第三章　整理与归档

第十三条　本工程档案应能真实、准确、全面、系统地反映工程建设过程与结果。部项目办、流域及省级水文部门应根据本工程《归档范围与保管期限表》（详见附件1）的内容，加强对本工程各类应归档文件材料的收集，并可结合实际补充相关应归档文件材料范围，并注明相应保管期限。

第十四条　本工程档案编号统一采用“四段”档号编制方法。其具体编制形式为：“DJ-XXYYY-ZZZ”，其中DJ是本工程代码，XX是各归档单位代码（见附件2），YYY是项目类别代码（见附件3），ZZZ是案卷流水号。

第十五条　本工程归档文件材料均应按要求进行组卷整理。组卷的原则要求是：应遵循文件材料形成规律，保持文件材料的有机联系（注意其成套性特点），便于保管和利用。组卷形成的案卷应能反映一定主题，并按要求拟写案卷题名。案卷题名要能概括卷内文件材料的主要内容。

第十六条　归档文件材料应按要求编制案卷目录（见附件4）、卷内目录（见附件5）和卷内备考表（见附件6）。所有案卷均应由立卷人、检查人（整理归档部门负责人）在卷内备考表中履行签字手续。

第十七条　本工程归档的文件材料一般应为印件；属于本单位产生的文件材料，还应有相应责任人的审签过程材料。不同材质归档文件材料的具体整理方法应参照如下标准：

（一）纸质文件的整理，应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）。

（二）电子文件材料整理，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）的要求。

（三）照片材料整理，参照《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）的要求。

（四）声像及实物材料整理，应按要求标注时间、地点、事件（事由）、主要人物等文字说明。

第十八条　鉴于本工程管理体制的特殊性，流域及省级水文部门所有归档文件材料（短期保存的文件材料除外）均应按2套进行整理，以便部项目办、流域及省级水文部门的档案部门均能保存有相对完整的本工程档案。