3.2.3 数据报表基础

有了数据质量作为保证，我们就可以在企业中进一步推动人力资源数据管理，只有把数据经过整理和分析并呈现出来，才能更好地让数据为我们所用。

为了能更好地让数据讲故事，我们应该建立好数据报表的基础，在当前人力资源领域，二维表是基本的数据存储方式。表3-3中的人员的基本信息就是一个基本的二维表。

对于其他信息公司也会通过二维表的方式来存储，同时通过主要的关键字段来连接不同的信息。例如，由于员工的职位和薪资信息在公司中是不断变化的，因此我们需要记录员工的信息。当员工在公司中有多条变动记录时，我们就可以把每一条变动信息的关键点记录下来，形成员工的工作历史记录。通过这个变动的信息，我们可以了解员工在公司中的发展路径。而员工号就是连接表与表之间的关键字段，用以确保可以定位到某个员工（见表3-4）。

以此类推，员工在企业的工作过程中会积累各种数据，例如，每年的绩效考核、考勤、培训、报销等，这些数据都可以通过二维表的方式进行存储并通过员工号进行关联。这些数据的存储即为报表的数据来源。

对于HR来说我们只需要知道这个大概的原理即可，在实际数据存储的过程中除了这些结构化数据，为了进行大数据分析，我们还可以存储很多图像、声音、视频信息等，具体可以由技术团队来设计存储方案。

通过数据的积累我们就可以根据业务需要将数据进行加工处理，并计算出HR在日常工作中所需要参考的数据。

例如：

人力成本占比=所有人员薪资福利综合÷公司总经营成本

人均薪资福利成本=所有人员薪资福利综合÷员工总人数

员工服务年限=（计算日期-员工入职日）÷365

人均服务年限=所有员工服务年限总额÷员工总人数

在报表种选取哪些数字和指标，主要是看为了反映什么业务需求或者衡量HR的哪部分工作成效。我们一定要确定数据报表的用途，也就是要问自己报表给谁看，看的目的是什么，报表反映了哪些HR的关键指标，看完以后要做什么。基于这些指标再来设计数据报表中所需要包含的结果。

例如，从人力规划领域来看，业务负责人想要知道的是公司的人力成本占总成本的多少、人力投入产出比是多少，以及这个成本占比和投入产出比的趋势，不同部门人力成本情况是如何的。还可能想知道和市场上同行业的对标情况是如何的，在业界是领先还是落后？了解了这些需求我们就可以通过选取合适的数据源定期生成报表。

再例如，离职分析从人才保留的角度来看，我们可能最关注的是公司中高业绩的员工是否能够长期为公司服务，因此我们需要跟踪的是中高业绩员工的主动离职率和离职原因。但是从人员招募计划的角度来看，我们就需要了解所有主动、被动离职员工的数量和趋势才能提前设定招募计划。

可以看出同样是离职分析，关注点不同，报表内容就可能不同。因此从业务的需求出发来设计报表是非常重要的。随着业务的复杂化和数据量的增大，传统数据表也会变得越来越复杂。如果我们希望业务领导、经理和员工能够更好地理解数据，重视数据，就需要考虑用图形的方式来展现数据。

通常采用的可视化方法有：

• 饼状图表示部分占总体的比例

• 柱状图表示绝对数量的比较

• 曲线图表示变化的趋势

• 散点图用来反映相关性或分布关系

我们要根据业务的需要灵活选择最适合的展现方式。我们在平时可以基于一些数据分析的常用方法和思维，多尝试各种不同的表达方式，这样就可以在需要的时候更快地做出选择。

数据可视化是一个比较庞大的话题，因为基于展示的目的不同，市场上有非常多不同的方式来进一步拓展各种可视化效果。我们还可以通过创意让数据分析变得更有意义，这样的展现才能更好地打动别人，引发思考和行动。

例如，有些公司会在员工每年入职纪念日利用大数据统计并推送电子卡片，卡片会显示员工自入职以来参加过多少次会议，发过多少次邮件，邮件最早是几点发送，最晚是几点发送等数据表达对于员工的感谢，这样的数据分析对员工来说也是很有纪念意义的。