举行有效的会议

召开任何会议之前，问问自己：有没有举行的必要？开会通常不外乎两个理由：(1)因为是例行会议；(2)距离上次开会已经有二段时间。要想召开一个人人期盼、乐于参与，而且有所收获的会议，下面是几点建议：

1.事前准备每开一个小时的会，通常需要两个小时的准备。你事前规划得愈仔细，会议就会开得愈有效率。运用丛集法找出：开会的目的、应该与会的人、开会的地点、讨论的主题、你要说的话、什么时候开始、应该开多久以及每一主题设定的时间。

议程应该在开会前48小时到一周内交给与会人员，如此才能显示你是技巧娴熟的开会专家。专家的会议议程要写在一张纸上，标明开会时间和地点、会议目的、讨论议题、报告题目、与会者应准备的资料，还有预留给突发事件的时间。

开会专家懂得选择好时间(午餐前一小时开会，可以让与会者不致拖太久)和地点(如果找不到好的场所，最好取消会议或另寻场地)。开会专家会前也会先查看场所：会不会太热(大家会打瞌睡)或太冷(容易不专心)？会不会太暗(太暗的房间容易让人无精打采)？干不干净(脏乱的房间会使人心情不好)？椅子是否安排妥当(排成马蹄型有助讨论)？有没有桌子可以做笔记？有没有黑板、图表架或投影机(检查一下灯泡)可用？

2.通知随同议程的发送，你应该同时宣布该会议的时间、地点、目的及希望与会者准备的事项。例如，你可以请与会者写下他们对议题的意见，以备讨论，如此可强迫他们认真思考议题。或者你也可以要求每位与会者填写问卷，在开会前交回，让你可依此问卷来制作图表，以供开会之用。

3.好的领导者

(1)准时开始，免得对已经到场的人士不公平。

(2)让会议顺畅进行。

(3)回答问题并解决难题。

(4)直接回应与会者所提出的抱怨或是挑衅。

(5)提醒捣蛋者开会应负的责任。

(6)让每个人都有发言的机会。如：在我们进行下一阶段之前有没有人有什么问题。

(7)设法让大家同意。

(8)准时结束会议(因为大家都有事要忙)。

4.最佳领导者

(1)准时开始而且不对迟到者补充他们漏掉的信息。

(2)请一位与会者负责纠正任何偏离议题的行为。

(3)回答一部分问题并使问题成为团体讨论的事项之一。

(4)请其他的与会者回答所提出的问题。

例如：这个看法很好，约翰，你认为我们应该怎么做呢？

(5)对事不对人来解决问题。

(6)让每个人都有贡献。如：玛莉，你对约翰的建议有什么看法？

(7)寻求共识。就算大家看法不一，他们还是要让每个人了解并支持已经决定的事。

(8)提早结束(他知道忙碌的人特别需要额外的时间来处理事务)。

5.参与最好的会议参与者都会是将来的最佳领导者。他们之所以突出在于：

(1)做他们应做的准备(甚至找出上次会议的记录来看)。

(2)仔细思考并写下他们希望提出讨论的重点。

(3)准时到达。

(4)每次都坐不同的位子并和不同的人坐在一起。

(5)开放心胸，接纳别人的看法。

(6)不打断别人的话题。

(7)不急于下结论。

(8)有人发言时，不和别人窃窃私语。

(9)在每个人都发表高论之后再发言。

(10)做笔记。

(11)问一些可让会议顺利进行的问题。

6.记录针对任何主题做脑力激荡，并记下所有意见的最佳方法就是丛集法。负责画丛集图的人可以站在黑板、挂图、架式投影机前，把大家的想法画成丛集图。不要过滤任何意见，要把所有建议都记下来。等所有意见都记下来，大家一目了然时，就能评估出意见的好坏，决定实行的先后顺序。

7.检视一个会议如果做到下面这几点，就是个成功会议：

(1)准时开始并准时结束。

(2)会议的进行有一定水准。

(3)完成某件事情(不仅仅是准时开始和结束)。

(4)大家都觉得充分利用了时间，没有人觉得浪费时间。

下面建议一些问题，你可以参考，看看是不是有必要放在你的问卷里：

(1)会议的目的事先清楚说明，而且也确实遵守。

(2)主席事先准备充分，并依照议程讨论问题。

(3)与会者对要讨论的主题准备充分。

(4)每一个议题分配的时间都很恰当。

(5)时间足够，能让每个人充分表达意见。

(6)主席能掌握重点，让与会者不致偏离主题。

(7)每个人都有机会发表意见。

(8)讨论的主题互相关联。

(9)每个人都了解自己该扮演的角色。

(10)没有漏掉任何想法，所有意见都一视同仁地看待，并记录成问卷。

(11)决策是经由众人的共识而形成，而非某人的独断结论。你可以把上列问题加上自己的看法，设计成问卷，在会议结束时，发给每位与会者，请他们在隔天早上10点前，填好问卷给你。并记得提醒他们交卷的时间和地点。

8.追踪如果有会议记录，必须在24小时内整理好，并发送给与会者。与会者所交的问卷也要在他们交后24小时内整理好，并发送结果给大家。记下大家认为做得好的(下次可加以学习)和做得不好的部分(可从错误中检讨)。接下来想想还有没有什么地方可以改进，让下次会议能开得更好：

(1)邀请外面专家来演讲。

(2)订外送比萨，或在某餐厅的贵宾室开会，这样方便会后聚餐。

(3)每次开会大家轮流担任主席和接待。

(4)播放训练开会技巧的录像带。

(5)采用圆桌方式进行会议。

(6)不要过于严肃。看有没有什么地方可以改善，好让下次开会时气氛活泼一点。