遵循特定流程

公文写作既然是职务行为，就不能按照拟稿人个人行为习惯开展，而是必须遵循特定流程。公文拟制的流程包括三个主要环节：起草、审核、签发。

对承担拟稿任务的个人而言，需要完成的主要工作是起草。拟稿人写出来的稿件只是一份草稿、草案，不是正式公文。草稿变成正式公文，必须经过后续两个环节。领导审核，如果有问题则继续修改，通过后由负责人签发。

新手或兼职拟稿人容易出现的问题是，草稿完成后未经后续两个环节擅自对外发布。

这种做法有多方面原因。有的拟稿人缺乏必要的公文工作常识，不重视公文工作。有的单位公文工作缺乏必要规范和成熟惯例，随意性比较强，形成了风气。还有的单位重视对外发文，忽视对内发文，对内发文由工作人员个人决定，负责人听之任之。

一位企业学员的真实经历，非常有力地说明了遵循公文工作流程的重要性。

这位学员任职于互联网培训公司，公司有两个部门，分别是负责学生市场的招生部门和负责教师管理的师资部门。

招生部门经理发现，有些教师在平台上虚假授课，冒充学生选本人的课程并给好评，于是查封教师账号，冻结交易资金，并将这些处理措施写成一份“公告”在网站上发布。

公告发布后，师资部门提出强烈反对意见。两个部门之间因为一纸“公告”而产生工作矛盾，影响了整个团队的工作氛围。

如何评判这个事件呢？暂且不论事实是非曲直，事情由公文引发，那么就从公文写作角度来衡量。在这个案例中，主要涉及公文工作的两个基本原则。

第一，事前协商原则。《条例》第五章第十九条第六款明确要求“公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。”在这个案例中，发文部门认为对教学秩序进行整顿是本部门职责范围内的事务，没有与师资部门进行协商，为产生矛盾埋下隐患。

第二，正式发文应当完成“起草——审核——签发”流程。《条例》第五章第二十条第三款要求审核环节重点审查的内容之一是“涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。”

上述案例中，发文部门拟好稿件后直接在网站上公开，没有经过更高层级负责人审核与批准。其实，按照一般惯例，需要请公司层面领导审核，可交由主管副总经理或总经理审核。

设想一下，如果发文部门履行了这样的流程，经过更高层负责人许可，然后公布并采取处理措施，那么其他部门也就不会针对本部门产生误解，从而更容易推进工作。

这个案例中，发文部门同时违反了两个基本原则，对工作造成干扰也就不难理解了。

行文规则表面上对公文运行进行规范，本质上是工作流程的体现，是为了保障工作顺利开展而形成的基础制度。站在这个角度来理解拟稿工作流程，就能更加明白其重要意义，在实际工作中更加自觉遵守贯彻。

党政机关普遍能够较好地执行公文工作流程，而很多企业，尤其小微企业、新创企业，缺乏公文审核、签发机制，也没有建立相应工作规范，随意性比较大。

基层单位、小微企业在实施审核与签发工作上可以“便宜行事”，在与领导的日常沟通交流、邮件往来、网络聊天中完成审核过程。对于没有问题的稿件，拟稿人征求领导是否可以发布的明确态度，或者直接交给领导由其处理发布。这些方法虽然缺乏足够严谨性，但仍然可以视为履行了完整流程，能够有效避免潜在问题。

总之，代言人的角色定位、公文写作的职务行为属性，共同决定了拟稿人在工作过程中不能缺位、不能越位。