2.1　Access界面结构

在开始进行数据库设计之前，首先应该对Access的界面结构有所了解，以便可以更容易地在Access中执行各种操作。Access界面由快速访问工具栏、功能区、“文件”按钮、导航窗格、选项卡式文档和状态栏等部分组成。如果用户使用过Microsoft Office中的其他组件，则会很容易掌握Access的界面结构。

2.1.1　快速访问工具栏

在Access程序中打开一个数据库文件后，Access程序窗口的顶部将显示该数据库文件的名称和路径，以及Access程序的名称，这部分内容称为“标题栏”。快速访问工具栏位于标题栏的左侧，其中包含一些命令，它们以按钮的形式显示，单击这些按钮可以执行相应的Access命令，如图2-1所示。

在快速访问工具栏中默认只有“保存”“撤销”和“恢复”3个命令，用户可以向其中添加所需的命令，或从中删除不需要的命令。

2.1.2　功能区

功能区位于Access标题栏的下方，是一个横向贯穿整个Access窗口的矩形区域，如图2-2所示。在功能区中包含多个选项卡，每个选项卡的名称显示在选项卡的上方，例如“开始”选项卡、“创建”选项卡。单击选项卡的名称将激活相应的选项卡，然后可以执行其中的命令。

在功能区的各个选项卡中包含很多Access命令，在每个选项卡中将命令按照功能划分为多个组。例如，“创建”选项卡中的命令按照对象的类型和创建方式分为“模板”“表格”“查询”“窗体”“报表”和“宏与代码”6个组。

功能区中的命令有多种类型，有可以直接单击就执行操作的按钮，例如“开始”选项卡中的“查找”按钮，如图2-3所示；也有可以从多个选项中选择其中之一的下拉列表和单选按钮，例如“开始”选项卡中的“字体”下拉列表，如图2-4所示；还有可以同时选择多个选项的复选框，例如“表格工具|字段”选项卡中位于“字段验证”组中的几个复选框，如图2-5所示。

在个别组的右下角有一个按钮，将其称为“对话框启动器”，如图2-6所示。单击该按钮将打开一个对话框，其中包含该按钮所在组中的所有命令和选项。例如，单击“开始”选项卡中的“文本格式”组右下角的标记，将打开“设置数据表格式”对话框。

2.1.3　“文件”按钮

“文件”按钮位于功能区中的“开始”选项卡的左侧，单击“文件”按钮将进入如图2-7所示的界面，其中包含与数据库文件操作相关的命令，例如“新建”“打开”和“关闭”等。在该界面中还包含用于设置Access程序选项的“选项”命令，选择该命令将打开“Access选项”对话框。在2.2节中将介绍它的一些常用的设置。

2.1.4　导航窗格

导航窗格位于Access窗口的左侧，是Access中最常使用的界面组件。当打开一个数据库时，数据库中包含的所有对象都将显示在导航窗格中，默认按照对象的类型分组显示，例如数据库中包含的所有表都显示在名为“表”的类别中，如图2-8所示。

在导航窗格中可以按照不同的方式显示数据库对象。单击窗格顶部的下拉按钮，在弹出的菜单中选择数据库对象的显示方式，包括“浏览类别”和“按组筛选”两类，如图2-9所示。

“浏览类别”中的选项决定对象的分组方式，“按组筛选”中的选项会随“浏览类别”中当前选中的选项而改变。例如，在“浏览类别”中选择“表和相关视图”时，数据库中的所有对象会以表为分组依据进行显示，基于同一个表创建的查询、窗体和报表都会显示在该表所在的分类中，如图2-10所示。此时“按组筛选”类别中的选项会变为各个表的名称，如图2-11所示。

除了在导航窗格中查看数据库对象外，还可以在导航窗格中操作数据库对象，只需在导航窗格中右击要操作的数据库对象，然后在弹出的菜单中选择要执行的命令，如图2-12所示。

使用菜单中的命令可以对数据库对象执行以下几种操作。

• 打开数据库对象：在鼠标快捷菜单中选择“打开”命令，或直接双击数据库对象。
• 切换视图：可以从当前视图切换到其他视图，不同的数据库对象，其快捷菜单中包含的视图命令也不同。例如，对于“窗体”类型的对象来说，在鼠标快捷菜单中会包含“布局视图”和“设计视图”两个用于切换视图的命令。
• 编辑数据库对象：可以对数据库对象执行常用的编辑操作，例如重命名、剪切、复制、粘贴和删除等。
• 导入和导出数据：Access为所有对象都提供了“导出”命令，使用该命令可以将不同类型的对象导出为指定的文件格式。然而，只有表才有“导入”命令，使用该命令可以将其他文件中的数据导入指定的Access表中。

提示：上面这些操作的具体用法将在本书的后续章节中进行详细介绍。

如果暂时不使用导航窗格，可以将其最小化，以节省其占用的空间。单击导航窗格顶部右侧的“百叶窗开／关”按钮，即可将导航窗格压缩为一个窄条，如图2-13所示。在需要使用导航窗格时，单击这个窄条即可恢复其原始大小。用户还可以拖动导航窗格的右边框，手动调整导航窗格的宽度。

用户可以设置导航窗格的显示方式。使用以下两种方法打开导航窗格的设置界面：

• 右击导航窗格中的空白处，在弹出的菜单中选择“导航选项”命令，如图2-14所示。

• 单击“文件”按钮并选择“选项”命令，打开“Access选项”对话框，在“当前数据库”选项卡中单击“导航选项”按钮，如图2-15所示。

打开的“导航选项”对话框如图2-16所示，用户可以在其中进行以下3类设置：

• 在“分组选项”类别中对导航窗格中显示的类别及其中的分组进行自定义设置。
• 在“显示选项”类别中设置在导航窗格中显示的组件，例如取消选中“显示搜索栏”复选框，将隐藏导航窗格中的搜索栏。
• 在“对象打开方式”类别中设置从导航窗格中打开数据库对象的方式，默认为双击对象时将其打开，可以选中“单击”单选按钮，以便在单击对象时即可将其打开。

2.1.5　选项卡式文档

在数据库中打开多个对象时，各个对象按照打开的顺序依次显示在一系列的选项卡中，每个选项卡的名称与对象的名称一一对应。如图2-17所示显示了6个选项卡，表示当前打开了6个数据库对象，单击某个选项卡，即可显示该选项卡中的内容。右击选项卡，在弹出的菜单中包含了与对象相关的一些常用命令，例如“保存”“关闭”以及用于切换视图的命令。

2.1.6　状态栏

状态栏位于Access窗口的底部，其中显示了当前打开的数据库对象的视图按钮，单击这些按钮可以切换到不同的视图。当切换到某个视图时，将在状态栏的左侧显示视图的名称，如图2-18所示。在状态栏中还会显示使用数据库过程中的一些状态信息，例如设计表结构时的字段属性提示。

在特定视图下，状态栏中还会显示用于调整窗口显示比例的控件，如图2-19所示，拖动滑块或单击滑块两端的按钮都可以调整显示比例。

2.1.7　自定义设置快速访问工具栏和功能区

用户可以将常用的命令添加到快速访问工具栏，以后就可以单击快速访问工具栏中的按钮执行这些命令，从而提高操作效率。

单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，弹出如图2-20所示的菜单，其中带有对勾标记的命令表示当前已被添加到快速访问工具栏。选择没有对勾标记的命令可将其添加到快速访问工具栏，选择有对勾标记的命令则将其从快速访问工具栏中删除。

如果要将功能区中的命令添加到快速访问工具栏，可以右击功能区中的某个命令，在弹出的菜单中选择“添加到快速访问工具栏”命令，如图2-21所示。

如果要添加的命令不在功能区中，则可以右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令，打开“Access选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡，在左侧的下拉列表中选择“不在功能区中的命令”，如图2-22所示。

在左侧下方的列表框中将显示“不在功能区中的命令”类别中的命令，选择要添加的命令，然后单击“添加”按钮，将其添加到右侧的列表框中，如图2-23所示。位于右侧列表框中的命令将显示在快速访问工具栏中，单击“上移”按钮或“下移”按钮可以调整命令的排列顺序。

使用以下两种方法可以删除快速访问工具栏中的命令：

• 在快速访问工具栏中右击要删除的命令，然后在弹出的菜单中选择“从快速访问工具栏删除”命令。
• 打开“Access选项”对话框的“快速访问工具栏”选项卡，在右侧的列表框中选择要删除的命令，然后单击“删除”按钮。

自定义设置功能区的方法与自定义快速访问工具栏类似，右击功能区，在弹出的菜单中选择“自定义功能区”命令，打开“Access选项”对话框的“自定义功能区”选项卡，在左侧的下拉列表中选择命令所在的位置，在下方的列表框中选择所需的命令，然后在右侧的列表框中选择一个组，单击“添加”按钮，将所选命令添加到选中的组中。

在自定义功能区时，使用“新建选项卡”“新建组”和“重命名”3个按钮，用户可以在Access默认的选项卡中创建新的组，并将所需命令添加到新建的组中，也可以完全创建新的选项卡，并修改选项卡、组和命令的名称，如图2-24所示。

注意：只能将命令添加到用户新建的组中，而不能添加到Access默认的组中。

快速访问工具栏和功能区有两个显示方面的常用设置。快速访问工具栏默认位于功能区的上方，右击快速访问工具栏，在弹出的菜单中选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令，即可将快速访问工具栏移动到功能区的下方，如图2-25所示。

另一个显示方面的设置是将功能区折叠起来，以扩大工作区域的空间。双击功能区中的任意一个选项卡的名称，即可将功能区折叠起来，如图2-26所示。此时单击任意一个选项卡的名称，将临时显示选项卡中的命令，一旦单击其他位置，该选项卡会再次折叠起来。