第四节　成本档案管理系统

成本档案是指各房地产企业在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台账、图纸等应归档保存的各种纸面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录像录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称。成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。

一、成本档案管理的要求

（一）成本档案必须具备真实性、统一性

成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。

（二）成本档案必须具备可复查性

对于每个工程项目，应以合同为主线进行存档。首先，对于每份《工程合同文本》，必须把其“评定标审批表”或“议标、直接委托审批表”“工程合同审批表”“工程预、结算审批表”直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识。而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。

（三）成本档案必须具备安全性及对外保密性

成本档案实行统一归档、集中存放，不得将集团公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义私自外借（复印或邮件发送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为。如有关人员换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。

二、成本档案的组成及其管理标准

成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类。其中，工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类。工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目、不同的建设项目开发期数进行区分。

成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。

以下介绍主要成本档案的组成及管理标准，如表1-2所示。

三、成本档案的归档与立卷

（1）项目立项后，资料管理员即应制订该项目文件资料的收集整理工作计划，设定阶段性归档的时间，按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求，就每个环节上形成的技术经济文件资料，随时加以收集，并存放于事先准备好档案盒中，以备整理。

（2）对工程造价影响较大的文件资料需原件存档，复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。

（3）在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷，以合同为主线、以项目为单位进行立卷，一个项目的文件资料应立成一卷或数卷，一卷即装成一个档案盒。

（4）对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号，并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。

（5）卷内文件资料的排列次序为：开发前的准备、主体建筑安装工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。

（6）每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案；各类档案必须固定存放在卷柜内，排列方法为自左至右，从上到下。

（7）对立好的案卷，成本档案管理员应定时进行检查，对不符合要求的应及时予以完善或返工。

四、成本档案的编目与装订

（1）卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容并结合成本管理软件的相应内容进行编写，如表1-3所示。

（2）档案案卷装订的基本要求：在建工程的档案做活页装订，已竣工工程的档案做固定页装订。装订时，去除文件上的金属物；破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制；文件资料应使用A4大小纸张，装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的A4纸上；卷内文件资料，一般以不超过200页为宜，超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订；装订要牢固、整齐、美观，装订时文件的右边和下边要取齐，不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读；文件资料字迹难以辨认的，应附抄件并加以说明。

五、成本档案的保管与使用

（1）归集、接收成本档案，档案管理员必须认真检验，并办理好登记、交接手续。

（2）成本档案要求集中存放于部门档案柜，由档案管理员管理，部门各职员手中只能持有正在处理的文件资料。

（3）成本档案保管必须做到七防，即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。

（4）保存期在10年之内的成本档案原则上不能作废，须保存；保存期超过10年的成本档案如需销毁，须经公司及总部的主管部门、领导批准。

（5）对易褪色、易磨损的图纸、材料等，档案员要进行定期检查和修补，对借阅次数频繁、易损的案卷，可制作副本借阅，以加强对正本的保存。

（6）为维护成本档案的真实性与安全性，任何人未经批准，不得擅自涂改成本档案；每天下班要锁好档案柜。

（7）如因工作需要，公司内有关部门或人员借用成本档案时，须填写“成本档案借阅登记表”，经部门或公司负责人（一般由成本管理部经理批准，重要档案的借阅还应得到成本管理部主管副总的批准）批准后方可借阅；档案管理员负责档案的借阅经办工作，办理档案借阅的登记手续，在借阅人归还档案时，还应负责检查档案的完好情况，借出的文件资料由档案管理人员负责及时收回并检查完整情况，如发现遗失，需在“成本档案借阅登记表”的备注栏加以注明，追究借阅者责任。

（8）在与公司之外进行学习交流时，在维护成本档案的机密性的同时，还要注意双方应进行对等交流。

（9）公司正常开展的审计、工作检查，则成本管理部须全力配合，并做好资料借阅的登记、回收工作。

（10）应建立成本档案台账，以记载档案收进、发出、保管、利用情况及兼职档案管理人员的变动情况，档案人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行工程成本档案的辅助管理。

（11）房地产企业成本管理部务必严格执行本管理办法，在执行过程中，如与实际情况有不适合之处，各公司成本管理部可根据实际情况做修改的请示，报财务管理部成本组核实，经分管领导批准后方可实施。