2.3.4 积极推动数字应用

HR在进行数字化转型时，不一定都要立刻着手去实施那些高大上的人工智能、大数据预测等功能，因为对于这些技术，业界也只是在进行各种尝试的阶段。

为了提升HR团队的数字化应用能力，我们可以积极尝试，把现有的一些成熟软件工具利用好，培养团队使用数字化工具的能力和意识，提升团队工作效率。只有工作效率提升了，才能省下更多的时间去研究HR数字化转型，否则，盲目尝试各种新系统可能是缘木求鱼。

我们以传统的HR办公文档处理为例，来看看HR可以通过哪些思考和行动来推动企业内部对于数字化应用的有效利用。在HR的工作中大家应该都经历过如下一些低效的合作场景：

• 人员数据统计：当我们要从各团队统计信息时，往往是需要有一个人把表格发给不同的负责人，从不同的负责人那里收回表格后，接着要把内容都整合到一张表里。一旦有任何一个人要修改，负责整合的人就又得重新拷贝或者更新内容，非常低效。

• 日常通知撰写：HR经常要写全员通知邮件，这个过程通常是一人撰稿，多人审稿。有时会收到口头反馈，有时是书面反馈。如果还要远程协作就更不容易了，当面沟通一下就很容易达成的共识，在电话中有时需要花更多的时间来明确，还可能会产生误解导致多次反复。最后HR通常会发现在自己的电脑里存了很多版本的修改稿，如果不注意版本管理，改到后面自己都不知道哪个是最新版本了。

• 会议PPT制作：通常要准备演示文稿时，大家都会寄希望于部门中PPT水平相对较高的同事，然后分别给出信息和数据让这位同事来整合制作PPT。对于整合者来说，这其实就是额外的工作负担，关键是对于PPT最后的效果通常也是提意见的人多，动手的人少。而且由于不同人的审美也不同，“字体大一点”“颜色深一点”“弄得再好看一些”之类的建议，会让整合者比较崩溃。

为了解决类似的问题，市场上已经有很多在线协同编辑软件，HR可以先从这些现有的工具开始尝试团队的数字化文档协同。

这些在线协同编辑软件的特点是：任何人可以随时在自己的电脑上编辑同一个文档，而且会有相应的机制确保每个人的输入都会被自动整合到一起，不会有在公共盘上编辑文件那样有需要锁定和内容相互覆盖的问题。有些软件还可以随时看到同时有几个人在编辑，以及各自在编辑文档中的哪一部分，而且所有的历史版本也会自动被系统记录和保存。

利用这个在线协同功能，针对刚才那些场景，我们就可以想到利用协同方案来解决：

• 人员数据统计：建立一个在线协同表格给各单位负责人，让大家同时编辑这个文件，编辑完成之后直接下载即可。

• 日常通知撰写：撰写通知的人写好稿件后，把权限分享给负责审稿的同事，负责审稿的同事如果发现有需要修改的地方，直接在线修改即可，不用再电话反复沟通。

• 会议PPT制作：整合者建立一个共享的PPT，然后大家可以同时编辑PPT中各自不同的页面，在编辑时因为能看到其他人的页面，还可以相互借鉴。编辑完之后整合者可以从整体上稍做调整。最后对PPT效果有意见的，可以基于谁有意见谁修改的原则，自己去线上协同调整字体、颜色、图片即可。

虽然市场上已经有很成熟的协同工具了，但只有少数HR团队在经常使用这些协同工具。是什么制约了文档数字化协同工具在企业中使用率的提升呢？除了有些小公司因为人员少没有协同需求以外，主要有以下几项原因：

• 宣传不到位：文档协同需要一起协同的团队内部人人都熟悉协同工具的基本操作，但是如果企业没有清晰的管理规范，大家没有共识的话，就很难进行下去，因此这是一个要通过宣传和培训来解决的问题。

• 领导不使用：在协同的过程中，领导通常要审核团队成员的工作成果，这时就需要领导起到带头作用，学习和使用这些新技能，尝试利用协同工具来直接修改文档。如果领导自身都不习惯使用这种协同工作方式来与团队合作，那也很难带动员工。

• 习惯难改变：要改变一个人的习惯是需要时间的，如果在团队中有人遇到困难不愿意坚持，那就很容易在紧急的时候，又回到了原来的做法。

• 使用出错误：在开放编辑权限后，有的人会因为不熟悉操作，不小心去编辑不属于自己的内容或者随意更改了别人的内容，虽然这些可以通过历史版本来追根溯源，但如果出现多次这样的错误，大家就会觉得这样做效率比较低，从而丧失信心。

• 数据安全性：由于有的公司没有企业版平台，对于外部系统的数据保密和安全性有担心。特别是HR平时会处理很多类似员工的个人信息和薪资等敏感数据。这些担心阻碍了大家进一步的协同尝试。

找到问题的根源，我们就可以相应地想到如下一些解决方案：

• 领导带头改模式：这一点是提升推动力比较关键的点，领导带头使用协同工具，是宣传工具的最好方式之一。

• 全员培训来实践：准备相关的示例进行培训，在培训过程中最好让所有人一起动手操作。体验式学习会比单纯讲解有更好的促动效果。同时，HR也可以演示一些常见的出错情况，避免大家一开始使用时因为不熟悉而出错，产生挫败感的问题。

• 简单工作始协同：为了让大家体会到协同对效率的提升，增加信心，可以从简单的协同和对于保密性要求不高的文档协同开始，例如，通知撰稿等。大家有了经验，看到了效果，自然就会有更多人愿意有新的尝试。

• 建立平台护信息：通过建立企业版的平台可以更加规范对于公司敏感信息和文档的保护，确保公司数据的安全性。

从以上示例分析我们可以看出，HR数字化转型并不仅仅是技术的问题。即使有了现成的技术，如果不去排除其他阻碍因素，技术还是没有办法在企业中真正被推广应用。因此，HR如果想要进行数字化转型就必须要进行通盘整体思考和行动。