高效布置工作的误区

管理者向下属布置工作是最常见的业务场景之一，很多情况下，管理者抱怨下属“缺乏执行力”，导致组织绩效受到很大的影响。诚然，执行力与企业环境、员工素质、员工能力、员工意愿、员工责任感相关，但管理者如何落实工作布置也直接影响执行力的效果。

案例

员工对工作布置提出异议怎么办？

张某是某公司的电气技术员，平时主要负责设备维修等工作。2019年8月18日，张某的上级经理毛某向张某发送了一封邮件，要求张某于2019年8月26日前提交同年1月至7月维护维修工作总结、独立完成次数、协作完成次数及合理化建议。张某在《合理化建议提案表》中写道：“如以恶小而不止，难以善小而求之，如以恶小而美之，善小而就无从之”，并将该提案表上交给毛某。毛某收到该提案表后很生气，并通过邮件再次要求张某：“请注意你的工作态度！”

2019年8月27日，张某通过邮件回复毛某称“你写汇报，我们员工没有法定义务帮助你回忆所做的工作及合理化建议，帮你是客气，不帮你是本分，这点你要搞清楚，如果一个领导一年下来都不知道员工在做什么的话，是不是也该反省反省……对于合理化建议，这也不是法定义务，员工的文化水平各有千秋，写的内容离题，可能五花八门，这也很正常，如果一条合理化建议能让一个管理者看到后暴跳如雷、上纲上线，以后谁还敢和你说话……”

此案例的最终结果是张某被公司解雇了。但是毛某作为张某的上级，其工作安排是否存在问题呢？

解析

诚然，一方面，员工接受用人单位的管理和指挥是劳动关系的应有之义，用人单位是拟制主体，其主要委托各级管理者对员工实施劳动管理，这也意味着员工在日常工作中应当服从管理者合理的管理和工作指派。但另一方面，员工对各级管理者善意行使管理权抱有合理期待，任何权利的行使不得滥用，这意味着管理者需要考虑个案的具体情况，合情合理地指派工作，并注意方式方法。

本案中，张某作为电气技术员，确有从事设备维修的工作职责，也掌握部分信息和数据，但是其直属上级毛某要求张某在短时间内提交半年内的维修工作情况等，此并非张某例行的工作任务，从合理行使管理指挥权的角度，毛某宜先与张某进行面谈或者电话沟通，表明安排此项工作的原因、目的以及询问张某有无完成工作的困难等，必要时还应给予张某指导。毛某在缺乏事先沟通的情况下安排一项非惯常性工作，在信息不对称的情况下极易遭到员工的反感甚至反对。应该指出，张某虽缺乏对同事和上级必要的尊重，但毛某作为掌握更多资源的管理者，不应轻易被下属不恰当的举动所激怒，比较妥善的方案仍然是与下属进行一次面对面的沟通，澄清误解，而非如本案例中的毛某继续“发号施令”，最终导致双方矛盾激化。

管理者正确、善意地行使管理权十分重要，越来越多的员工在日常工作中需要被尊重和理解、参与沟通，而非被动接受指令。因此，高效的工作布置需要考虑多方面因素。

一、惯常例行工作应通过制度、流程予以明确

某种程度上，管理者的日常工作中，“工作布置”的比重应降到最低，大量高频发生却又十分关键的工作任务应事先通过流程、制度、制作岗位说明书等加以事先明确，在相关工作开始之前就已经和员工达成“契约”，管理者只是行使监督、检查的职责或者对例外情形做出处理。

相反，如果管理者不去区分各类工作的频率、重要性，不试图通过流程、制度、文件来规范员工的工作，势必会发现其被淹没在“工作布置”的汪洋大海之中，并且由于员工缺乏对工作的认知，频繁“请教”管理者，浪费组织内最宝贵的资源——“时间”。管理者应当试图成为“剩余问题解决者”，大量重复、惯常的问题和任务应当通过系统化、流程化、书面化方式加以解决，如此才能腾出更多精力处理其他事务，包括培训和发展下属等。

图2-1根据低频、高频、重要、不重要对工作内容进行区分，管理者可根据不同的业务场景作出判断。

图2-1 工作内容四象限区分法

二、对临时性工作任务应做好充分沟通，明确时限、完成标准和匹配的资源

如图2-1所示，如果并非员工的例行工作，而是组织临时布置的工作，有些任务重要又紧急，如一家防护服生产企业因防控疫情需要加班加点完成每日3000套的防护服生产任务，作为生产主管，则有必要对该临时性工作进行针对性部署。

生产主管有义务介绍突击生产的背景，如目前疫情防控任务艰巨，防护服生产对于维护医护人员和普通公众的健康具有至关重要的作用，本次突击生产事关企业声誉，也直接影响疫情防控等。管理者宜组织会议或面对面沟通等（如员工可能对自身的健康安危产生疑虑等），解答员工的疑惑，在员工和上级达成共识且相关任务、指标、期限、资源匹配都完备的情况下，管理者临时布置的重点工作的执行成效才能得以保证。

管理者应当注意，布置任何一项工作，不仅要关注企业的利益，也要关注执行人员自身的利益，必要时可通过多种手段实施工作激励，如临时增加生产奖金、评奖、工作产出公示等。

三、重要的工作布置应当“看得见”“可追溯”

任何工作布置，实施工作前的充分沟通自然十分重要，但很多管理者在重视沟通的同时忽略了另一项基础工作，仅仅通过会议、口头方式布置工作任务，无任何“痕迹”可寻。

管理者设置的目标、期限、衡量标准等宜通过书面方式予以固定，并安排参与人员签名确认，该种方式并非表达对员工的“不信任”，而是在于作为管理记录的一部分，有利于事后的检查、确认、追溯。

通过书面方式与员工达成“契约”，某种程度上是最好的管理方式之一，因为社会正常运转的维系主要靠契约，不同组织之间的契约网络维系着整个社会的正常运转。管理者落实书面化管理，有利于提高员工的责任感，也更加激励员工重视这项工作，与未及时完成工作任务相比，员工更不愿意违反自己的承诺。

四、工作布置后应定期追踪、回顾和问责，确保执行力

贝恩咨询公司在一项关于组织变革的核心研究报告中指出，“大约65%的行动方案，需要一线员工行为习惯的积极改变，这也是很多经理在制订计划时最容易忽略的地方”。对于重要的工作布置，管理者不应在发号施令后就束之高阁，而应跟进工作的执行情况。比如，设置任务进度表、及时记录和公示团队员工的进展情况；再如，要求员工定期汇报工作进展、在部门例会上汇报工作执行情况等。

对于执行过程中出现的问题，管理者应及时指出并与员工共同解决，对于无正当理由拖延工作进度的情形，管理者应积极问责，要求员工对此承担相应责任。研究表明，通过“可视化”的进度表、积分表等方式推进工作管理，有利于改变员工的行为习惯，不仅能提高执行力，而且能极大地激励员工更好地完成工作。