1.1 如何组建采购部门

解读与分析

采购部门是企业为了进行采购活动，以保证生产顺利进行而建立的一个组织。随着企业与市场的联系愈益紧密，采购部门的工作状况直接影响整个企业的运作流程与竞争优势。那么，如何建立一个精干高效的采购部门呢？

采购部门的建立，也就是将采购部门应负责的各项工作整合起来，并以分工方式成立单独的部门加以执行。

1．明确采购部门的职责

采购部门的职责包括一切与采购工作直接或间接相关的活动，具体包括下列内容。

（1）物料来源的开发与价格调查。

（2）请购单内容的审查。

（3）交货的稽催与协调。

（4）物料的退货与索赔。

（5）采购计划与预算的编制。

（6）采购制度、流程、表单等的设计与改善。

（7）对供应商的选择、评价和管理。

（8）国外采购的处理。

明确了组织结构，然后根据组织结构选定采购组织的人员，确定人员数量，明确其职责，采购部门就构建完毕，可以运作了。

2．确定采购部门的组织结构

一般来讲，规模较大的采购部门主要设立采购科、稽催科、管理科、研究科四个科室。采购科下面又可设立采购一科、采购二科等分工更细的部门。

中小规模企业的采购组织，通常缺乏稽催、管理和研究的功能，或者因为这三种功能不明显就没有分设这些部门。这种主要执行购买功能的采购部门一般有以下四种组织结构。

（1）产品结构式：是指将企业所需采购的产品分为若干类，每一个或几个采购人员为一组，负责采购其中的一种或几种商品。运用这种结构形式可使采购人员对其经办的项目专且精，做到熟能生巧、触类旁通。这种形式适合所需采购的商品较多、专业性较强，商品间关联较少的企业。

（2）区域结构式：是指将企业采购的目标市场划分为若干个区域，每一个采购人员负责一个区域的全部采购业务。企业一般依照物品采购来源进行区域的划分。这种组织结构便于明确工作任务进行绩效考核，有利于调动采购人员的积极性及采购人员与供应商建立良好的人际关系，适合交易对象及工作环境差异大的企业。

（3）顾客结构式：是指将企业的采购目标市场按顾客的属性进行分类，每一个采购人员负责一类顾客。这种组织形式可使员工较为深入地了解顾客的需求情况及存在的问题，通常适用于同类顾客较为集中的企业。

（4）综合式：这种组织形式综合考虑了上述三种影响组织结构的因素的重要程度和关联状况。稍具规模的企业在采购量较大，而且作业过程复杂、交货期长等情况下可以选择此种结构形式。

在根据企业具体特点选定了部门结构形式后，就需要进行部门人员的选择了。

3．明确采购部门的人员构成

一般来讲，采购部门包括以下几个职位。

（1）采购经理：是采购部门的最高领导，主要向运营副总裁、主管副总经理或总经理负责，统管整个采购部门的运作。采购经理必须在最大限度地利用资产的同时，努力降低采购部门的成本，保证采购的物料满足企业的需要。

（2）采购科长：受采购经理的直接领导，主要负责安排本科室的具体工作，并制订本科室的中、短期计划，协调科室内部的工作，对内部人员实行控制和管理。

（3）助理：是采购科长的助手，辅助采购科长开展日常工作，协助采购科长根据具体需要制订中、长期计划，协助采购科长进行具体工作的安排、下属人员的监督和管理，并负责整理和管理与科室相关的档案资料。

（4）采购员：是采购科长直接领导下的日常工作的具体执行者，主要按照部门和各科室制订的计划开展工作。

4．确定采购部门人员的数量

确定采购人员职能后，需要确定采购部门人员的数量。采购部门在确定采购经理后，其余职位的人员数量应视具体情况而定。如果工作量大且难度较大，则人员的数量可相对多一些；如果工作量不大，任务较轻，人员的数量可相对少一些。通常情况下，采购部门的人员数量以能满足工作的需要为标准，太多容易增加成本，造成浪费；太少又易造成工作的延误，难以满足工作要求和完成工作任务。