1.3 如何明确采购部门人员职责

解读与分析

采购部门人员的职责不明确常常会造成部门管理混乱、资源浪费，因此，有必要对部门人员的职责进行明确界定。一般来讲，部门人员的职责与其在部门中所处的岗位必然相关，不同职位的人员具有不同的职责，具体如下。

1．采购经理

采购经理的具体职责如下。

（1）拟订采购部门的工作方针与目标。

（2）负责主要原料与物料的采购。

（3）编制年度采购计划与预算。

（4）签订审核订购单与合约。

（5）撰写部门周报与月报。

（6）负责采购人员的教育培训。

（7）建立与供应商良好的伙伴关系。

（8）主持或参与与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作。

2．采购科长

采购科长是采购经理的直接下属，为采购人员安排具体工作。其主要职责如下。

（1）安排采购人员及助理的日常工作。

（2）负责次要原料或物料的采购。

（3）协助采购人员与供应商就价格、付款方式、交货日期等进行谈判。

（4）跟踪采购进度。

（5）督导保险、公证、索赔工作。

（6）审核一般物料采购案。

（7）市场调查。

（8）对供应商进行考核。

3．助理

助理是采购科长的助手，辅助采购科长开展日常工作。其主要职责如下。

（1）请购单、验收单的登记。

（2）做好交货记录及稽催。

（3）访客的安排与接待。

（4）采购费用的申请与报支。

（5）进出口文件报批及手续的申请。

（6）承办保险、公证事宜。

（7）电脑作业与档案管理。

4．采购员

采购员是具体采购工作的执行者。其主要职责如下。

（1）经办一般性物料的采购。

（2）查访厂商。

（3）与供应商就价格、付款方式、交货日期等进行谈判。

（4）确认交货日期。

（5）一般索赔案件的处理。

（6）退货处理。

（7）收集价格情报及替代品资料。

对以上采购部门中几个职位职责的明确划分，可以避免工作中相互推诿现象的发生，提高工作效率，避免资源的浪费。