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二、审核的启动
(一)指定审核组长,组成审核组
一般在审核前1个月,由最高管理者或管理者代表任命审核组长及审核组成员。审核组长应是在组织管理体系中担任一定职务的人员,具备较强的组织能力、较为丰富的管理经验,熟练掌握评审标准及相关法律法规,具备一定的审核经验和审核技巧。
审核员应是具备内审资格的人员,经过相应的培训,具备一定素质和能力。要注意的是,审核员应对被审核部门的业务较为了解,且具备相关的专业知识。同时,审核员不应来自被审核部门,以保证审核的客观性和公正性。
(二)确定审核目的、范围和准则
1.审核目的
对照审核准则,判断受审核部门管理体系的符合性,是否得到了正确的实施和保持,发现可以改进的情况,评估管理体系的持续适宜性和有效性,为外部审核做好准备。
2.审核范围
组织的质量管理要求,管理权限,组织的活动、产品和服务范围,组织的现场区域。
3.审核准则
包括评审标准,适用于受审核方的法律法规及其他要求,受审核方的管理文件。
(三)确定审核的可行性
重点看各种信息是否充足、受审核部门是否能够充分合作、时间是否合适、所需的资源是否足够等。
(四)内审的频次和时机
内审的频次取决于组织的规模、性质、行业特点和风险大小,以及过去审核的结果。一般每年进行1~2次,并应有效覆盖管理体系的所有范围。当发生下列情况时,可适当增加内审的频次:
1.发生了重大事故,或相关方有重大抱怨。
2.方针、目标和指标、重大风险发生较大变化。
3.组织结构或管理结构发生较大变化。
4.服务流程发生较大变化或引进新技术时。
(五)与受审核部门建立初步联系
1.与受审核部门代表建立沟通的渠道。
2.与受审核方确认本次审核活动和审核员已得到组织的授权。
3.向受审核部门提出审核的时间、期限、审核组作息时间及审核组的成员等,并征询受审核方的意见。
4.向受审核方调阅管理体系文件,供文件评审使用。
5.确定适用的现场安全规则,如需特别注意的区域、防护要求等。
6.对审核的路线、顺序做出安排。
7.确定陪同人员和观察员。