跟李锐学Excel数据分析
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1.2 快速进行数据比对,找出差异值

日常工作中需要进行数据比对的场景很多,相应的方法也很多,本节介绍一种经典的数据比对方法。

要想对数据进行差异比对,有时候仅需1秒就能完成,下面结合不同场景来介绍。

1.2.1 两列数据比对

在盘点库存时,核对数据是经常要做的工作。例如,要在库存盘点报表中,以B列的账存数为基准(基准列在左侧),在C列的实盘数中标识出差异数据,如图1-7所示。

遇到这种情况,有的人会用肉眼逐行比对;有的人会做一个辅助列后将两列数据相减,再筛选结果不为0(即存在差异)的数据。但这些都不是最合适的方法,用下面的方法进行比对仅需1秒即可完成。

图1-7

01 选中B2:C20单元格区域,按<Ctrl+\>组合键,瞬间在C列定位差异数据所在的单元格,如图1-8所示。

图1-8

02 批量定位这些单元格之后,可以设置单元格背景颜色为黄色,使其更加醒目。

这种方法不但适用于数值型数据的比对,而且同样支持文本内容的比对,十分方便。

注意

这里按的键是“\”而不是“/”。<Ctrl+\>组合键在金山WPS及微软公司Excel 2010以下版本中不支持。

使用Excel 2010以下版本的用户,可以按<Ctrl+G>组合键,弹出“定位”对话框,然后按图1-9所示步骤操作,代替<Ctrl+\>组合键的功能。

图1-9

举一反三

本例中,若以C列的实盘数为基准(基准列在右侧),在B列的账存数中标识出差异数据,如图1-10所示,该如何操作呢?

先单击C2单元格,按住鼠标左键不松开,向左下方拖曳鼠标指针,选中C2:B20单元格区域,然后按<Ctrl+\>组合键,即可瞬间在B列定位差异数据所在的单元格,如图1-11所示。

图1-10

图1-11

这个案例中虽然使用的组合键依然是<Ctrl+\>,但是要注意选中区域的顺序,是从C2单元格开始选取的,这是和上个案例的重要区别。

1.2.2 多列数据比对

两列数据的比对很容易完成,如果有多列数据需要进行比对呢?例如,图1-12所示的答题表中,要以B列的正确答案为基准(基准列在左侧),找出每个学生(其他各列)答案有差异的单元格。

01 单击B2单元格,从左上方向右下方拖曳鼠标指针,选中B2:G21单元格区域,按<Ctrl+\>组合键,如图1-13所示,即可实现以左侧的B列为基准列,瞬间定位右侧所有的差异单元格,如图1-14所示。

图1-12

图1-13

图1-14

02 设置单元格背景颜色为黄色,以突出显示差异数据。

举一反三

若以G列的正确答案为基准列(基准列在右侧),找出其他各列中答案有差异的单元格,如图1-15所示,该如何操作呢?

图1-15

单击G2单元格,从右上方向左下方拖曳鼠标指针,选中G2:B21单元格区域,按<Ctrl+\>组合键,如图1-16所示,即可实现以右侧的G列为基准列,瞬间定位左侧所有差异单元格,如图1-17所示。

图1-16

图1-17

若以D列的正确答案为基准列(基准列在中间),找出其他各列中答案有差异的单元格,如图1-18所示,该如何操作呢?

图1-18

先以B2单元格作为活动单元格,从左上方向右下方拖曳鼠标指针,选中B2:G21单元格区域,再按两次<Tab>键将选中区域中的活动单元格切换至D2单元格,然后按<Ctrl+\>组合键,如图1-19所示,即可实现以中间的D列为基准列,瞬间定位左侧和右侧所有的差异单元格,如图1-20所示。

图1-19

图1-20

小结

从以上几个案例可以总结得出,选中单元格区域后将活动单元格移动至基准列,再按<Ctrl+\>组合键,即可瞬间实现差异比对。