3.3 创建和管理表
表是Access中最重要的对象，在表中存储着其他对象所使用的基础数据，因此用户应该熟练掌握表的创建和一些常用操作，包括保存、重命名、打开、关闭、复制、隐藏和删除等。表的这些操作几乎同样适用于其他数据库对象。
3.3.1 创建新表
在数据库中创建表有以下两种方法：
- 在功能区的“创建”选项卡中单击“表”按钮，如图3-9所示。
- 在功能区的“创建”选项卡中单击“表设计”按钮。
这两种方法的主要区别是创建表时进入的视图有所不同。单击“表”按钮将在数据表视图中打开新建的表，并自动添加一个名为ID的字段，该字段是一个由Access自动维护的自动编号字段，默认将其设置为表的主键，如图3-10所示。单击“表设计”按钮将在设计视图中打开新建的表，此时表中不包含任何字段，如图3-11所示。
图3-9 使用“创建”选项卡中的按钮创建表
图3-10 单击“表”按钮创建的表
图3-11 单击“表设计”按钮创建的表
无论使用哪种方法创建的表，都可以随时在数据表视图和设计视图之间切换，具体方法请参考1.2.1节。
3.3.2 保存表
在创建表后，将自动在Access窗口中打开这个表，当切换到表的其他视图时，将显示保存表的“另存为”对话框，如图3-12所示。在“表名称”文本框中输入表的名称，然后单击“确定”按钮，才能切换到其他视图。
除了上面介绍的保存表的方法外，保存表还有以下几种方法：
- 单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。
- 单击“文件”按钮并选择“保存”命令。
- 右击表的选项卡标签，在弹出的菜单中选择“保存”命令，如图3-13所示。
- 按Ctrl+S快捷键。
图3-12 “另存为”对话框
图3-13 选择鼠标快捷菜单中的“保存”命令
无论使用哪种方法，都将打开“另存为”对话框，输入名称后单击“确定”按钮即可。
在输入表的名称时，除了主体名称外，可以在表名的开头添加一个前缀，用于区分数据库对象的类型及同类型对象的编号，这样可以通过用户指定的编号按特定的顺序排列同类对象。表的英文拼写是Table，因此可以使用字母T和一个数字作为表名的前缀，例如T001商品信息、T002订单信息、T003客户信息。如果使用英文作为表的名称，则可以使用3个英文小写字母tbl和一个数字作为表名的前缀，例如tbl001Products、tbl002Orders、tbl003Customers。另外，还可以在表名的主体和前缀之间使用下画线作为醒目的分隔，例如T001_商品信息、tbl001_Products。
注意：在数据库中创建查询、窗体和报表之前应该确定好各个表的名称。如果以后更改表的名称，则基于该表创建的所有查询、窗体和报表都会由于找不到对应名称的表而出现问题，这将导致不必要的麻烦。
3.3.3 重命名表
如果已经将表保存到数据库中，则可以使用“重命名”命令修改表的名称，有以下两种方法：
- 在导航窗格中右击要重命名的表，然后在弹出的菜单中选择“重命名”命令，输入新的名称并按Enter键，如图3-14所示。
- 在导航窗格中选择要重命名的表，然后按F2键，输入新的名称并按Enter键。
注意：如果对当前正在打开的表执行重命名操作，则将显示如图3-15所示的提示信息，只有在关闭该表后才能对其重命名。
图3-14 选择“重命名”命令
图3-15 无法对打开的表进行重命名
3.3.4 打开和关闭表
在设计表的结构或在表中输入数据之前需要先打开这个表。在导航窗格中双击某个表，即可将其在数据表视图中打开。如果要在设计视图中打开表，则可以在导航窗格中右击该表，然后在弹出的菜单中选择“设计视图”命令。
当不再需要编辑某个表时应该将其关闭。在执行表的一些操作时也必须在关闭状态下才能完成，例如重命名表。关闭表和其他数据库对象有以下两种方法。
- 关闭一个表：右击要关闭表的选项卡标签，然后在弹出的菜单中选择“关闭”命令。
- 关闭所有表和其他数据库对象：右击任意一个选项卡标签，然后在弹出的菜单中选择“全部关闭”命令，如图3-16所示。
图3-16 一次性关闭所有打开的表和其他数据库对象
3.3.5 复制表
当需要制作结构相同或数据相似的多个表时可以先制作好一个表，然后通过复制该表快速得到其他的表，并根据需要对复制后的表进行少量的修改。
在导航窗格中右击要复制的表，然后在弹出的菜单中选择“复制”命令，再在导航窗格中的空白处右击，在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，打开“粘贴表方式”对话框，如图3-17所示，其中包含以下3个选项，用于控制复制表的方式。
图3-17 选择复制表的方式
- 仅结构：只复制表的结构，不复制表中的数据。表结构是指表中包含的字段、数据类型和字段的相关属性。表结构的更多内容将在第4章进行介绍。
- 结构和数据：同时复制表的结构和表中包含的数据。
- 将数据追加到已有的表：主要用于合并两个表中的数据，将复制的数据添加到另一个表中最后一行数据的下方。
使用前两种复制方式将得到一个新表，因此需要在“粘贴表方式”对话框的“表名称”文本框中预先设置表的名称，单击“确定”按钮即可完成复制操作。
3.3.6 隐藏表
对于一些暂时不使用但是又不想删除的表，可以先将其隐藏起来，这样以后需要时还可以重新显示出来。在导航窗格中右击要隐藏的表，然后在弹出的菜单中选择“在此组中隐藏”命令，如图3-18所示。
在导航窗格中默认不会显示处于隐藏状态的表和其他对象，如果要显示隐藏的对象，可以右击导航窗格中的空白处，然后在弹出的菜单中选择“导航选项”命令，打开“导航选项”对话框，选中“显示隐藏对象”复选框，如图3-19所示。经过此操作，将在导航窗格中显示隐藏的表，其名称显示为浅灰色，如图3-20所示的“订单信息”表即为隐藏的表。
图3-18 选择“在此组中隐藏”命令隐藏指定的对象
图3-19 选中“显示隐藏对象”复选框
图3-20 隐藏的表显示 为浅灰色
在显示隐藏表的情况下右击该表，然后在弹出的菜单中选择“取消在此组中隐藏”命令，即可取消该表的隐藏状态，使其真正显示出来。
3.3.7 删除表
与重命名表类似，在删除表之前必须先关闭该表，然后才能执行删除操作。删除表有以下两种方法：
- 在导航窗格中右击要删除的表，然后在弹出的菜单中选择“删除”命令。
- 在导航窗格中选择要删除的表，然后按Delete键。
无论使用哪种方法，都将打开如图3-21所示的对话框，单击“确定”按钮即可完成删除操作。
图3-21 删除表时的提示信息
注意：一旦执行删除操作，将无法撤销该操作，这意味着无法恢复已删除的对象。