组织关系决定行文方向及文种选择

公文写作的成果是公文，其必然以某种特定文体种类（即文种）存在，写作之初必然需要选择确定恰当文种。筛选文体种类的过程被称作“选体”。

选体需要综合考虑行文方向、发文意图、工作属性、事务需求等多种因素，其中最为重要的是行文方向，其基础是组织关系。从正向理解选体过程，就会形成如下链条：

明确组织关系及职能分工→确定行文方向（主送机关，即行文对象）→确定文种

拟稿人必须在文种行文规则和现实组织体系的双重维度中选用恰当文种，既要明确各文种行文方向，又要根据行文对象选择恰当的文体种类。在选择文种时往往有多种文体作为“备胎”，究竟采用哪一种，首先要考虑行文对象、主送机关的情况，要考虑对方和发文单位之间的层级关系。根据行文方向筛选适合的文种，否则会造成行文关系混乱。

第一种情况：领导与被领导的组织之间应选用上行文或下行文

在领导关系中，发文机关和主送机关之间能够使用的文种非常明确，即上行文或下行文。

这一点本不应有争议，然而现实行文实践中，下级在某些情况下会向上级主送函，例如答复上级的问询，主要原因是，函具有询问和答复询问的功能。

函的询答功能仅适用于不相隶属组织之间，下级答复上级不宜使用函，而应当使用报告。《条例》第二章第八条第十款明确指出报告适用于“回复上级机关的询问”，由此可知报告具有答复功能，而且仅适用于领导与被领导组织之间。

第二种情况：不相隶属组织之间应使用平行文

在同级关系或不相隶属关系中，发文机关和主送机关之间原则上应当采用平行文，典型文种是函。即便是请求批准事项，如果两者之间没有上下级隶属关系，也应当使用函（请批函和审批函）。

但是在现实中，当有请批事项时，发文方往往会“自降身段”，不是用函而是用请示这个上行文。接到请示的一方往往会用批复这个下行文回应。这种做法并不符合行文规则，但已成为通例，在很多地方和系统中存在。

行文实践中还存在“函代批复”“通知代批复”两种情况，可以理解为平行文行文规则的进一步演化。

下级向上级领导机关主送请示后，领导机关授权本单位的办公部门（多为办公室）作出答复，办公室以自己名义制发函或通知。主要原因是，办公部门与制发请示的下级单位属于平级关系，不应使用批复这一典型下行文。当然，如果领导机关以自己名义作出答复，应当使用批复。

第三种情况：指导关系组织之间文种的选用较为灵活

业务指导关系本质上也是非隶属关系，但职责范围高度重合，这种特殊情况决定了实践中选用文种较为灵活。一般而言，下级部门和上级相应部门之间采用上行文和下行文。特殊之处有二。

首先，如果下级部门有重要事项报告或请示上级部门，应当事先经过所在单位的批准，需要走内部流程。“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门”（《条例》第四章第十五条第二款）。

下级单位履行内部流程情况需要在公文开头段用“经本公司（领导）同意”之类语句说明，否则，上级相应部门会视为未履行必要程序，可以退回公文。

其次，某些情况下，上级部门用函向下级部门行文，如征询意见建议，了解某项工作进展情况等。下级部门答复时，一般选择报告，而非复函。

以上三种情况中的文种选用规律可用图2-2表示如下。

该图展示两级组织架构，同样适用于层级更加复杂的社会机构，每个组织向上或向下的纵向关系无非是两个层级。图中指出的文种选用规律，可供更复杂社会机构参考。