3.3　电梯间汇报：改变你职场命运的黑技能

电梯间汇报来源于麦肯锡，麦肯锡曾经为一个重要的大客户做咨询，咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，对方问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”这位项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30 层到1 层的30 秒内把事情说清楚。最终，麦肯锡失去了这个重要客户。

从此，麦肯锡要求员工要在最短的时间内把事情表达清楚，这就是如今在商界流传甚广的“电梯演讲”，也就是电梯间汇报。

职场中的大部分人都会碰到“电梯间汇报”的场景：

● 你一定经常遇到上司突然问你：“上次交代你的事情，进展怎么样了？”

● 你精心准备了20 页PPT、30 分钟的汇报内容，但是你的老板临时有事，只给你几分钟时间做汇报，此刻你怎么办？

● 当你的工作发生了状况，需要跟上司快速汇报情况来寻求他的支持，或者帮助他做出决策。

职场畅销书《向上汇报》的作者弗雷德里克·吉伯特曾经说过：“一生之中，你只有两次是最孤独的：一次是死的时候，另一次是向上汇报的时候。”这种情况下的你，哪怕再了解事情进展，也很难一下子说清楚。

下面我们就来学习“电梯间汇报”这项职场重要技能。

电梯间汇报的本质：结构性思维。

言为心声，核心内容的短时间、有效呈现，来源于清晰简明的思考方式—结构性思维。

只有思路一目了然，表述才会“刀刀见血”。下面我们来看一下电梯间汇报的诀窍所在—结构性思维。

结构性思维是什么？

结构性思维是“先总后分”的思考与表达方式，其理论基础是上一节学习过的金字塔原理，简单来说就是“先总结后具体、先框架后细节、先重要后次要”，是实现高效沟通和解决问题的好方法。

结构性思维的具体操作是怎样的？

要在5 分钟之内陈述完毕将近100 页的PPT，并且要做到三点：重点突出、 逻辑明晰、措辞简明，结构化思维可以一下子帮你搞定前两个。

下面来看一下结构性思维的4 大原则，其实也就是电梯间汇报的具体方法论。

1）结论先行。一般来说，注意力有4 种品质，即注意的广度、注意的稳定性、注意的分配和注意的转移。通常，人的注意力在开始和结束的时候最为集中，所以文艺演出节目排序的时候有“开门红”，也有“压轴戏”。

在刚刚开始的时候，汇报者一定要抓住听众注意力的黄金点，率先亮出最核心的内容和结论，让听众能够锁定方向、明确主题。

2）上下对应。表达内容体现出上下对应的特点，能够帮助强化的记忆点，提醒听众聚焦内容观点，达到高效传达的目的。上下对应，指任何一个层次上的思想都必须是其下一个层次的概括，即上位词与下位词之间构成包含与被包含的关系，如汽车对应轿车、跑车、卡车等，水果对应苹果、菠萝、芒果等。

3）分类清晰。在金字塔原理中讲解过，按空间、时间、地理位置等对表达内容进行组织编排，符合人类大脑对事物的接受习惯。每一分组中的思想必须属于同一个范畴，如布鞋、皮鞋、塑料鞋是按材质分类的，所以马丁靴不应归于此组。

4）排序逻辑。每一分组中的思想必须按照逻辑顺序排列，如时间顺序、因果顺序等，从重要到次要，从先到后，从主论点到分论点，体现排序和逻辑性，条理清晰，不可错乱。

一句话总结：先给结论，然后阐述PPT 的层次和结构，通过一层层的理论和数据来证明最开始提到的中心思想，最后如果时间允许，可以适当点题，首尾呼应。

PREP 汇报结构

前文提到电梯间汇报是一种结构化思维，接下来介绍常用的PREP 汇报结构，即观点（Position）、理由（Reason）、证据（Evidence）、重复观点（Position）。PREP 汇报结构也是一种能够在短时间内把一件事情说清楚的表达框架。

第一步，观点（Position）。在开头就用一两句话，简明扼要地说清整个PPT的核心内容，例如，希望领导原则上同意预算、确定时间、确定下一步计划或者尽快审查汇报材料等。

第二步，理由（Reason）。在熟悉整个PPT 内容和框架的基础上，把所有材料提炼成不超过三个“理由”，然后用简洁而有力的语言表达出来。

可以采用“论点——论据——强化论点”的结构，例如，“随着在线交易量的爆炸式增长，现有的传统IT 架构已经难以支持业务未来的发展，因此建议启动核心交易系统重构项目，打造下一代的核心交易系统。”

第三步，证据（Evidence）。在“理由”部分，观点仍然是核心，所以理由的陈述要求简洁直接。但在“证据部分”，最重要的是细节，必须有打动力，包括具体现象、数据、效果评估等。

第四步：重复观点（Position）。结尾要求带有强烈的“行动导向”——更明确，更能让领导做出决策。

举例如下。

● 论点：公司第一季度营业额完全可以达到30%的增长率。

● 论据：第一季度涨幅已经达到20%；公司热销产品的销量最起码可以再维持半年；友商的产品在短时间内不会对公司产品构成威胁。

● 强化论点：公司上半年业绩看好。

● 最后，重复观点：如希望领导同意预算。

总之，人生是很奇妙的，有一种说法认为，人在一生中有两到三次改变人生轨迹的机会，把握住任意一次机会，你的人生将踏上新的旅程。但是并不能确保有什么方法能够帮助你牢牢抓住这些机会，你只能尽可能地拓宽视野、提升认知、提高能力，当机会来临的时候，你发挥了应有的水平，也就问心无愧了。

例如，明天在电梯间里，你碰上了公司董事长，在就你们两人的情况下，他问你：“你是哪个部门的？最近忙什么？”你有认真考虑过如何回答吗？也许你的回答，决定了整个部门的命运，以及你在公司的未来发展。现在是时候好好想想了。