6.4　新员工资料的收集与确认

新员工入职报到需要递交哪些资料

通常企业要求新员工报到时递交下列资料。

复印件：①身份证，②毕业证书和学位证书，③职业资格证书。

原件：①离职证明，②劳动手册，③体检报告，④银行储蓄卡号，⑤一寸免冠彩色照片若干张，⑥原竞业限制说明，⑦原培训服务期说明，⑧社保及公积金转出手续单。

要求新员工递交这些资料的作用是什么

要求新员工递交这些资料，并不是可有可无的形式，而是有一定的用途，具体如下。

身份证。这是证明员工的出生年月、性别、户籍所在地的证件。需要用到身份证的操作有很多，比如，确认员工的年龄，办理社保的开户，办理人才引进，招工登记等。

毕业证书和学位证书。这是证明员工的文化水平的证件。文化水平是企业的录用条件之一。如果有些岗位不需要学历证件，则可以不要求新员工递交学历或学位证书。

职业资格证书。这是证明员工掌握了某项职业技能的证件，有些工种要求必须具备相关的资格才能上岗。比如，电工必须有电工上岗证、驾驶员必须有驾驶证、会计必须有会计从业资格证书等。

离职证明。这是证明新员工已经与原来的企业结束劳动关系的资料，新员工只有结束了原劳动关系，才能与新企业建立新的劳动关系。

劳动手册。这是有些地方政府在本地户籍人员就业时发放的小本子，里面记载着劳动者在不同企业就业的时间、企业名称等。劳动手册跟着劳动者走，劳动者进入一家企业，就把劳动手册交给企业的人力资源部。在劳动者离职的时候，企业人力资源部在劳动手册上填写在职的起始和终止时间并盖上企业公章，然后还给劳动者。如果企业所在地的政府没有发放劳动手册，则不需要提交。

体检报告。这是一份证明新员工最近的身体健康状况的文件。企业之所以需要新员工提供健康状况证明，除了有的行业或工种要求必须持有“健康证”才能上岗的强制规定外，还有一个原因就是，假如这份最近的体检报告显示新员工有某种身体疾病，那就是在入职前就已经患有的，与本企业无关，相关责任很容易界定，假如没有体检报告，就难界定了。

银行储蓄卡号。这是企业每个月发放工资时使用的，企业通过银行将员工工资转入其银行卡，这是一个不能出错的信息。

一寸免冠彩色照片。这在给新员工办理有关证件时使用，比如工作证、门禁卡等。

原竞业限制说明。这个资料能使企业明确知道新员工与原企业是否签署过“竞业限制协议”。如果签署过，则企业要慎重用人，不然，企业可能会有连带责任的用工风险。

原培训服务期说明。这个资料能证明新员工与原企业是否签署过“培训服务期协议”。如果签署过，则需要确认新员工是否已经处理完“培训服务期协议”中所涉及的义务。

提示

需要提供竞业限制协议和培训服务期协议这类证明的，是一些可能受到竞业限制的人员和接受过企业专业技术培训的人员。没有签署过这两项协议的人员不需要提供。

关于哪类人可能签署过竞业限制协议和培训服务期协议，可查阅本书第9章“劳动合同管理”。

社保及公积金转出手续单。这也是可以证明新员工是否已经在原企业办理了离职手续的文件。因为，只有办理了离职手续，原企业才会将其社保和公积金做转出处理。如果新员工没有从原企业转出社保和公积金，那么本企业没办法为新员工缴纳社保和公积金。

提示

当由于新员工原企业的社保和公积金没有办理转出手续，致使本企业无法缴纳的时候，请一定与新员工签署一份书面确认文件，内容大致如范本6-1所示。

范本6-1

关于无法办理××员工社保（公积金）的缘由确认书

_________员工：

我公司依据国家规定，为您办理参加社会保险及住房公积金的手续。但是，您的原公司没有办理转移或转出手续（或者其他原因），致使我公司无法为您办理继续参加社会保险和住房公积金的手续。

请您立刻与原公司联系，迅速办理转移或转出手续，以便我公司可以顺利为您办理续缴手续。

您的社会保险和住房公积金手续未转移或转出期间的责任，由您自己承担。

特此双方确认。

（注：本确认书一式二份，公司与员工各持一份。）

公司（盖章）_________　　　员工（签名）_________

日期：　　年　月　日　　　　日期：　　年　月　日

有了这份书面记录，一旦出现纠纷，就能够说明企业当时为什么没有给新员工办理参加社会保险和住房公积金的手续。

为什么要求新员工递交这些资料

《劳动合同法》明确规定了，因劳动者不符合录用条件或者存在过错，企业依法解除劳动合同不需要支付补偿金。当企业运用这些法律条款时，对劳动者有过错的事实负有举证责任，因此，企业会要求劳动者递交相关的证件、证明及资料，以备日后使用。

谁对新员工的资料真假负责

有人说：“要想确认新员工的身份、学历、学位及其他证明材料的真假，可以进行背景调查或者登录有关学校的网站查询。”

如果企业采取进行背景调查的方式核实新员工资料的准确性，那么责任就由企业承担，而与劳动者无关了，事后企业可能就很难再要求劳动者承担这方面的责任。

还有一点，背景调查也不是那么容易做的一件事情，需要企业有一定的时间和精力，还要投入资金。所以，企业一般对普通层面的员工是不会采用背景调查方法的。

《劳动合同法》规定，因劳动者提供了虚假资料，致使公司违背意愿订立的劳动合同，是无效或者部分无效的。所以，新员工自己要对递交资料的真实性和准确性负责。做法是，请新员工在证件的复印件上写明姓名和日期。

新员工递交的资料不齐怎么办

新员工在办理入职手续时说，有的资料还不能提供，或者资料没带齐，这时怎么办？这要具体看缺什么资料，需要区别对待。

假如缺离职证明，或者缺体检报告等，还真不能“先入职，后补资料”，因为不能提供离职证明很有可能是因为新员工在原来的企业尚未办理离职手续。

没有体检报告的原因有很多。如果体检报告晚几天才能拿到，则企业可以根据人员的紧缺程度来决定让新员工先入职还是等几天再入职。

提示

建议大家还是等体验报告出来后再根据情况办理入职手续。因为根据《劳动合同法》的相关规定，在劳动合同有效期内，用人单位不能单方解除或终止与处于规定的医疗期的劳动者的劳动合同。

入职前体检还可以界定和解决新员工患有的职业病由何方负责的问题。

下面是一个真实的入职资料不全的案例。

□案例6-1

BD公司为增强技术力量，决定新招用一些正规院校毕业的本科生。在新员工报到时，有一位名叫小张的新员工说无法提供学历复印件，因原件放在老家没带来。当时，企业的人力资源部同意了先办理入职手续。

一段时间后，小张拿来了学历复印件，公司发现他不是正规院校毕业的本科生，只是大专生，而且小张在试用期的工作表现及工作业绩都不如正规院校毕业的本科生。因此，BD公司以“不符合录用条件”为由，解除了与小张的劳动合同，并且不支付补偿金。但是，小张不认为自己有错，反而认为BD公司故意不履行劳动合同，申请了劳动争议仲裁，要求BD公司支付补偿金。经过仲裁调解，双方都存在过错，但BD公司还是支付了补偿金。

提示

BD公司的问题就是办理新员工入职手续时不够认真仔细，人力资源部管理者没有按公司的人事规章制度进行操作。

避免不必要的劳动争议事件的有效办法是“预防在先，约定在先，告知在先”。