间比学习《高效能人士的七个习惯》晚了17年，但这门课程对我的影响是巨大的。
《六顶思考帽》一书的作者爱德华·德博诺先生提出的“将无休止的辩论转变为有意义的建设性探讨”“思考的质量决定未来的质量”，给了我非常大的震撼和帮助。这门课程教会了我如何去思考，更确切地说，教会了我如何进行有质量的思考和高效的思考。
《六顶思考帽》中提到的“明确焦点”的概念让我受益匪浅。在之后的工作和生活中，我将此概念加以应用和实践，并取得了较好的效果。
我可以肯定地说，明确焦点是可以大大提高效能的一个重要方法，尤其应用于会议中作用更为明显。
在工作和生活中，我们经常开会讨论问题。然而，我们经常会遇到这样两种情况。
（1）各说各话。大家讨论的内容根本不在同一个层面上，都是站在自己的角度考虑问题。
（2）争论不休。尽管花了很长时间，但依然无法就问题的解决方案达成共识。
这两种情况造成的结果就是会议效率低下——白白浪费了时间，而无任何成果。在很多情况下，把原因归结为某个问题难度比较大，需要多次讨论。然而，经过多次讨论还是不能真正解决问题。这是为什么呢？
其实，很多时候造成这两种情况的真正原因是大家对所讨论的问题的核心和解决问题的初衷不够清楚，其本质是对问题没有聚焦，或者说对讨论的问题的焦点不清楚。
焦点是指所讨论问题的关键所在或争论的集中点。
3.1 聚焦所讨论的问题
为使讨论更加高效，我们先要把问题定义清楚，从而让大家聚焦所讨论的问题，并努力让大家对会议要解决的问题达成共识。
要达成共识，让大家充分了解最需要解决的问题及问题产生的背景至关重要。
3.1.1 说明问题产生的背景
我们开会时经常会遇到一种很尴尬的情况：当主持人抛出问题时，参会者一头雾水，不知所云。因此，参会者就很难积极主动地参与其中。
造成这种情况的直接原因是参会者不了解背景，这通常也是造成会议效率低下的主要原因之一。
解决这种尴尬情况的最好方法是，在会议开始时，主持人简单说明会议需要解决的问题及问题产生的背景。千万不要以为参会的所有人都知道背景。
说明问题产生的背景是为了寻求所有参会者的理解，让大家更好地参与其中，贡献各自的聪明才智，从而让会议富有成效。
3.1.2 对初始问题进行提问
会议都会有主题。这个主题通常是解决问题、战略规划、完善制度、提出解决方案等。
我们在工作中最常遇到的会议主题是解决问题。
关于解决问题的会议的主要做法是，主持人在会议开始时抛出一个问题。然而，在通常情况下，主持人不等问大家是否对所提出的问题有异议，就会直接进入讨论环节。
这样做造成的后果是，讨论时，大家各执己见，不能聚焦，或者争论不休，讨论时间过长，无结果产出。
造成这种情况的原因主要有以下两种。
（1）一个问题涉及的部门太多。这个问题需要多个部门或单位协调解决。
（2）一个问题涉及的内容太多。这样的问题包含很多方面，可以拆成多个问题。
避免这种情况发生的最有效的方法是，将主持人提出的问题作为初始问题，并就其进行提问——问问大家是否对所提的问题都清楚了。
现在，举一个我在讲授《六顶思考帽》课程时经常举的例子。
会议主题：如何提高员工的满意度？
这个问题听上去似乎大家都能理解。当提出会议主题后，我会接着说如下两句话。
（1）我的问题是否已经表述清楚了？
（2）大家对这个问题还有什么异议？
一开始，可能没有人会提出异议，但不要紧，我会不断地问，甚至人少的时候我会让每个人都表态。这时，只要有一个人提出质疑，其他人就会跟着提出更多异议。
有人会说，“如何提高员工的满意度”这个问题是指员工在哪方面的满意度？我会问他员工满意度都包括哪些方面。而这会引发参会者更多的思考，于是他们会提到很多方面，如他们会觉得员工满意度还应该包含职业生涯发展、收入、培训、能力提升、食堂餐饮、企业文化、办公环境、员工福利等。
好的会议主持人会尽可能将所有参会者的所思所想全部挖掘出来。有时，我们会惊喜地发现，群策群力挖掘出来的东西是本次会议最有价值的副产品，能成为某个部门或某个人下一步工作的驱动力。
就像上面的例子，当大家把所有涉及员工满意度的方面都列举出来时，至少对做企业文化工作的人来说，他们会知道要提高员工的满意度还需要做哪些方面的努力。
3.1.3 将异议记录下来
明确焦点的过程其实是将问题进一步细化的过程。
针对所有参会者提出的异议，不只是说说而已，我们要做的是把所有异议都记录下来，可以采用以下两种方法之一。
方法1 列出所有内容
使用表3-1可以更好地将异议分解和细化。
表3-1
方法2 对所有内容进行分类
例如，会议主持人可以根据实际情况聚焦一个最需要解决的问题，而这个最需要解决的问题可能是以下问题中的一个。
（1）最关心的问题。
（2）最棘手的问题。
（3）最急需解决的问题。
（4）最容易解决的问题。
（5）最难解决的问题。
使用表3-2有助于将问题进行分类。
表3-2
接下来，会议主持人需要选择某一个方面的问题。
3.1.4 对问题进行排序
通常，将异议记录下来最容易的做法是将所有涉及的内容都列出来，即方法1。但接下来，如何从众多问题中选出一个就显得尤为重要。所选问题应该是本次会议最想解决的问题。
那么，如何才能选出本次会议最想解决的问题呢？通常，我们先采用表决的方式，再按照各方面得票所占百分比按顺序排出来。
表决可以采取以下两种方式。
（1）记名方式。
如果想了解大家对哪一个问题最关心或最感兴趣，那么可以采取举手表决的方式。这种方式的最大特点是快捷，但是这种方式相当于是记名的。因此，举手表决的方式未必能代表大家真正的心愿。
（2）不记名方式。
如果有时间的话，那么建议采取不记名方式，即采取不记名投票的表决方式。这种方式的优点是大家可以充分表达自己的观点，缺点是时间会长一些。
在表决之前，建议将所有问题列在表格中，与方法1中使用的表格的前两列相同，并在此基础上增加一列，让参会人员直接勾选。一般最多选3个。这3个应该是参会人员认为最希望涉及的方面。具体如表3-3所示。
表3-3
在每个人选择完后，主持人需要做如下两件事。
（1）汇总所有结果，得出每个方面所得的票数。
（2）依据得票多少排序。
可以将方法1中的表格增加两列，一列是得票数，另一列是结果排序，如表3-4所示。
表3-4
这张表将成为此次会议的一个有效且有意义的输出。因为此次排序可能为参会人员找到下一步工作的方向或动力。
3.2 让会议更加有的放矢
前面讲述了如何聚焦所讨论的问题的4个步骤，其实这4个步骤是分解和细化初始问题的步骤。在讨论之前，为了避免不必要的争论，让会议更加有的放矢，还需要采取以下两个步骤。
3.2.1 用一句话把问题表达清楚
在确定了大家最想解决的问题后，主持人需要做的是，重新说明会议要讨论的问题，并且要用一句话把问题表达清楚。
用一句话把问题表达清楚，说起来容易，做起来并不容易。会议中，经常会出现这样的情况：有的人说了一大堆话，但大家不知道他要表示的中心意思是什么。
如果请这个人把自己的话重新组织一下，让他用一句话把想说的话表达清楚，他就会想较长时间，甚至找不出这样的一句话。
试想，如果一个人不能把他想要表达的中心意思用一句话说清楚，会发生什么呢？这可能导致出现以下3种情况。
（1）别人不知道他的问题到底是什么，因此无法回答他的问题。
（2）虽然别人对他的问题努力按照自己的理解回答，但是可能不是他想要的回答。
（3）别人对他的问题有意识地避重就轻地回答，使问题得不到深入探讨。
如果在会议开始时，大家对讨论的焦点不是很清楚，那么大家又怎么能积极参与其中，真正帮助解决问题呢？
当然，有时突然让人用一句话来明确焦点也是不容易的。表述既是一门技术，也是一门艺术，是需要技巧的。但其目的只有一个，即让所有人对所讨论的问题尽可能没有歧义。
针对上面的例子，如果选择一个大家都关心的问题的话，那么有可能选出的是关于餐饮方面的问题。如果用一句话表示清楚，那就是“如何提高员工在餐饮方面的满意度”。
3.2.2 一次/一个时段只讨论一个问题
针对上面的例子，有人可能会问，除了餐饮方面的满意度，还有许多其他方面的问题需要解决。因此，建议采用分次、分批、分时段开会的方式，目的是最终让每个方面的问题都得到真正解决。
每次只讨论一个问题是保证会议高效的最有效方法。否则，就会导致“胡子眉毛一把抓”，每个问题都解决不好，从而使会议效率低下。
3.3 小结
在讨论问题时，明确焦点至关重要。
只有焦点明确了，人们才能全身心地投入共同的讨论中，避免不必要的争论，从而使会议效率和效果大大提升。
明确焦点的要点有以下6个。
（1）提出初始问题。
（2）说明问题产生的背景。
（3）对初始问题进行提问。
（4）将所有异议记录下来，并分类或排序。
（5）用一句话把问题表述清楚。
（6）一次/一个时段只讨论一个问题。
明确焦点的方法不但适用于会议主持人，还适用于会议参与者，尤其是当一个人在问别人问题或回答别人问题时。
一个人问问题的质量直接决定了这个人是不是一个高效能的人。高效能的人在下达任务、布置工作、开会讨论时会明确焦点。正是因为高效能的人的焦点清晰，通常这样的人的指令会得到快速落实，或快速得到答复或结果。