3.4 基本信息搭建
在日常业务处理中，每次都需要用到基本信息，如商品信息、单位信息、职员信息等。正式使用管家婆软件前，需要提前整理基本信息并录入系统。
基本信息的搭建方式有两种：一是手动一条一条录入；二是按照“辅助功能”→“导入导出”→“导入基本信息”里的Excel模板统一整理到Excel表，批量导入。
3.4.1 基本信息-商品信息和品牌信息
应用实例
小管将商品信息正式录入系统之前，先和钱财务一起整理商品信息明细表，确认商品信息的分类，以及日常报表查询维度。公司当前经营食品饮料类商品，如图3-34所示，现将商品信息录入软件。
图3-34
操作步骤
1．打开软件，单击选择“基本信息”→“商品信息”→“空白新增”，如图3-35所示。
图3-35
2．在商品信息窗口，录入“商品全名”“商品编号”“单位名称”“零售价”等相关信息后，单击“确定”按钮，如图3-36所示。
图3-36
注意
- 在新建商品信息时，应先建大类，再建下级商品，最多可以分到10级，如图3-37所示。
图3-37
- 在商品信息窗口中有许多细节功能，如图3-38所示。
图3-38
复制新增：将已有的商品信息复制成新的商品信息，只需修改商品编号即可。
商品信息批量修改：对选中的商品信息的商品全名、规格、型号等字段批量修改。
- 品牌全名：品牌全名调用的是品牌信息，实际业务中需要把商品信息关联到品牌，则先新建品牌信息，再选择对应品牌。具体操作如下。
A．单击选择“基本信息”→“品牌信息”→“空白新增”，在弹出的“品牌信息”对话框中录入品牌信息，如图 3-39所示。
图3-39
B．单击选择“基本信息”→“商品信息”→“品牌全名”，在弹出的“品牌选择”对话框中选择对应的商品品牌，如图3-40所示。
图3-40
- 在“商品信息”录入窗口中有许多字段。在使用时，录入“商品全名”“商品编号”后，其余字段使用默认信息，剩余空白字段，根据实际情况选择录入，如图3-41和图3-42所示。
图3-41
图3-42
说明
图中的蓝色名称字段，可以用鼠标双击打开进行重命名，如将“商品全名”改成“商品全称”。
商品单位信息：最多支持3个计量单位，基本单位、辅助单位1和辅助单位2，彼此之间的换算关系为“辅助单位1=基本单位×辅助单位1对应的单位关系”“辅助单位2=基本单位×辅助单位2对应的单位关系”。
条码：在开单时，录入对应的条码，就带出对应的商品信息。管家婆辉煌版支持“一品多码”，即一个商品对应多个条码。双击鼠标左键，弹出条码录入框，最多支持30个条码录入。
预设售价：预设售价主要是用于录入销售单时自动跳出售价，也可以在“辅助功能”→“物价管理”中录入或修改。
有效期：适用于食品、饮料等行业，录入保质期的天数。
（注：后续单位信息、仓库信息、部门信息等相关信息的分类同理，不再重复讲解。）
3.4.2 基本信息-单位信息和地区信息
小管整理出辉煌食品有限公司的商品信息明细，如图3-43所示。
图3-43
操作步骤
1．单击选择“基本信息”→“单位信息”→“空白新增”，在弹出的“单位信息”对话框中输入具体的单位信息，如图3-44所示。
图3-44
说明
地区全名：录入往来单位所在地区后，可查询地区维度的报表，比如“地区销售排行榜”。
地区信息：需要在“基本信息”→“地区信息”里提前新建，在往来单位中直接调用即可。
应收款上限：往来单位的信用额度，允许往来单位欠款的最大限度。
应付款上限：往来单位的信用额度，允许欠该单位款项的最大限度。
换货期限：与该单位发生的进销业务，在多少天内允许换货。
换货比例：在换货期限内，与该单位发生的进销业务额，允许退货的最大比例。
适用价格：选择“系统维护”→“价格体系”中的价格作为该单位的指定价格。
结算期限：在收款期限栏输入相应的天数，则与这个往来单位相关的销售单收款期限自动关联。
2．如单位信息需要分级，可参照商品信息分类的原理进行，最多支持 10 级分类。
3.4.3 基本信息-职员信息和部门信息
小管梳理了辉煌食品有限公司的人员情况，如图3-45所示。
图3-45
操作步骤
1．职员归属部门，与部门关联，在建立职员信息时，建议先建立部门信息，或者职员信息建立后，再修改职员对应部门。具体操作步骤为，单击选择“基本信息”→“部门信息”→“空白新增”，在弹出的“部门信息”对话框中录入对应的“部门全名”“部门编号”，如图3-46所示。
注意
如果部门存在分级，如销售部下设置有销售一部、销售二部，则在创建销售部后，对销售部创建“新增下级”，新增销售一部和销售二部即可。
2．单击选择“基本信息”→“职员信息”→“空白新增”，在弹出的“职员信息”对话框中录入对应的职员信息，以“张销售”为例，如图3-47所示。
图3-46
图3-47
说明
职员部门：鼠标双击或者是单击放大镜按钮选择提前整理好的部门信息。
每单优惠限额：在业务单据中，该职员可以给客户优惠的最大金额。
最低折扣下限：在业务中，该职员可以给客户的最低折扣，低于最低折扣单据不允许过账。
所属门店：如果公司有门店销售业务，需要将职员归属到门店，如无，则默认为总店。
3.4.4 基本信息-仓库信息
辉煌食品有限公司一共有3个仓库：总仓、1号仓、2号仓。仓库信息的创建操作：单击选择“基本信息”→“仓库信息”→“空白新增”，在弹出的“仓库信息”对话框中录入具体信息，如图3-48所示。
图3-48
注意
仓库信息默认为总仓。如果有门店，需要选择仓库对应的门店，门店销售时则扣减对应仓库的库存。
3.4.5 基本信息-会计科目
管家婆辉煌版是业务、财务一体化软件，“财务”有智能财务和标准财务两种类型。其中，智能财务是从业务角度出发的财务数据，标准财务从财务角度出发生成标准的财务账单和报表。基本信息下的会计科目，方便更好地使用钱流等相关功能。此处的会计科目针对固定资产、银行账户、费用、收入进行管理，其余的可直接在会计科目下操作处理。这4个科目调整后，会计科目的对应内容也同步调整。
应用实例
所有会计科目的新增操作方法相同。小管为辉煌食品有限公司新增银行科目。公司在日常业务中需要新增两个银行账户，分别是中国银行的和中国农业银行的。
操作步骤
单击选择“基本信息”→“会计科目”→“全部银行存款合计”→“空白新增”，在弹出的“科目信息”对话框中录入科目信息详情，如图3-49所示。
图3-49
注意
系统中默认有建设银行和支付通两个科目，系统科目不允许删除，但支持修改。
3.4.6 通过Excel表导入基本信息
当公司有Excel表整理的商品信息、客户信息等信息，或是基本信息量很大，需要快速批量导入基本信息时，可以通过Excel表将基本信息里的商品信息、单位信息、仓库信息、职员信息批量导入管家婆系统（注：这里以导入商品信息为例）。
应用实例
小管在整理公司基本信息时，了解到公司存储的商品信息有一张完整的商品表，如图3-50所示，通过Excel表模板可以将这张商品表里的商品信息批量导入系统。
图3-50
操作步骤
1．登录软件，找到“辅助功能”→“导入导出”→“导入基本信息（Excel）”并单击打开，如图3-51所示。
图3-51
2．导入辉煌版基本信息，选择“创建模板”，单击“选择”按钮，在弹出的窗口“文件名”处，给Excel表起名，如“基本信息导入表”，并选择将文件保存在桌面后单击“保存”按钮，如图3-52所示。
图3-52
3．单击“创建模板”按钮，如图3-53所示。
图3-53
4．确认桌面是否有“基本信息导入表”的Excel文档，如图3-54所示。
图3-54
5．打开Excel表，整理商品信息到创建的模板里，如图3-55所示。
图3-55
注意
整理模板时，模板里的信息不能删除和修改。
商品模板中的商品信息字段，可按照实际情况选择部分录入，但如商品编号、成本算法、商品属性等字段为必填字段。
饮料作为大类目，下分有“康师傅”和“娃哈哈”，“康师傅”和“娃哈哈”下有明细商品，因此在模板中的父类信息可以理解为该商品需要关联的上级分类商品。
6．确认整理完成后，保存Excel表。登录软件找到“辅助功能”→“导入导出”→ “基本信息导入（Excel 表）”，选择“导入数据”后，单击“选择”按钮，如图 3-56所示。
图3-56
7．在弹出的窗口中，选择需要导入的“基本信息导入表”，单击“打开”按钮，如图 3-57所示。
8．选择需要导入的Excel表，单击“导入数据”按钮，如图3-58所示。
图3-57
图3-58
9．导入数据后，系统会提示数据的导入情况，小管仔细阅读后发现有两条信息没有导入成功，如图3-59所示，需要检查具体情况。
图3-59
10．系统将导入失败的信息标记为红色并解释原因（在Excel表模板中也自动将导入失败的信息标记为红色），如图3-60所示。
图3-60
11．按照提示进行修改，重新导入基本信息即可。
12．导入完成后，回到“基本信息”→“商品信息”检查商品信息是否导入完成。
注意
使用导入功能时，必须使用本软件提供的数据模板进行数据导入。
如果还没有生成数据模板，请先创建模板。
在选择准备导入的信息时，请正确选择对应的数据模板。
不得在创建的模板中插入、删除Excel工作表，更改工作表列字段，以及对存在的工作表重命名，不得修改模板中工作表的顺序和表约束。